BMF-Schreiben zur E-Rechnung: die Rechtsgrundlagen und was sie konkret regeln

Grundlage ist ein Gesetz, ergänzt durch Verordnungen und Verwaltungsanweisungen. Das Gesetz legt Pflicht und Fristen fest. Die BMF-Schreiben erklären, wie die Finanzämter es auslegen.

Was daraus praktisch folgt, also wer ab wann E-Rechnungen ausstellen muss, fasst der Ratgeber zur E-Rechnungspflicht zusammen. Diese Seite ordnet die Texte selbst ein.

Für Rechnungen an Behörden des Bundes gilt zusätzlich die E-Rechnungsverordnung (ERechV), unabhängig vom Umsatzsteuergesetz.

Das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 hat die Rechnungsvorschriften des § 14 UStG für Umsätze nach dem 31. Dezember 2024 neu gefasst. Seit dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich eine E-Rechnung vorgeschrieben.

Das Gesetz hat außerdem die Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG eingeführt. Sie erlauben Papier und, mit Zustimmung, andere elektronische Formate bis Ende 2026, für kleinere Unternehmen bis Ende 2027.

Stand 13. Oktober 2026 ist § 27 Abs. 38 UStG unverändert. Verbände haben eine Verschiebung der Stufe 2027 gefordert, ein entsprechendes Gesetz gibt es nicht.

§ 14 UStG ist die zentrale Vorschrift. Er regelt vier Punkte.

1. Zwei Arten von Rechnungen. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 3). Jede andere Rechnung, auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format, ist eine sonstige Rechnung (Satz 4). Ein einfaches PDF ist seit 2025 also keine E-Rechnung mehr.

2. Das Format. Zulässig ist ein Format nach der europäischen Norm EN 16931 (Satz 6 Nr. 1), etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Oder ein zwischen den Parteien vereinbartes Format, wenn sich alle Pflichtangaben richtig und vollständig in ein normkonformes Format übertragen lassen (Nr. 2).

3. Die Pflicht. Eine E-Rechnung ist vorgeschrieben, wenn ein Unternehmer an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen leistet und beide im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1). Die Rechnung ist innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung auszustellen.

4. Die Zustimmung. Für eine vorgeschriebene E-Rechnung braucht der Empfänger nicht zuzustimmen. Für eine sonstige Rechnung in elektronischer Form, etwa ein PDF, bleibt seine Zustimmung nötig (Satz 5).

Für die Pflichtangaben gilt bei einer E-Rechnung: Sie müssen alle im strukturierten Teil stehen. Ein Verweis auf einen nicht strukturierten Anhang oder auf eine Website reicht nicht. KoSIT und FeRD veröffentlichen kostenlos eine Tabelle, die jede Pflichtangabe dem passenden Feld (BT) der Norm zuordnet.

Das erste BMF-Schreiben (Geschäftszeichen III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007, BStBl I S. 1320) ist die erste ausführliche Anleitung der Finanzverwaltung. Es gilt für Umsätze nach dem 31. Dezember 2024. Wichtige Punkte:

• Empfang: Für den Empfang gibt es keine Übergangsregelung (Rn. 62). Ein eigenes E-Mail-Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig (Rn. 40).
• Formate: ZUGFeRD ist erst ab Version 2.0.1 eine E-Rechnung (Rn. 30). Auch andere Formate nach EN 16931, etwa Factur-X oder Peppol-BIS Billing, sind zulässig (Rn. 26).
• Kleinbeträge: Für die Grenze von 250 € zählt der Gesamtbetrag der Rechnung (Rn. 23).
• Übergang: Papier ist in der Übergangszeit immer erlaubt (Rn. 63). Für die Umsatzgrenze von 800.000 € zählt bei einer Organschaft der Umsatz des ganzen Organkreises (Rn. 64).
• Vorsteuerabzug: Eine sonstige Rechnung statt einer vorgeschriebenen E-Rechnung berechtigt grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug. Eine Berichtigung durch eine E-Rechnung wirkt aber zurück (Rn. 55 bis 59).

Hinweis zur Quelle: Das Schreiben ist auf der Website des BMF nicht mehr abrufbar. Eine Kopie veröffentlicht das Landesamt für Steuern Niedersachsen. Das Schreiben von 2025 ändert es, hebt es aber nicht auf.

Das zweite BMF-Schreiben (Geschäftszeichen III C 2 - S 7287-a/00019/007/243) ändert einzelne Randnummern des Schreibens von 2024 und übernimmt die Regeln in den Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE). Es gilt für alle Umsätze nach dem 31. Dezember 2024, unter Beachtung der Übergangsregeln bis zum 31. Dezember 2027. Die wichtigsten Neuerungen:

• Drei Fehlerarten: Ein *Formatfehler* (die Datei entspricht nicht der Syntax) macht aus der Rechnung eine sonstige Rechnung. Ein *Geschäftsregelfehler* verletzt Prüfregeln der Norm. Ein *Inhaltsfehler* betrifft eine falsche oder fehlende Pflichtangabe.
• Feld BT-10 (Buyer reference): Bleibt es leer, ist das ein Geschäftsregelfehler ohne umsatzsteuerliche Folgen. Im B2B-Bereich reicht ein Bindestrich.
• Validierung: Sie ist keine Voraussetzung für die Gültigkeit, wird aber empfohlen. Wer ein geeignetes Prüfprogramm nutzt, darf sich auf das Ergebnis verlassen. Mehr dazu unter E-Rechnung prüfen.
• Hybride Formate: Bei ZUGFeRD geht der XML-Teil dem PDF-Bild vor, wenn beide voneinander abweichen.
• Kleinunternehmer: Sie dürfen E-Rechnungen an inländische Unternehmen jetzt ohne deren Zustimmung schicken.
• Aufbewahrung: Wer eine E-Rechnung außerhalb eines GoBD-konformen Systems speichert, verstößt allein dadurch in der Regel nicht gegen § 14b UStG (Rn. 60 und 61).

Stand 13. Oktober 2026 nein. Auf der Website des BMF ist kein BMF-Schreiben zur E-Rechnung aus dem Jahr 2026 veröffentlicht. Die letzte offizielle Aktualisierung ist die FAQ des BMF, Stand März 2026. Sie verweist für die Einzelheiten auf die beiden Schreiben von 2024 und 2025.

Zwei weitere Schreiben berühren das Thema:

• Das Schreiben vom 19. November 2025 zu Bewirtungskosten: Die Restaurantrechnung kann als E-Rechnung oder als elektronische sonstige Rechnung vorliegen.
• Das Schreiben vom 17. März 2026 zu Kassensystemen: Ist der Kassenbon eine E-Rechnung, müssen dessen Mindestangaben im strukturierten Teil stehen.

Nach Angaben der IHK Gera hat das BMF am 1. September 2026 Fragen von Verbänden beantwortet. Diese Antworten sind nicht auf der Website des BMF veröffentlicht und gelten nicht als BMF-Schreiben. Ein weiteres Schreiben oder eine Änderung des UStAE vor dem 1. Januar 2027 ist möglich.

Ausnahmen: Die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung erlaubt dauerhaft sonstige Rechnungen bei Kleinbeträgen bis 250 € (§ 33), bei Fahrausweisen (§ 34) und für Kleinunternehmer (§ 34a). Die Kleinunternehmerregelung selbst erklärt ein BMF-Schreiben vom 18. März 2025. Überblick: Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht und E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Aufbewahrung: § 14b UStG verlangt 8 Jahre. Die GoBD wurden am 14. Juli 2025 „insbesondere aufgrund der Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung“ geändert (BStBl I S. 1502). Was das konkret bedeutet, steht unter E-Rechnungen archivieren.

Behörden: Die E-Rechnungsverordnung verlangt seit dem 27. November 2020 elektronische Rechnungen an den Bund, in der Regel als XRechnung.