Rechnung schreiben als E-Rechnung: die Wege, die Schritte und die häufigsten Fehler

Mit einer Software, die eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format erzeugt. So verlangt es § 14 Abs. 1 UStG seit dem 1. Januar 2025. Zulässig ist jedes Format nach der europäischen Norm EN 16931, in Deutschland vor allem die XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML).

Die E-Rechnung ist Teil der Reform, die unser Ratgeber zur E-Rechnung im Überblick erklärt.

Eine Rechnung, die Sie in Word oder Excel schreiben und als PDF verschicken, ist keine E-Rechnung. Sie gilt als „sonstige Rechnung“, genau wie Papier. Das bleibt in der Übergangszeit erlaubt, ersetzt aber nicht die E-Rechnung, sobald diese für Sie Pflicht ist.

Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen zwei Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind. Für das Ausstellen gibt es Übergangsfristen, für das Empfangen nicht.

Eine E-Rechnung dürfen Sie schon heute freiwillig schicken, ohne Zustimmung Ihres Geschäftskunden in Deutschland. Die Rechnung müssen Sie innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung ausstellen.

Offen ist ein Grenzfall: eine Leistung aus dem Dezember 2026, die erst im Januar 2027 abgerechnet wird. Nach dem Wortlaut von § 27 Abs. 38 UStG wäre dann auch für kleinere Unternehmen eine E-Rechnung nötig. Verbände fordern, dass allein das Datum der Leistung zählt; eine offizielle Antwort gibt es bisher nicht.

Keine E-Rechnung brauchen Sie in diesen Fällen:

• Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen dauerhaft „sonstige Rechnungen“ schreiben. Empfangen müssen sie E-Rechnungen trotzdem.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise dürfen immer als sonstige Rechnung gehen.
• Rechnungen an Privatkunden und an Kunden im Ausland fallen nicht unter die Pflicht.

Alle Fristen und Sonderfälle stehen auf der Seite zur E-Rechnungspflicht.

Für die meisten Selbstständigen und kleinen Unternehmen ist ein Rechnungsprogramm der einfachste Weg. Die Unterschiede liegen im Funktionsumfang und im Preis.

Ein öffentliches, kostenloses Werkzeug, mit dem Unternehmen E-Rechnungen an andere Unternehmen erstellen können, haben wir in den offiziellen Quellen nicht gefunden. Die Weberfassung der OZG-RE dient nur Rechnungen an die Bundesverwaltung.

Welche Programme XRechnung und ZUGFeRD ausgeben und was sie kosten, vergleicht unsere Seite E-Rechnung-Software im Vergleich.

Mehrere Anbieter erlauben E-Rechnungen ohne Grundgebühr, mit unterschiedlichen Grenzen. Stand: 13. Oktober 2026, laut den Preisseiten der Anbieter:

• sevdesk (Tarif Kostenlos): 3 Rechnungen oder E-Rechnungen pro Monat, als ZUGFeRD und XRechnung; ohne Angebote und ohne E-Rechnungs-Empfang.
• SumUp Rechnungen (Gratis-Abo): bis zu 4 selbst erstellte E-Rechnungen pro Monat, Empfang unbegrenzt; Zahlungseingang per Überweisung nur auf das SumUp-Geschäftskonto.
• easybill (Free): 50 Dokumente pro Monat inklusive E-Rechnung, aber nur 3 Kontakte und zusätzlich Archivgebühren ab 2 € pro Monat.
• Accountable (Rechnungen Free): unbegrenzte ZUGFeRD- und X-Rechnungen, nutzbar nur in der Smartphone-App.
• Norman (Kostenlos): unbegrenzte E-Rechnungen im Format ZUGFeRD.
• Finom (Solo, 0 € im Monat): XRechnung und ZUGFeRD; die Grenzen des Gratis-Tarifs haben wir nicht erfasst.

Welches Angebot zu Ihrem Bedarf passt, zeigt unser Vergleich E-Rechnung kostenlos. Prüfen Sie vor der Wahl, ob der Gratis-Tarif auch den Empfang abdeckt, denn den brauchen Sie seit 2025 in jedem Fall.

1. Programm wählen, das XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erzeugt. Prüfen Sie, welches ZUGFeRD-Profil es nutzt: MINIMUM und BASIC-WL sind keine E-Rechnung.
2. Eigene Stammdaten hinterlegen: Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung. Als Kleinunternehmer aktivieren Sie die Kleinunternehmerregelung.
3. Kundendaten anlegen: Name und Anschrift, bei Behörden die Leitweg-ID, die Sie vom Auftraggeber erhalten.
4. Rechnung erfassen: Leistung, Datum, Beträge, Steuersatz. Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen. Eine kostenlose Tabelle von KoSIT und FeRD ordnet jede Pflichtangabe dem passenden Feld der Norm zu.
5. Prüfen: Lassen Sie die Datei durch einen Validator laufen. Das ist keine Pflicht, wird vom BMF aber empfohlen; bewahren Sie den Prüfbericht auf. Mehr dazu unter E-Rechnung prüfen.
6. Versenden und archivieren: Eine E-Mail genügt, ein bestimmter Übertragungsweg ist im B2B nicht vorgeschrieben. Bewahren Sie die XML-Datei unverändert 8 Jahre auf.

Im Geschäft zwischen Unternehmen brauchen Sie keine Leitweg-ID. Verlangt Ihr Programm einen Eintrag im Feld „Käuferreferenz“ (BT-10), genügt laut BMF ein Bindestrich („-“).

Die meisten Fehler betreffen den XML-Teil, denn nur er zählt rechtlich.

• PDF statt E-Rechnung: Ein PDF ohne eingebettetes XML ist eine sonstige Rechnung. Nach Ende der Übergangsfristen verliert Ihr Kunde damit grundsätzlich den Vorsteuerabzug.
• Falsches ZUGFeRD-Profil: MINIMUM und BASIC-WL enthalten nicht alle Pflichtangaben.
• Pflichtangaben nur im PDF-Bild oder in einer Anlage: Das genügt nicht. Ein Link auf eine Website ebenfalls nicht.
• PDF und XML weichen voneinander ab: Das PDF-Bild kann dann als zweite Rechnung gelten, mit dem Risiko einer nach § 14c UStG geschuldeten Steuer.
• Fehlende Stammdaten: Ein Anbieter weist in seiner Hilfe darauf hin, dass ohne vollständige Daten nur ein einfaches PDF ohne XML entsteht, und man das der Rechnung nicht ansieht. Prüfen Sie deshalb die erste Rechnung mit einem Viewer.
• XML beim Archivieren verloren: Wer E-Rechnungen in ein Bildformat umwandelt und das XML löscht, verletzt die Aufbewahrungspflicht.

Haben Sie eine vorgeschriebene E-Rechnung als PDF verschickt, können Sie das heilen: Schicken Sie eine E-Rechnung, die eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist. Die Berichtigung wirkt zurück. Wie Sie aus bestehenden PDF-Rechnungen E-Rechnungen machen, erklärt PDF in E-Rechnung umwandeln.

Kleinunternehmer (Vorjahresumsatz bis 25.000 €, laufendes Jahr bis 100.000 €) müssen keine E-Rechnung ausstellen, ohne Enddatum. Ihre Rechnung braucht mindestens Namen und Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, Leistung, Gesamtbetrag und einen Hinweis auf die Steuerbefreiung, zum Beispiel „steuerfreier Kleinunternehmer“. Freiwillig dürfen sie seit dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 auch ohne Zustimmung des Kunden eine E-Rechnung schicken.

An Privatkunden dürfen Sie eine E-Rechnung nur mit deren Zustimmung schicken. Für Arbeiten im Zusammenhang mit einem Grundstück, die Sie für Privatpersonen ausführen, gilt: Eine Rechnung ist Pflicht, Papier ist erlaubt.

Kann Ihr Geschäftskunde keine E-Rechnung empfangen, hat er keinen Anspruch auf Papier oder PDF. Sie haben Ihre Pflicht erfüllt, wenn Sie die E-Rechnung ausgestellt haben und Ihre Versandbemühungen nachweisen können, etwa mit einem Versandprotokoll.