E-Rechnungen empfangen: Postfach, Viewer und Ihre Pflichten als Empfänger

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes in Deutschland ansässige Unternehmen E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen annehmen können. Für den Empfang gibt es, anders als beim Ausstellen, keine Übergangsregelung.

Die Pflicht gilt für alle Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes: Freiberufler, Vermieter, Ärzte und auch Kleinunternehmer. Was eine E-Rechnung ist und wie die Reform aufgebaut ist, erklärt unser Ratgeber zur E-Rechnung.

Ausgenommen ist nur der nichtunternehmerische Bereich, etwa der ideelle Bereich eines Vereins. Als Kleinunternehmer müssen Sie zwar empfangen, aber nicht ausstellen; Einzelheiten unter E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Wichtig für Ihre Planung: Auch wenn Sie selbst erst 2027 oder 2028 ausstellen müssen, schicken Ihnen Lieferanten schon heute E-Rechnungen. Eine E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen darf seit 2025 ohne Ihre Zustimmung verschickt werden.

Am einfachsten per E-Mail. Das BMF schreibt in seiner FAQ wörtlich: „Dazu reicht bereits ein E-Mail-Postfach aus.“ Ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig.

Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Übertragungsweg vor. Möglich sind laut BMF unter anderem:

• E-Mail mit der Rechnung als Anhang;
• Download aus einem Kundenportal des Lieferanten;
• eine Schnittstelle (API) zwischen zwei Programmen;
• ein EDI-Verfahren;
• ein gemeinsamer Datenraum im Konzern oder ein USB-Stick.

Welchen Weg Sie nutzen, vereinbaren Sie mit Ihren Lieferanten. Eine staatliche Plattform, über die B2B-Rechnungen laufen müssen, gibt es in Deutschland nicht. Teilen Sie Lieferanten am besten mit, an welche Adresse Rechnungen gehen sollen.

Während der Übergangsfristen erhalten Sie eine Mischung aus Formaten. Ihre Lieferanten entscheiden, welche Übergangsregel sie nutzen.

Ausnahmefälle sind etwa Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern. Die Fristen im Detail stehen unter E-Rechnungspflicht.

Das hängt vom Format ab.

• ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Das PDF können Sie mit jedem PDF-Programm öffnen.
• XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne PDF. Ohne passenden Viewer sehen Sie nur Programmcode.

Die Steuerverwaltung bietet einen kostenlosen E-Rechnungsviewer auf ELSTER an. Er zeigt XRechnung und ZUGFeRD an und arbeitet mit der XRechnung-Version 3.0.1. Die Steuerverwaltung bezeichnet ihn als unverbindlichen Service. Daneben gibt es laut BMF viele kostenlose Viewer auf dem Markt.

Bei ZUGFeRD empfiehlt das BMF, auch den XML-Teil anzusehen. Denn weichen PDF-Bild und XML voneinander ab, gilt der XML-Teil. Nur er zählt für den Vorsteuerabzug. Wie Sie Dateien kontrollieren und was eine Fehlermeldung bedeutet, zeigt der Ratgeber E-Rechnung prüfen.

Drei Pflichten sind entscheidend.

1. Aufbewahren. Sie müssen jede erhaltene Rechnung 8 Jahre aufbewahren. Bei einer E-Rechnung zählt mindestens der XML-Teil, unverändert und maschinell auswertbar. Ein Ausdruck oder eine Umwandlung in ein Bildformat reicht nicht. Einzelheiten unter E-Rechnungen archivieren.

2. Auf das richtige Format achten. Nach Ablauf der Übergangsfristen ist eine sonstige Rechnung statt einer vorgeschriebenen E-Rechnung keine ordnungsgemäße Rechnung. Sie berechtigt grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug. Ihr Lieferant kann das aber mit einer E-Rechnung berichtigen, die rückwirkend gilt.

3. Auf Nachfrage vorlegen. Verlangt das Finanzamt eine E-Rechnung, können Sie sie über ELSTER übermitteln (Belegnachreichung zur Steuererklärung).

Eine automatische Verarbeitung schreibt das Gesetz nicht vor. Sie müssen die Rechnung nicht weiter verarbeiten, als es für die Aufbewahrung nötig ist.

Ein einfaches PDF dürfen Ihre Lieferanten Ihnen während der Übergangszeit nur mit Ihrer Zustimmung schicken. Die Zustimmung kann allerdings auch stillschweigend erfolgen, etwa wenn Sie PDF-Rechnungen bisher ohne Widerspruch angenommen haben.

Eine vorgeschriebene E-Rechnung können Sie dagegen nicht ablehnen. Laut BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 haben Sie dann keinen Anspruch auf eine Papier- oder PDF-Rechnung. Der Lieferant hat seine Pflicht erfüllt, wenn er die E-Rechnung ausgestellt hat und seine Versandbemühungen nachweisen kann.

Umgekehrt gilt: Erhalten Sie eine fehlerhafte Datei, können Sie zivilrechtlich eine ordnungsgemäße Rechnung verlangen.

In fünf Schritten sind Sie für den Empfang gerüstet, auch ohne neue Software.

1. Adresse festlegen: Bestimmen Sie ein E-Mail-Postfach, an das Rechnungen gehen sollen. Das kann Ihr bestehendes Postfach sein.
2. Lieferanten informieren: Teilen Sie Ihren Lieferanten diese Adresse mit. Geben Sie im B2B-Bereich keine Leitweg-ID an, sie ist nur für Rechnungen an Behörden nötig.
3. Viewer bereithalten: Testen Sie den kostenlosen Viewer auf ELSTER oder die Lesefunktion Ihres Rechnungsprogramms mit einer ersten XRechnung.
4. Ablage einrichten: Legen Sie fest, wo die XML-Dateien unverändert gespeichert werden, getrennt nach Jahr. Die Frist von 8 Jahren beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
5. Mit dem Steuerberater abstimmen: Klären Sie, in welcher Form Ihr Steuerberater die Rechnungen für die Buchhaltung erhalten soll.

So können Sie E-Rechnungen sofort annehmen, unabhängig davon, wann Sie selbst ausstellen müssen.

Für wenige Rechnungen nicht: E-Mail-Postfach, Viewer und eine geordnete Ablage der XML-Dateien reichen. Bei mehr Rechnungen spart ein Programm Zeit, weil es die Daten direkt übernimmt.

Achten Sie darauf, in welchem Tarif der Empfang enthalten ist. Laut den Preisseiten der Anbieter (Stand: 13. Oktober 2026):

• Schon im Einstiegstarif oder gratis: Lexware Office (ab Tarif S), FastBill (alle Tarife), Papierkram (schon im Gratis-Tarif), SumUp Rechnungen (Upload erhaltener E-Rechnungen), Qonto (Import, E-Mail, Upload), Norman (liest XRechnung und ZUGFeRD).
• Erst in höheren Tarifen: bei sevDesk erst ab dem Tarif Buchhaltung.
• Nicht angegeben: Accountable nennt den Empfang von E-Rechnungen auf seinen Seiten nicht.

Den vollständigen Vergleich der E-Rechnung-Software finden Sie hier. Gratis-Lösungen und ihre Grenzen zeigt E-Rechnung kostenlos.