KSeF, das polnische E-Rechnungssystem: Was gilt für deutsche Unternehmen?

KSeF steht für Krajowy System e-Faktur, das „Nationale System für E-Rechnungen“ des polnischen Finanzministeriums. Rechnungen werden dort als strukturierte Datei (XML) hochgeladen, erhalten eine KSeF-Nummer und liegen damit sofort bei der Steuerverwaltung.

Das ist ein anderes Modell als in Deutschland: Hier tauschen Unternehmen E-Rechnungen direkt untereinander aus, im Format XRechnung oder ZUGFeRD, ohne staatliche Plattform dazwischen. In Polen läuft jede Inlandsrechnung zwischen Unternehmen über den Server der Verwaltung. Ein Überblick über die anderen Länder steht in unserem Ratgeber zur E-Rechnung in der EU.

Die Pflicht wurde mehrfach verschoben, zuerst geplant für den 1. Juli 2024. Nach den Angaben des polnischen Finanzministeriums gilt jetzt:

Ebenfalls bis Ende 2026 dürfen Kassenbelege mit Steuernummer des Käufers bis 450 Złoty (oder 100 Euro) weiter als vereinfachte Rechnung dienen.

Meist nicht. Das Finanzministerium nimmt ausdrücklich Steuerpflichtige aus, die weder Sitz noch feste Niederlassung in Polen haben. Eine polnische Umsatzsteuer-Registrierung allein (zum Beispiel für ein Lager oder Fernverkäufe) macht ein deutsches Unternehmen also noch nicht KSeF-pflichtig. Freiwillig darf es KSeF trotzdem nutzen.

Anders ist es bei einer festen Niederlassung in Polen, die an der Lieferung oder Leistung beteiligt ist: Dann gelten die polnischen Regeln. Was als feste Niederlassung zählt, hat das Ministerium in Erläuterungen vom 28. Januar 2026 beschrieben. Im Zweifel klärt das eine Steuerberatung mit Polen-Erfahrung.

Ausgenommen sind außerdem unter anderem Rechnungen im Nicht-EU-OSS-Verfahren, im Import-Verfahren IOSS und Leistungen von Unternehmen, die die EU-Kleinunternehmerregelung (SME-Verfahren) nutzen.

Ihr Lieferant stellt die Rechnung in KSeF aus. Weil Ihr Unternehmen keinen Zugang zu KSeF braucht, übergibt er sie Ihnen in vereinbarter Form, zum Beispiel als PDF oder Ausdruck mit QR-Code. So steht es auf der Seite des Finanzministeriums: Für den ausländischen Kunden ist das übergebene Dokument die Rechnung.

Der QR-Code enthält einen Link zur Rechnung in KSeF. Damit lässt sich prüfen, ob die Daten mit der beim Fiskus gespeicherten Rechnung übereinstimmen. Unter dem Code steht die KSeF-Nummer.

Für Ihre deutsche Buchhaltung ändert sich wenig: Die deutsche E-Rechnungspflicht betrifft nur Umsätze zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind. Eine Rechnung aus Polen fällt nicht darunter. Archivieren Sie das erhaltene Dokument wie jede andere Eingangsrechnung, siehe E-Rechnung archivieren.

Ohne feste Niederlassung in Polen stellen Sie Ihre Rechnungen weiter aus Deutschland aus, nach deutschen Regeln, zum Beispiel als PDF oder, wenn der Kunde zustimmt, als E-Rechnung. Ihr polnischer Kunde kann trotzdem nach einer KSeF-fähigen Lösung fragen, weil er seine Eingangsrechnungen dort am einfachsten verarbeitet. Eine Pflicht für Sie ergibt sich daraus nicht.

Praktisch hilft ein Rechnungsprogramm, das das europäische Standardformat EN 16931 beherrscht, also XRechnung oder ZUGFeRD: Diese Formate werden in Europa am breitesten verstanden. Welche Programme das können, zeigt unser Vergleich der Rechnungsprogramme.

Mit der EU-Richtlinie ViDA (Richtlinie (EU) 2025/516) wird die E-Rechnung ab dem 1. Juli 2030 auch für Lieferungen und Leistungen zwischen Unternehmen aus verschiedenen EU-Ländern Pflicht, im europäischen Format EN 16931. Nationale Systeme wie KSeF müssen bis 2035 mit diesem Standard harmonisiert werden. Die Einzelheiten stehen in unserem Ratgeber E-Rechnung in der EU.