E-Rechnung für Kleinunternehmer: empfangen ja, ausstellen nein

Nur zur Hälfte. Als Kleinunternehmer müssen Sie E-Rechnungen empfangen können, aber Sie müssen selbst keine ausstellen. Diese Befreiung hat kein Enddatum.

Die allgemeinen Fristen für alle anderen Unternehmen (2025, 2027, 2028) erklärt der Ratgeber zur E-Rechnungspflicht. Für Kleinunternehmer gilt eine eigene Regel in der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung: Nach § 34a Satz 4 UStDV dürfen ihre Rechnungen immer als „sonstige Rechnung“ verschickt werden, also auf Papier oder, mit Zustimmung des Kunden, als einfaches PDF.

Das BMF bestätigt in seiner FAQ (Stand März 2026, Fragen 4 und 12) beide Seiten: keine Pflicht zum Ausstellen, aber eine Pflicht zum Empfangen.

Quellen: § 34a UStDV, FAQ des BMF (Fragen 4 und 12) und BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025.

Kleinunternehmer ist, wessen Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betrug und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt. So steht es seit dem 1. Januar 2025 in § 19 Abs. 1 UStG. Seitdem sind die Umsätze von Kleinunternehmern steuerfrei.

Wichtig ist die Grenze von 100.000 € im laufenden Jahr. Wird sie überschritten, endet die Kleinunternehmerregelung sofort: Schon der Umsatz, mit dem Sie die Grenze überschreiten, ist nicht mehr steuerfrei. Das stellt das BMF-Schreiben vom 18. März 2025 klar.

Ab diesem Moment sind Sie regelbesteuert und für die E-Rechnung gelten die normalen Regeln. Laut FAQ des BMF müssen Sie dann E-Rechnungen ausstellen, sobald die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind, also für Umsätze an andere inländische Unternehmen nach Ablauf der Übergangsfristen.

Umgangssprachlich ist oft vom „Kleingewerbe“ die Rede. Für die E-Rechnung zählt aber nur, ob Sie die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwenden. Auch ob Sie haupt- oder nebenberuflich arbeiten, spielt keine Rolle.

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle in Deutschland ansässigen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ohne Übergangsfrist. Das BMF nennt ausdrücklich auch die Kleinunternehmer.

Der Aufwand ist gering:

• Ein E-Mail-Postfach reicht. Ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig.
• Ein Viewer zum Lesen: Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne PDF. Die Steuerverwaltung bietet auf ELSTER einen kostenlosen Viewer für XRechnung und ZUGFeRD an.
• Eine Ablage: Die XML-Datei müssen Sie 8 Jahre aufbewahren, in ihrer ursprünglichen Form.

Wie das im Alltag aussieht, erklärt der Ratgeber E-Rechnungen empfangen. Die Aufbewahrung beschreibt E-Rechnungen archivieren.

Auch als Kunde sind Sie betroffen: Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 muss ein regelbesteuerter Lieferant Ihnen eine E-Rechnung schicken, wenn er dazu verpflichtet ist, auch wenn Sie selbst Kleinunternehmer sind.

Für Kleinunternehmer gelten vereinfachte Pflichtangaben nach § 34a UStDV. Ihre Rechnung muss enthalten:

• den Namen und die Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden;
• Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer;
• das Ausstellungsdatum;
• die Menge und Art der Lieferung oder den Umfang und die Art der Leistung;
• den Gesamtbetrag;
• einen Hinweis auf die Steuerbefreiung als Kleinunternehmer.

Für den Hinweis reicht laut BMF-Schreiben vom 18. März 2025 eine gängige, klare Formulierung, zum Beispiel „steuerfreier Kleinunternehmer“. Einen festen Wortlaut schreibt das Gesetz nicht vor.

Diese Rechnung dürfen Sie auf Papier, als E-Rechnung oder, mit Zustimmung des Kunden, als PDF per E-Mail verschicken. Die Zustimmung braucht keine bestimmte Form: Es reicht, wenn der Kunde PDF-Rechnungen ohne Widerspruch annimmt. Das gilt für Gewerbetreibende genauso wie für Freiberufler, die als Kleinunternehmer arbeiten.

Ja, und seit Oktober 2025 sogar ohne Zustimmung Ihres Kunden, wenn dieser ein in Deutschland ansässiges Unternehmen ist. Das regelt das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025. Das frühere Schreiben vom 18. März 2025 verlangte dafür noch die Zustimmung des Empfängers.

Gründe, die für eine freiwillige E-Rechnung sprechen:

• Größere Kunden können sie direkt in ihre Buchhaltung übernehmen.
• Wenn Sie wachsen und die Grenze von 100.000 € überschreiten, müssen Sie ohnehin umstellen. Wer sein Rechnungsprogramm schon eingerichtet hat, muss dann nichts mehr ändern.

Auch bei einer freiwilligen E-Rechnung gilt: Alle Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil (XML) stehen. Ein einfaches PDF allein ist keine E-Rechnung.

Zwei weitere Ausnahmen gelten für alle Unternehmen, also auch für Ihre Lieferanten:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto dürfen immer als sonstige Rechnung kommen (§ 33 UStDV). Maßgeblich ist der Gesamtbetrag der Rechnung.
• Fahrausweise dürfen ebenfalls immer als sonstige Rechnung ausgestellt werden (§ 34 UStDV).

Rechnungen an Privatkunden sind von der E-Rechnungspflicht gar nicht betroffen. Eine Übersicht aller Fälle bietet der Ratgeber Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht.

Achtung bei widersprüchlichen Angaben: Einige Seiten schreiben, spätestens ab 2028 müssten auch Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen. Das steht weder in § 34a UStDV noch in der FAQ des BMF. Nach dem Gesetzestext hat die Befreiung kein Enddatum.

Für die Pflicht selbst brauchen Sie kein Programm: Ein E-Mail-Postfach, der kostenlose Viewer auf ELSTER und eine geordnete Ablage reichen zum Empfangen.

Ein Rechnungsprogramm lohnt sich, wenn Sie regelmäßig Rechnungen schreiben. Achten Sie auf drei Punkte:

1. Kleinunternehmer-Vorlage: Das Programm sollte die Regelung nach § 19 UStG unterstützen und den Hinweis auf die Steuerbefreiung automatisch setzen.
2. Empfang inklusive: Bei manchen Anbietern ist der Empfang von E-Rechnungen erst in einem höheren Tarif enthalten.
3. Grenzen im Gratis-Tarif: Kostenlose Tarife begrenzen oft die Zahl der Rechnungen pro Monat.

Unser Vergleich der Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer ordnet die Angebote nach diesen Kriterien, mit Preisen (Stand: 13. Oktober 2026). Wer nichts bezahlen will, findet im Vergleich E-Rechnung kostenlos die Gratis-Tarife und ihre Grenzen.