Kostenloses Rechnungsprogramm mit E-Rechnung: was die Gratistarife wirklich können

Mehrere Rechnungsprogramme haben einen dauerhaft kostenlosen Tarif mit E-Rechnung, aber keiner ist ohne Grenze. Mal ist die Zahl der Rechnungen begrenzt, mal die Zahl der Kontakte, mal fehlt der Empfang oder ein Format. Diese Seite ergänzt unseren Vergleich der E-Rechnung-Software, der auch die Bezahltarife bewertet.

Unsere Reihenfolge beruht auf Kriterien, die wir am 13. Oktober 2026 auf den Preisseiten der Anbieter erfasst haben: Menge der E-Rechnungen im Gratistarif, Formate (XRechnung, ZUGFeRD), Empfang ohne Aufpreis, versteckte Kosten und Klarheit der Angaben. Wir haben die Programme nicht selbst getestet; es handelt sich um eine Auswertung der veröffentlichten Angaben.

Die Kurzfassung: Für das Ausstellen ohne Limit sind Norman und Accountable die stärksten Gratistarife. Für den Pflicht-Empfang sind Papierkram Free und SumUp am klarsten beschrieben.

Ja, wenn es zu Ihrer Pflicht passt. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, ohne Übergangsfrist und auch Kleinunternehmer. Dafür reicht laut Bundesfinanzministerium bereits ein E-Mail-Postfach. Eine XRechnung lesen Sie kostenlos mit dem E-Rechnungsviewer der Steuerverwaltung auf ELSTER. Mehr dazu in unserem Ratgeber zum E-Rechnung-Empfang.

Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen nach § 27 Abs. 38 UStG:

• Umsätze bis 31. Dezember 2026: Papier oder, mit Zustimmung des Kunden, PDF bleiben für alle erlaubt;
• Umsätze in 2027: noch erlaubt, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr nicht über 800.000 € lag;
• Umsätze ab 1. Januar 2028: E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft für alle Pflicht.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen dauerhaft „sonstige Rechnungen“ schreiben, also Papier oder PDF. Für sie zählt vor allem der Empfang; Details im Ratgeber E-Rechnung für Kleinunternehmer. Alle Fristen stehen im Ratgeber zur E-Rechnungspflicht.

Für Geschäftskunden kaum. Das Bundesfinanzministerium nennt kein staatliches Gratisprogramm, mit dem Unternehmen E-Rechnungen an andere Unternehmen erstellen können; in den offiziellen Quellen haben wir keines gefunden.

Es gibt zwei kostenlose staatliche Angebote mit engem Zweck:

• die Weberfassung der Rechnungseingangsplattform OZG-RE: für Rechnungen an Behörden des Bundes, die Registrierung ist kostenfrei; danach laden Sie die gültige XML-Datei für Ihr Archiv herunter;
• der E-Rechnungsviewer auf ELSTER: zum Ansehen von XRechnung und ZUGFeRD, nicht zum Erstellen.

Eine einfache PDF ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr, sondern eine „sonstige Rechnung“. Welche Wege es gibt, aus einer PDF eine echte E-Rechnung zu machen, erklärt unser Ratgeber zum Umwandeln von PDF in E-Rechnung. Die Schritte zum Erstellen stehen im Ratgeber E-Rechnung erstellen.

Nur sehr eingeschränkt. Die Gratistarife dieses Vergleichs sind Rechnungsprogramme; die Buchhaltung kostet fast überall extra.

• Accountable: im Gratistarif 5 gebuchte Ausgaben pro Monat; unbegrenzte Ausgaben ab Buchhaltung (19,90 €).
• Norman: der Gratistarif enthält den KI-Autopiloten; die jährliche EÜR beginnt mit Klein (12 €).
• Papierkram: die „GoBD-zertifizierte Buchhaltung“ beginnt mit S.
• sevdesk: EÜR, GuV und Umsatzsteuervoranmeldung ab Buchhaltung (25,90 €).
• easybill: keine Buchhaltung, dafür eine DATEV-Schnittstelle schon in Free für Ihren Steuerberater.

Wenn Sie Buchhaltung und E-Rechnung zusammen suchen, lesen Sie unseren Vergleich der Buchhaltungssoftware.

Einige bekannte Rechnungsprogramme bieten nur eine Testphase, die automatisch endet oder in ein Abo führt:

• Lexware Office: 30 Tage Test, danach ab M (12,90 €/Monat) für Rechnungen;
• FastBill: 14 Tage Test, Solo ab 9 €/Monat bei jährlicher Zahlung;
• Qonto: 1 Monat Test, Basic 9 €/Monat bei jährlicher Abrechnung;
• WISO MeinBüro: 14 Tage Test, kein Gratistarif.

Zwei Geschäftskonten haben einen Gratistarif mit Rechnungen: Finom bietet mit Solo einen Plan für 0 € und nennt XRechnung und ZUGFeRD zum Senden und Empfangen; die Grenzen des Gratisplans veröffentlicht Finom nicht. Kontist Free enthält ein „Rechnungstool“, für das auf den offiziellen Seiten kein E-Rechnungsformat genannt wird.

Eine kostenlose Vollversion zum Herunterladen nennt keiner der Anbieter dieses Vergleichs: Die Gratistarife sind Einstiegsstufen eines Abos.

1. Fehlender Empfang. sevdesk und easybill empfangen im Gratistarif keine E-Rechnungen.
2. Nur ein Format. Norman stellt nur ZUGFeRD aus. Behörden des Bundes verlangen grundsätzlich eine XRechnung.
3. Unklare Tabellen. Bei Papierkram und SumUp widersprechen sich Angaben auf den Seiten des Anbieters.
4. Versteckte Kosten. easybill berechnet auch in Free Archivgebühren.
5. PDF statt E-Rechnung. Fehlen Pflichtangaben, kann ein Programm eine einfache PDF ohne XML erzeugen. Bei ZUGFeRD zählt der XML-Teil. Ein Validator zeigt, ob die Datei eine gültige E-Rechnung ist.
6. Archiv vergessen. Rechnungen müssen 8 Jahre aufbewahrt werden, bei E-Rechnungen mindestens der XML-Teil im Originalformat. Speichergrenzen wie 100 MB bei Papierkram Free zählen also. Mehr in unserem Ratgeber zum Archivieren.

Beantworten Sie vier Fragen, in dieser Reihenfolge:

1. Müssen Sie E-Rechnungen ausstellen oder nur empfangen? Kleinunternehmer und Unternehmen in der Übergangsfrist brauchen vor allem den Empfang.
2. Wie viele Rechnungen schreiben Sie pro Monat? Bei 3 oder 4 wird es mit sevdesk oder SumUp schnell eng.
3. Wie viele Kunden haben Sie? easybill Free endet bei 3 Kontakten.
4. Was kostet der erste Bezahltarif? Rechnen Sie mit dem Normalpreis, nicht mit dem Rabatt der ersten Monate.

Für Kleinunternehmer gibt es einen eigenen Vergleich der Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer.