E-Rechnung: der komplette Ratgeber für Selbstständige und kleine Unternehmen

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. So definiert es § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG seit dem 1. Januar 2025.

Strukturiert heißt: Die Rechnungsdaten liegen als maschinenlesbare Datei vor, in der Regel als XML. Ein Buchhaltungsprogramm kann Rechnungsnummer, Beträge oder Steuersatz direkt übernehmen, ohne dass jemand sie abtippt.

Jede andere Rechnung heißt im Gesetz „sonstige Rechnung“: die Papierrechnung, aber auch das einfache PDF per E-Mail. Bis Ende 2024 galt ein PDF noch als elektronische Rechnung. Seit 2025 ist es das nicht mehr.

Diese Unterscheidung ist der Kern der Reform. Die E-Rechnungspflicht wurde durch das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 eingeführt und betrifft Umsätze zwischen Unternehmen in Deutschland.

Das hängt vom Format ab. Eine XRechnung hat kein Erscheinungsbild: Sie ist eine reine XML-Datei. Öffnen Sie sie ohne Viewer, sehen Sie nur Programmcode mit den Rechnungsdaten. Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht dagegen aus wie ein gewöhnliches PDF, enthält aber zusätzlich eine XML-Datei mit denselben Daten.

Für beide gilt: Rechtlich zählt der strukturierte Teil. Bei ZUGFeRD geht das XML dem PDF-Bild vor, wenn sich beide unterscheiden. Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im XML stehen. Ein Verweis auf einen Anhang oder auf eine Website reicht nicht. Ein Anhang darf aber zusätzliche Details liefern, etwa einen Stundennachweis.

Zum Lesen bietet die Steuerverwaltung auf ELSTER einen kostenlosen Viewer an, der XRechnung und ZUGFeRD anzeigt. Wie Sie eine Datei kontrollieren und Fehlermeldungen deuten, erklärt der Ratgeber E-Rechnung prüfen.

Betroffen sind Umsätze zwischen zwei in Deutschland ansässigen Unternehmen, für die umsatzsteuerlich eine Rechnung vorgeschrieben ist. Der Begriff Unternehmer ist weit: Freiberufler, Vermieter, Ärzte und Kleinunternehmer gehören dazu, ob im Haupt- oder Nebenerwerb.

• Empfangen müssen alle diese Unternehmen E-Rechnungen, ohne Ausnahme für Kleinunternehmer.
• Ausstellen müssen sie nur bei Umsätzen an andere inländische Unternehmen, nach Ablauf der Übergangsfristen.

Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatkunden, Geschäfte mit Partnern im Ausland und der nichtunternehmerische Bereich von Vereinen. Dauerhaft ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern.

Die vollständige Liste steht unter Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht. Was speziell für die Kleinunternehmerregelung gilt, erklärt der Ratgeber E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Die Pflicht kommt in Stufen. Der Empfang ist seit dem 1. Januar 2025 Pflicht. Für das Ausstellen gibt es Übergangsfristen nach § 27 Abs. 38 UStG, die je nach Umsatz Ende 2026 oder Ende 2027 auslaufen.

Stand 13. Oktober 2026 ist dieser Zeitplan gesetzlich unverändert. Verbände haben eine Verschiebung der Stufe 2027 gefordert, beschlossen ist sie nicht. Alle Fristen, Sonderfälle und offenen Fragen erklärt der Ratgeber E-Rechnungspflicht.

Zulässig ist jedes strukturierte Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland sind zwei Formate verbreitet.

• [XRechnung](/xrechnung/): das deutsche, rein strukturierte Format, entwickelt von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Der Viewer auf ELSTER arbeitet mit der Version 3.0.1. XRechnung ist bei Rechnungen an Behörden des Bundes der Standard.
• [ZUGFeRD](/zugferd/): ein hybrides Format aus PDF und XML, entwickelt vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Zulässig ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Auch andere europäische Formate nach EN 16931 sind erlaubt, etwa Factur-X aus Frankreich oder Peppol-BIS Billing. Ein EDI-Verfahren gilt als E-Rechnung, wenn sich alle Pflichtangaben verlustfrei in ein normkonformes Format übertragen lassen. Sonst ist es nur bis Ende 2027 erlaubt.

Welches Format Sie verwenden, vereinbaren Sie mit Ihrem Kunden. Wann welches sinnvoll ist, vergleicht der Ratgeber XRechnung oder ZUGFeRD.

Am einfachsten per E-Mail: Laut BMF reicht dafür ein normales E-Mail-Postfach. Ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig, eine staatliche Plattform für B2B-Rechnungen gibt es nicht.

Sie brauchen außerdem einen Viewer, um XRechnungen zu lesen, und eine Ablage für die XML-Dateien. Eine automatische Verarbeitung schreibt das Gesetz nicht vor.

Eine vorgeschriebene E-Rechnung können Sie nicht ablehnen. Sie haben dann keinen Anspruch auf eine Papier- oder PDF-Rechnung. Mehr dazu im Ratgeber E-Rechnungen empfangen.

In der Praxis mit einem Rechnungsprogramm oder einer Buchhaltungssoftware, die XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt. Sie geben die Rechnung wie gewohnt ein, das Programm erstellt die strukturierte Datei.

Ein kostenloses staatliches Werkzeug zum Erstellen von B2B-Rechnungen gibt es nicht. Die Weberfassung auf der Plattform OZG-RE ist nur für Rechnungen an den Bund gedacht. Einige Programme haben einen Gratis-Tarif mit monatlichen Grenzen, siehe E-Rechnung kostenlos.

Ein bestehendes PDF wird nicht automatisch zur E-Rechnung. Was beim Umwandeln zulässig ist, steht unter PDF in E-Rechnung umwandeln.

Eine Validierung ist keine Voraussetzung für die Gültigkeit, wird vom BMF aber empfohlen. Das BMF unterscheidet seit Oktober 2025 drei Fehlerarten:

• Formatfehler: Die Datei entspricht nicht der Syntax. Dann ist sie keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.
• Geschäftsregelfehler: Prüfregeln der Norm sind verletzt.
• Inhaltsfehler: Eine Pflichtangabe fehlt oder ist falsch.

Die Schritte im Einzelnen und typische Fehler erklärt der Ratgeber E-Rechnung erstellen.

8 Jahre, ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b UStG). Aufbewahren müssen Sie mindestens den XML-Teil, unverändert und maschinell auswertbar. Ein Ausdruck oder ein Bild ersetzt die Datei nicht.

Die GoBD der Finanzverwaltung wurden am 14. Juli 2025 an die E-Rechnung angepasst. Was das für Ihre Ablage heißt, erklärt E-Rechnungen archivieren.

Das Hauptrisiko trägt Ihr Kunde. Nach Ablauf der Übergangsfristen ist eine sonstige Rechnung statt einer vorgeschriebenen E-Rechnung keine ordnungsgemäße Rechnung. Sie berechtigt grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug. Eine Berichtigung durch eine E-Rechnung wirkt aber zurück.

Für den Aussteller sieht § 26a UStG ein Bußgeld bis zu 5.000 € vor, wenn eine vorgeschriebene Rechnung vorsätzlich oder leichtfertig nicht oder nicht rechtzeitig ausgestellt wird. Ob eine sonstige Rechnung statt einer E-Rechnung darunter fällt, hat die Finanzverwaltung bisher nicht erklärt.

Die Rechtsgrundlagen im Detail stehen im Ratgeber zum BMF-Schreiben zur E-Rechnung.

ELSTER, das Portal der Steuerverwaltung, spielt an drei Stellen eine Rolle:

• E-Rechnungsviewer: Unter „E-Rechnung ansehen“ können Sie XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen kostenlos anzeigen lassen. Die Steuerverwaltung bezeichnet ihn als unverbindlichen Service.
• Belegnachreichung: Verlangt das Finanzamt eine E-Rechnung, können Sie sie über ELSTER als Anhang zur Steuererklärung übermitteln.
• Rechnungen an den Bund: Auf der Plattform OZG-RE können Sie sich mit Ihrem ELSTER-Unternehmenskonto anmelden. Die Registrierung ist kostenlos.

Erstellen können Sie über ELSTER keine E-Rechnungen für Ihre Geschäftskunden.

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten eigene Regeln, die schon länger bestehen. Nach der E-Rechnungsverordnung (ERechV) müssen Lieferanten des Bundes seit dem 27. November 2020 elektronische Rechnungen schicken. Papier- und PDF-Rechnungen an den Bund sind seitdem nicht mehr erlaubt.

• Format: grundsätzlich XRechnung; ein anderes normkonformes Format ist möglich, etwa ZUGFeRD ab Version 2.2 im Profil XRECHNUNG.
• Leitweg-ID: Sie gehört in das Feld Käuferreferenz (BT-10) und wird vom öffentlichen Auftraggeber mitgeteilt. Eine eigene Leitweg-ID brauchen Sie nicht, im B2B-Geschäft ist sie überflüssig.
• Plattform: Seit dem 20. September 2025 ist die OZG-RE die einzige Rechnungseingangsplattform des Bundes, die frühere ZRE wurde eingestellt.
• Ausnahme: Direktaufträge bis 1.000 € müssen nicht elektronisch abgerechnet werden.

Die Bundesländer haben eigene Regeln. Einzelheiten stehen im Ratgeber zur XRechnung.

Geplant ist es, beschlossen nicht. Das BMF spricht in seiner FAQ (Stand März 2026) von einem Meldesystem, das „zu einem späteren Zeitpunkt vorgesehen“ ist. Bestimmte Rechnungsdaten sollen dann zeitnah an die Finanzverwaltung gemeldet werden.

Die dafür nötigen Gesetzesänderungen will die Bundesregierung „zu gegebener Zeit“ vorschlagen. Ein Starttermin steht in keinem Gesetz und in keinem BMF-Schreiben. Die E-Rechnung gilt als Vorbereitung darauf.

Jeder Ratgeber vertieft ein Thema dieser Seite:

• E-Rechnungspflicht: Fristen 2025 bis 2028, die Grenze von 800.000 € und Folgen bei Verstößen.
• Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht: Privatkunden, Kleinbeträge, Fahrausweise, steuerfreie Umsätze, Vereine.
• E-Rechnung für Kleinunternehmer: empfangen ja, ausstellen nein, Grenzen 25.000 € und 100.000 €.
• BMF-Schreiben zur E-Rechnung: Wachstumschancengesetz, § 14 UStG und die Schreiben von 2024 und 2025.
• ZUGFeRD: das hybride Format, Versionen und Profile.
• XRechnung: das reine XML-Format, Pflicht bei Rechnungen an den Bund.
• XRechnung oder ZUGFeRD: Unterschiede und Wahl des Formats.
• E-Rechnung erstellen: Wege, Schritte und typische Fehler.
• PDF in E-Rechnung umwandeln: was geht und was nicht.
• E-Rechnung prüfen: Validatoren, Viewer und Fehlermeldungen.
• E-Rechnungen empfangen: Postfach, Viewer und Pflichten des Empfängers.
• E-Rechnungen archivieren: 8 Jahre, XML-Datei und GoBD.

Das hängt von Ihrem Profil ab. Wichtige Kriterien sind die Formate (XRechnung, ZUGFeRD oder beide), ob der Empfang im Tarif enthalten ist, die Grenzen eines Gratis-Tarifs und eine Vorlage für Kleinunternehmer.

Bei manchen Anbietern ist der Empfang von E-Rechnungen erst in einem höheren Tarif enthalten. Gratis-Tarife begrenzen oft die Zahl der Rechnungen pro Monat.

Unsere Vergleiche ordnen die Angebote mit Preisen (Stand: 13. Oktober 2026):

• E-Rechnung-Software im Vergleich für alle Profile;
• Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer;
• Buchhaltungssoftware mit Buchführung und DATEV-Export.

So bereiten Sie sich vor, unabhängig von Ihrer Frist:

1. Status klären: Sind Sie Kleinunternehmer nach § 19 UStG? Lag oder liegt Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €? Damit kennen Sie Ihre Frist zum Ausstellen.
2. Empfang sicherstellen: Legen Sie ein E-Mail-Postfach für Rechnungen fest und teilen Sie es Ihren Lieferanten mit. Testen Sie den kostenlosen Viewer auf ELSTER mit einer ersten XRechnung.
3. Ablage einrichten: Speichern Sie jede XML-Datei unverändert, nach Jahr geordnet, 8 Jahre lang. Stimmen Sie die Ablage mit Ihrem Steuerberater ab.
4. Programm wählen: Wählen Sie ein Rechnungsprogramm, das XRechnung und ZUGFeRD erzeugt und den Empfang abdeckt. Prüfen Sie die Grenzen des Tarifs.
5. Kunden informieren und testen: Schicken Sie ersten Geschäftskunden freiwillig eine E-Rechnung. Das ist zwischen inländischen Unternehmen schon jetzt ohne Zustimmung erlaubt. Bis zu Ihrer Frist dürfen Sie für PDF-Rechnungen weiter die Zustimmung Ihrer Kunden nutzen.