easybill im Überblick: E-Rechnungen erstellen und empfangen, Preise und Grenzen

easybill ist ein Rechnungsprogramm, keine vollständige Buchhaltungssoftware. Sie schreiben damit Angebote, Aufträge, Rechnungen und Lieferscheine. Laut Preisseite richtet es sich an Startups, kleine Unternehmen, Kleinunternehmer und Onlinehändler.

In unserem Vergleich der E-Rechnung-Software steht easybill für Nutzer, die viele Dokumente pro Monat schreiben. Diese Seite zeigt, was das Programm laut Anbieter kann und wo seine Grenzen liegen.

Die wichtigsten Funktionen laut Preisseite:

• Rechnungen inklusive E-Rechnung, schon im kostenlosen Tarif;
• Empfang von E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung in den Bezahltarifen;
• Mahnungen und Zahlungserinnerungen; ein automatisiertes Mahnwesen gibt es nur im Tarif Premium;
• ein Zahlungslink auf den Dokumenten;
• Belegerfassung mit KI ab dem Tarif Starter;
• Schnittstellen zu DATEV (Unternehmen online), Lexware Office und Inkasso, bereits im Free-Tarif;
• ein Zugang für Ihren Steuerberater.

Nicht enthalten sind eine eigene Buchhaltung (EÜR) und die Umsatzsteuer-Voranmeldung. easybill erwähnt stattdessen Funktionen für OSS und die EU-Lieferschwellen im Versandhandel.

Ja. Senden: Schon der Free-Tarif umfasst laut Preisseite „Rechnungen (inkl. E-Rechnung)“. In welchen Formaten easybill die E-Rechnungen ausgibt, also ZUGFeRD oder XRechnung, führt die Preisseite nicht im Einzelnen auf. Fragen Sie das vor dem Abschluss nach, wenn Sie zum Beispiel an Behörden des Bundes liefern und eine XRechnung brauchen.

Empfangen: easybill nimmt E-Rechnungen „im ZUGFeRD- oder XRechnungs-Format“ entgegen. Die Funktion „E-Rechnung erstellen & empfangen“ ist in allen Bezahltarifen enthalten. Für den Free-Tarif ist der Empfang auf der Preisseite nicht aufgeführt.

Das ist wichtig, weil seit dem 1. Januar 2025 jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können muss, ohne Übergangsfrist und auch als Kleinunternehmer. Für den Empfang allein reicht zwar ein E-Mail-Postfach; zum Lesen einer XRechnung brauchen Sie dann aber einen Viewer, etwa den kostenlosen E-Rechnungsviewer der Steuerverwaltung auf ELSTER.

Für die Archivierung bietet easybill eine unbegrenzte Aufbewahrung „rechtssicher gemäß GoBD“, gegen eine monatliche Archivgebühr. E-Rechnungen müssen Sie 8 Jahre aufbewahren, mindestens den XML-Teil.

Es gibt einen dauerhaft kostenlosen Tarif und mehrere Bezahltarife. Alle Preise sind laut easybill netto zuzüglich Umsatzsteuer. Stand: 13. Oktober 2026.

• Free: 0 €, dauerhaft. 50 Angebote, Aufträge, Rechnungen (inkl. E-Rechnung) und Lieferscheine pro Monat; nur 3 Kontakte; 1 Steuerberater-Zugang.
• Starter: 9 € pro Monat bei jährlicher Abrechnung. Bis zu 250 Dokumente pro Monat und 20 Kontakte. Bei monatlicher Zahlung haben wir in einer Fassung der Preisseite 12 € pro Monat gelesen; prüfen Sie den aktuellen Betrag vor dem Abschluss.
• Weitere Mitarbeiter: 5 € pro Mitarbeiter.
• Dokumente über dem Kontingent: 0,29 € pro Dokument (Flex-Option).

Hinzu kommen in allen Tarifen, auch im Free-Tarif, Archivgebühren: 2 € pro Monat bis 500 gespeicherte Dokumente, 3 € bis 1000, 5 € bis 2000, danach gestaffelt weiter.

easybill bietet einen 7-tägigen Test des Tarifs Premium an. Danach wechselt das Konto in den Free-Tarif.

easybill passt, wenn Sie vor allem Rechnungen schreiben und Ihre Buchhaltung beim Steuerberater liegt.

Gut geeignet, wenn Sie:

• viele Dokumente an wenige Kunden schreiben, zum Beispiel als kleiner Onlinehändler;
• mit Ihrem Steuerberater über DATEV zusammenarbeiten;
• als Kleinunternehmer Rechnungen ohne Umsatzsteuer schreiben wollen; easybill hat dafür eine eigene Seite;
• E-Rechnungen von Lieferanten in einem Bezahltarif empfangen und archivieren wollen.

Weniger geeignet, wenn Sie:

• mehr als 3 Kunden haben und kostenlos bleiben wollen: Der Free-Tarif erlaubt nur 3 Kontakte;
• ganz ohne laufende Kosten auskommen müssen: Die Archivgebühr fällt auch im Free-Tarif an;
• EÜR und Umsatzsteuer-Voranmeldung im selben Programm erledigen wollen;
• auf eine App angewiesen sind: Eine mobile App nennt die Preisseite nicht.

Als Kleinunternehmer müssen Sie übrigens keine E-Rechnungen ausstellen, auch nicht nach 2027. Mehr dazu im Ratgeber E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Je nachdem, was Ihnen fehlt, kommen andere Programme in Frage. Preise Stand: 13. Oktober 2026.

• sevdesk: Gratis-Tarif mit 3 E-Rechnungen pro Monat als ZUGFeRD und XRechnung, ohne Kontaktbegrenzung. Der Empfang von E-Rechnungen erfordert allerdings den Tarif Buchhaltung.
• FastBill: Senden und Empfangen von ZUGFeRD und XRechnung in allen Tarifen, ab 9 € im Monat bei jährlicher Zahlung; kein Gratis-Tarif.
• Papierkram: Empfang von E-Rechnungen schon im Free-Tarif, Buchhaltung mit EÜR und Umsatzsteuer-Voranmeldung in den Bezahltarifen.
• Lexware Office: E-Rechnungen senden ab Version M für 12,90 € im Monat, Buchhaltung mit EÜR ab Version L; kein Gratis-Tarif.

Alle kostenlosen Lösungen mit ihren Grenzen vergleicht unsere Seite E-Rechnung kostenlos.

easybill ist eine solide Wahl, wenn Sie viele Rechnungen an wenige Kunden schreiben und die Buchhaltung beim Steuerberater liegt. Die 50 Dokumente im Free-Tarif sind großzügig, die Grenze von 3 Kontakten und die Archivgebühr machen ihn aber eher zu einem Einstieg als zu einer Dauerlösung.

Wer E-Rechnungen auch empfangen will, braucht einen Bezahltarif, ab Starter. Klären Sie vor dem Abschluss, in welchem Format easybill Ihre Rechnungen ausgibt.

Zeitlich drängt vor allem der Empfang, denn er ist seit 2025 Pflicht. Beim Ausstellen haben Sie mehr Luft: Für Umsätze bis Ende 2026 sind Papier und, mit Zustimmung des Kunden, PDF noch erlaubt, für kleinere Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € auch für Umsätze 2027. Wenn Sie zusätzlich ein Programm für EÜR und Umsatzsteuer-Voranmeldung suchen, hilft unser Vergleich der Buchhaltungssoftware.