E-Rechnungen archivieren: Fristen, XML-Datei und GoBD-Regeln

8 Jahre. Das gilt für jede ausgestellte und jede empfangene Rechnung, ob E-Rechnung, PDF oder Papier (§ 14b Abs. 1 UStG). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Die E-Rechnung ändert also nicht die Frist, sondern die Form der Aufbewahrung. Was eine E-Rechnung ist und welche Formate es gibt, erklärt unser Ratgeber zur E-Rechnung.

Die Abgabenordnung (§ 147 Abs. 3 AO) kennt je nach Unterlage unterschiedliche Fristen:

Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für eine Steuer von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).

Für Buchungsbelege wurde die Frist von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Das hat das Bürokratieentlastungsgesetz IV geregelt, in Kraft seit dem 1. Januar 2025.

Die neue Frist gilt für alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Eine Ausnahme gilt für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute: Für sie greift die Verkürzung ein Jahr später, für § 14b UStG ab dem 1. Januar 2026.

Bücher und Jahresabschlüsse bleiben bei 10 Jahren.

Mindestens den strukturierten Teil, also die XML-Datei. Sie muss unverändert, in ihrer ursprünglichen Form und für das Finanzamt maschinell auswertbar erhalten bleiben. So steht es im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 und in der FAQ des BMF.

Die geänderten GoBD vom 14. Juli 2025 präzisieren:

• Empfangene Dokumente bewahren Sie in dem Format auf, in dem Sie sie erhalten haben, etwa als XML.
• Keine Umwandlung, die das XML ersetzt: Wer die Datei zum Beispiel in ein TIFF-Bild umwandelt und das XML löscht, verstößt gegen die Regeln.
• PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung: Er muss nur aufbewahrt werden, wenn er zusätzliche oder abweichende steuerlich relevante Informationen enthält, etwa Buchungsvermerke oder eine qualifizierte elektronische Signatur. Mehr zum Format unter ZUGFeRD.
• Selbst erstellte Rechnungen: Erstellen Sie Rechnungen mit einem Rechnungsprogramm, müssen Sie nicht schon bei der Erstellung eine Bildkopie (PDF) speichern, wenn das Programm jederzeit eine identische Kopie erzeugen kann.

Praktisch heißt das: Speichern Sie jede empfangene XML-Datei so, wie sie angekommen ist. Wie Sie E-Rechnungen entgegennehmen, erklärt der Ratgeber E-Rechnungen empfangen.

Die GoBD sind die Grundsätze der Finanzverwaltung zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen in elektronischer Form. Sie stehen in einem BMF-Schreiben vom 28. November 2019, geändert am 11. März 2024 und erneut am 14. Juli 2025. Die zweite Änderung erfolgte laut BMF „insbesondere aufgrund der Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung“. Sie gilt seit dem 14. Juli 2025.

Eine wichtige Klarstellung aus dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 und der FAQ: Für die Umsatzsteuer allein ist es in der Regel kein Verstoß gegen § 14b UStG, wenn Sie eine E-Rechnung außerhalb eines GoBD-konformen Systems speichern. Die GoBD gelten aber weiter für die anderen Steuern, etwa für Ihre Buchführung und Gewinnermittlung.

Für eine Ablage, die beide Anforderungen erfüllt, achten Sie auf diese Punkte:

• die XML-Datei bleibt unverändert;
• jede Rechnung ist auffindbar und dem Buchungsvorgang zuzuordnen;
• das Finanzamt kann die Datei maschinell auswerten;
• die Daten sind für die ganze Frist gesichert, auch bei einem Wechsel des Programms.

Ob Ihre konkrete Lösung den GoBD genügt, klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.

Grundsätzlich in Deutschland. Eine Speicherung in einem anderen EU-Mitgliedstaat ist erlaubt, wenn ein vollständiger Online-Zugriff auf die Daten gewährleistet ist. Den Speicherort müssen Sie dann dem Finanzamt mitteilen (§ 14b Abs. 2 UStG).

Cloud-Dienste von Rechnungsprogrammen sind deshalb nicht ausgeschlossen. Prüfen Sie aber, wo die Daten liegen und wie Sie sie exportieren können.

Sonderfall Rechnungen an den Bund: Die Plattform OZG-RE bietet kein beweiskräftiges Archiv. Wer dort eine Rechnung per Weberfassung erstellt, muss die erzeugte XML-Datei herunterladen und selbst archivieren. Mehr dazu unter XRechnung.

Wer eine Rechnung nicht mindestens 8 Jahre aufbewahrt, handelt ordnungswidrig. § 26a UStG sieht dafür ein Bußgeld bis zu 5.000 € vor. Für Privatpersonen, die eine Rechnung über Arbeiten an einem Grundstück nicht 2 Jahre aufbewahren, liegt die Grenze bei 1.000 €.

Hinzu kommt das Risiko beim Vorsteuerabzug: Wer eine Eingangsrechnung bei einer Prüfung nicht vorlegen kann, kann den Nachweis für den Vorsteuerabzug nicht führen. Ein Ausdruck ersetzt die fehlende XML-Datei nicht, weil bei einer E-Rechnung der strukturierte Teil maßgeblich ist.

Viele Rechnungsprogramme speichern ausgestellte und empfangene E-Rechnungen automatisch. Die Angaben der Anbieter laut ihren Preisseiten (Stand: 13. Oktober 2026):

• Lexware Office: „GoBD Langzeitbelegarchiv“ in allen Versionen.
• FastBill: „GoBD-konforme Aufbewahrung“.
• SumUp Rechnungen: „GoBD-konforme Aufbewahrung“.
• Qonto: „GoBD-konforme und sichere Speicherung der E-Rechnungen“.
• Norman: Hinweis „GoBD konform“.
• Papierkram: „GoBD-zertifizierte Buchhaltung“ ab Tarif S, nicht im Gratis-Tarif.
• easybill: Archivierung „rechtssicher gemäß GoBD“, aber mit Archivgebühren, auch im Gratis-Tarif: 2 € pro Monat bis 500 gespeicherte Dokumente, 3 € bis 1.000, 5 € bis 2.000.
• sevDesk: GoBD wird auf der Preisseite nicht erwähnt.

Das sind Angaben der Anbieter, keine Prüfung durch uns. Die Verantwortung für die Aufbewahrung bleibt bei Ihnen. Achten Sie besonders darauf, dass Sie die XML-Dateien exportieren können, falls Sie den Anbieter wechseln.

Kostenlos archivieren geht auch ohne Programm: eine feste Ordnerstruktur nach Jahr, die XML-Dateien unverändert, dazu regelmäßige Sicherungen. Für die Buchführung sollten Sie das mit Ihrem Steuerberater abstimmen.

Welche Programme E-Rechnungen erstellen, empfangen und speichern, vergleichen wir in E-Rechnung-Software im Vergleich. Mit Buchführung und DATEV-Export: Buchhaltungssoftware im Vergleich.