XRechnung erklärt: das reine XML-Format, die Pflicht beim Bund und die Nutzung im B2B

Eine XRechnung ist eine Rechnung, die nur aus einer XML-Datei besteht. Es gibt kein eingebettetes PDF und kein Rechnungsbild: Die Daten sind so strukturiert, dass Software sie direkt einlesen und verarbeiten kann.

Die XRechnung ist die nationale Ausprägung der europäischen Norm EN 16931. Sie erfüllt damit die Anforderungen an eine E-Rechnung nach § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 UStG. Wie sich die XRechnung in die gesamte Reform einordnet, erklärt unser Ratgeber zur E-Rechnung.

Entwickelt und gepflegt wird der Standard von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Der E-Rechnungsviewer der Steuerverwaltung auf ELSTER arbeitet nach eigener Angabe mit der „aktuell gültigen XRechnung Version 3.0.1“. Ob bereits eine neuere Version veröffentlicht oder angekündigt ist, sollten Sie bei der KoSIT nachsehen.

Öffnen Sie eine XRechnung mit einem normalen Programm, sehen Sie nur XML-Code. Die Rechnungsdaten stehen dort in festgelegten Feldern, die die Norm mit Kennungen wie „BT-10“ bezeichnet.

Weil kein PDF eingebettet ist, brauchen Sie zum Lesen einen Viewer. Das Bundesfinanzministerium (BMF) weist darauf hin, dass es auf dem Markt viele kostenlose Angebote gibt. Die Steuerverwaltung selbst bietet auf ELSTER einen kostenlosen E-Rechnungsviewer an, der XRechnung und ZUGFeRD lesbar darstellt. Sie bezeichnet ihn ausdrücklich als „unverbindlichen Service“.

Welche Angaben in welches Feld gehören, zeigt eine kostenlose Tabelle von KoSIT und dem Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Sie ordnet jede umsatzsteuerliche Pflichtangabe dem passenden BT-Feld der Norm zu.

Wie Sie eine erhaltene XRechnung öffnen und auf Fehler prüfen, erklärt der Ratgeber E-Rechnung prüfen.

Wer an die Bundesverwaltung liefert, muss seit dem 27. November 2020 elektronisch abrechnen. Grundlage ist die E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV). Seitdem dürfen Sie laut dem Portal E-Rechnung Bund „weder Papierrechnungen noch PDF-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes senden“.

Das vorgesehene Format ist grundsätzlich die XRechnung in der jeweils gültigen Fassung. Ein anderer Standard nach EN 16931 ist möglich, wenn er die ERechV und die Nutzungsbedingungen der Plattform erfüllt. Ausdrücklich genannt wird ZUGFeRD ab Version 2.2 im Profil XRECHNUNG.

Eine Ausnahme gibt es für kleine Aufträge: Bei einem Direktauftrag bis 1.000 € besteht keine Pflicht zur elektronischen Rechnung (§ 3 Abs. 3 Nr. 1 ERechV). Zum Vergleich: Im Umsatzsteuerrecht liegt die Grenze für Kleinbetragsrechnungen bei 250 €.

Die ERechV gilt nur für den Bund. Die Bundesländer setzen die EU-Richtlinie 2014/55/EU mit eigenen Regeln um. Liefern Sie an ein Land oder eine Kommune, fragen Sie dort nach Format und Übermittlungsweg.

Umsatzsteuergesetz und ERechV gelten nebeneinander, jedes in seinem Bereich. Eine Rangfolge zwischen beiden gibt es laut BMF nicht.

Die Leitweg-ID ist die Adresse der Behörde, an die Ihre Rechnung gehen soll. Sie steht im Feld „Käuferreferenz“ (BT-10) der XRechnung und ist auf jeder Rechnung an den Bund Pflicht.

Die Leitweg-ID bekommen Sie von Ihrem öffentlichen Auftraggeber, meist mit der Bestellung. Sie selbst als Rechnungssteller brauchen keine eigene Leitweg-ID.

Neben den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben verlangt § 5 ERechV bei Rechnungen an den Bund:

• die Leitweg-ID,
• Ihre Bankverbindung,
• die Zahlungsbedingungen,
• Ihre E-Mail-Adresse (oder De-Mail),
• die Lieferantennummer und die Bestellnummer, wenn sie Ihnen bei der Bestellung mitgeteilt wurden.

Im Geschäft zwischen Unternehmen ist keine Leitweg-ID nötig. Bleibt das Feld BT-10 leer, meldet ein Prüfprogramm zwar einen Geschäftsregelfehler. Umsatzsteuerlich hat das laut BMF aber keine Folgen; im B2B genügt ein Bindestrich („-“).

Rechnungen an den Bund laufen seit dem 20. September 2025 ausschließlich über die Plattform OZG-RE. Die frühere Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) wurde im vierten Quartal 2025 eingestellt.

So funktioniert die OZG-RE:

1. Registrieren: Eine einzige Registrierung genügt, sie ist kostenfrei. Die Anmeldung ist auch mit dem ELSTER-Unternehmenskonto möglich.
2. Übermittlungsweg wählen: Zur Verfügung stehen Weberfassung, Upload, Peppol und E-Mail.
3. Testen: Vor der ersten echten Rechnung können Sie sich in einer Testumgebung der OZG-RE anmelden.
4. Archivieren: Die OZG-RE bietet kein revisionssicheres Archiv. Sie müssen Ihre Rechnungen selbst aufbewahren.

Die Weberfassung richtet sich an Unternehmen mit wenigen Rechnungen und ohne passende Software. Sie tippen die Rechnung im Portal ein, danach wird die gültige XML-Datei zum Herunterladen für Ihr Archiv angeboten. Diese Datei müssen Sie speichern, denn die Plattform hält sie nicht für Sie vor.

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 ist zwischen Unternehmen in Deutschland grundsätzlich eine E-Rechnung vorgeschrieben, und jedes Format nach EN 16931 ist zulässig. Die XRechnung gehört dazu, genauso wie ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL).

Welches Format Sie verwenden, ist eine zivilrechtliche Frage: Sie stimmen es mit Ihrem Kunden ab. Das Gesetz schreibt im B2B weder ein bestimmtes Format noch einen Übermittlungsweg vor; eine E-Mail genügt.

In der Praxis hängt die Wahl vom Empfänger ab. Eine XRechnung kann ein Mensch ohne Viewer nicht lesen. Kunden ohne Buchhaltungssoftware kommen mit dem hybriden Format ZUGFeRD oft besser zurecht. Den direkten Vergleich lesen Sie unter XRechnung oder ZUGFeRD, alles zum hybriden Format im Ratgeber ZUGFeRD.

Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: Papier und, mit Zustimmung des Empfängers, PDF bleiben für Umsätze bis Ende 2026 möglich, für kleinere Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € bis Ende 2027. Die Einzelheiten stehen auf der Seite zur E-Rechnungspflicht.

Es gibt zwei Wege: ein Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm, das XRechnung ausgibt, oder die Weberfassung der OZG-RE.

• Rechnungsprogramm: Sie schreiben die Rechnung wie gewohnt, das Programm erzeugt die XML-Datei. Mehrere Programme bieten XRechnung auch in einem kostenlosen Tarif an. Welche das sind und wo die Grenzen liegen, zeigt unser Vergleich der kostenlosen E-Rechnung-Programme.
• Weberfassung der OZG-RE: kostenlos, aber nur für Rechnungen an den Bund und angeschlossene Stellen. Ein öffentliches Gratis-Werkzeug, mit dem Unternehmen XRechnungen an andere Unternehmen erstellen können, haben wir in den offiziellen Quellen nicht gefunden.

Ein Word- oder PDF-Dokument wird nicht dadurch zur XRechnung, dass Sie es umbenennen oder als Anhang verschicken. Was beim Umwandeln einer PDF-Rechnung möglich ist, erklärt der Ratgeber PDF in E-Rechnung umwandeln. Schritt für Schritt zur ersten E-Rechnung führt E-Rechnung erstellen.

Prüfen Sie die fertige Datei vor dem Versand mit einem Validator. Das ist keine gesetzliche Pflicht, wird vom BMF aber empfohlen.

8 Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 UStG). Das gilt für ausgestellte und für empfangene Rechnungen.

Aufbewahren müssen Sie die XML-Datei selbst, unverändert und maschinell auswertbar. Eine Umwandlung, bei der das XML verloren geht, etwa in ein Bildformat, ist nicht zulässig. Mehr dazu im Ratgeber E-Rechnung archivieren.