E-Rechnung prüfen und lesen: Validator, kostenloser ELSTER-Viewer und was Fehlermeldungen bedeuten

Lesen heißt: Sie machen den Inhalt einer E-Rechnung für Menschen sichtbar. Dafür brauchen Sie einen Viewer. Prüfen (validieren) heißt: Ein Programm kontrolliert, ob die Datei technisch und nach den Regeln der Norm EN 16931 korrekt ist. Dafür brauchen Sie einen Validator.

Beides ist seit der Einführung der E-Rechnungspflicht wichtig. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Den Gesamtüberblick finden Sie in unserem Ratgeber zur E-Rechnung.

Die einfachste kostenlose Lösung ist der E-Rechnungsviewer der Steuerverwaltung auf ELSTER. Er stellt die Formate XRechnung und ZUGFeRD lesbar dar. Auf der Seite heißt es: „Sie können hier Ihre E-Rechnung ansehen.“

Zwei Einschränkungen sollten Sie kennen:

• Die Steuerverwaltung nennt ihn einen „unverbindlichen Service“. Er ersetzt keine Prüfung durch einen Validator.
• Der Viewer arbeitet mit der „aktuell gültigen XRechnung Version 3.0.1“, wie die Seite angibt.

Eine XRechnung können Sie ohne Viewer nicht sinnvoll lesen, denn sie enthält kein PDF, nur XML-Code. Das BMF weist darauf hin, dass es neben ELSTER viele kostenlose Viewer auf dem Markt gibt.

Bei einer ZUGFeRD-Rechnung öffnet jedes PDF-Programm den sichtbaren Teil. Das BMF rät trotzdem, auch den XML-Teil anzuzeigen. Denn rechtlich maßgeblich ist das XML: Weichen PDF-Bild und XML voneinander ab, gilt das XML. Mehr dazu im Ratgeber ZUGFeRD.

Ein Validator kontrolliert zwei Dinge: ob die Datei der vorgeschriebenen Syntax entspricht und ob sie die Geschäftsregeln der Norm EN 16931 einhält. Die inhaltliche Kontrolle Ihrer Angaben, etwa des Steuersatzes, ersetzt er nicht.

Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), die die XRechnung herausgibt, veröffentlicht Open-Source-Komponenten: einen Validator und eine Testsuite.

Das BMF empfiehlt kein bestimmtes Prüfprogramm. In seiner FAQ heißt es, es könne „keine bestimmte Validierungsanwendung empfehlen“. Laut einer Meldung der IHK Gera hat das BMF in einer Antwort an Verbände vom 1. September 2026 bestätigt, dass die Validierung nicht verpflichtend ist und der Staat kein eigenes Werkzeug anbietet. Diese Antwort ist kein veröffentlichtes BMF-Schreiben.

Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 unterscheidet drei Fehlerarten. Nur eine davon nimmt der Datei den Status als E-Rechnung.

Ein häufiger Hinweis betrifft das Feld BT-10 (Käuferreferenz). Bei Rechnungen an Behörden steht dort die Leitweg-ID. Im B2B brauchen Sie keine Leitweg-ID; ein leeres Feld ist laut BMF ein Geschäftsregelfehler ohne umsatzsteuerliche Wirkung, und ein Bindestrich („-“) genügt.

Was ein Formatfehler praktisch bedeutet: Nach Ende der Übergangsfristen ist eine „sonstige Rechnung“ an Stelle einer vorgeschriebenen E-Rechnung keine ordnungsgemäße Rechnung. Ihr Kunde hat dann grundsätzlich keinen Vorsteuerabzug. Der Rechnungssteller kann das heilen, indem er eine E-Rechnung schickt, die eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist. Die Berichtigung wirkt auf das Datum der ursprünglichen Rechnung zurück.

Nein. Die Validierung ist keine Voraussetzung für eine gültige Rechnung. Das BMF empfiehlt aber, schon beim Erstellen zu prüfen.

Der Vorteil: Ein sorgfältiger Unternehmer darf sich auf das Ergebnis eines geeigneten Prüfprogramms verlassen, das Format und Geschäftsregeln kontrolliert. Das BMF rät, den Prüfbericht aufzubewahren.

Auch als Empfänger müssen Sie eine E-Rechnung nicht weiter verarbeiten, als es die Aufbewahrung verlangt. Eine automatische Verarbeitung ist nicht vorgeschrieben. Prüfen lohnt sich trotzdem bei Rechnungen, aus denen Sie Vorsteuer ziehen wollen: Sie entdecken so eine Datei, die gar keine E-Rechnung ist, bevor die Übergangsfristen enden.

Was Sie beim Empfang sonst beachten müssen, etwa das passende Postfach, steht im Ratgeber E-Rechnungen empfangen.

1. Format erkennen: Ist es eine reine XML-Datei (meist XRechnung) oder ein PDF mit eingebettetem XML (ZUGFeRD)? Ein einfaches PDF ohne XML ist keine E-Rechnung. Den Unterschied erklärt XRechnung oder ZUGFeRD.
2. Lesbar machen: Öffnen Sie die Datei im ELSTER-Viewer oder in Ihrem Rechnungsprogramm. Bei ZUGFeRD sehen Sie sich auch den XML-Teil an.
3. Validieren: Lassen Sie die Datei durch einen Validator laufen. Ein Formatfehler bedeutet: keine E-Rechnung.
4. Inhalt kontrollieren: Stimmen Pflichtangaben, Beträge und Steuersatz? Stehen sie im XML und nicht nur im PDF-Bild? Hilfreich ist die kostenlose Tabelle von KoSIT und FeRD, die jede umsatzsteuerliche Pflichtangabe einem BT-Feld zuordnet.
5. Aufbewahren: Speichern Sie die Datei unverändert im Originalformat, mindestens den XML-Teil, 8 Jahre lang. Bewahren Sie bei Bedarf auch den Prüfbericht auf.

Findet der Validator einen Fehler, haben Sie als Kunde einen zivilrechtlichen Anspruch auf eine ordnungsgemäße Rechnung. Bitten Sie den Lieferanten um eine korrigierte Datei.

Bei einer ZUGFeRD-Rechnung lohnt ein zusätzlicher Blick: Das sichtbare PDF und die eingebettete XML-Datei sollten dieselben Angaben enthalten. Rechtlich zählt nur der XML-Teil; auch Ihr Vorsteuerabzug richtet sich allein danach.

Achten Sie besonders auf drei Punkte:

• Profil und Version: ZUGFeRD ist erst ab Version 2.0.1 eine E-Rechnung, und die Profile MINIMUM und BASIC-WL sind ausgeschlossen. Erzeugt die Software des Absenders eines dieser Profile, ist die Datei keine E-Rechnung.
• Vollständigkeit: Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im XML stehen. Ein Verweis auf eine unstrukturierte Anlage oder einen Link genügt nicht. Eine PDF-Anlage darf aber Details ergänzen, etwa einen Stundennachweis.
• Abweichungen: Enthält das PDF-Bild andere Angaben als das XML, kann es als zweite Rechnung gelten. Für den Aussteller droht dann eine nach § 14c UStG geschuldete Steuer. Kleine technische Abweichungen wie Rundungen oder abgekürzte Texte werden toleriert.

Verlangt das Finanzamt eine E-Rechnung, können Sie sie über ELSTER nachreichen, im Rahmen der Belegnachreichung zur Steuererklärung.

Viele Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme können eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen empfangen und einlesen. Der Empfang ist aber nicht überall im günstigsten Tarif enthalten. Bei manchen Anbietern brauchen Sie dafür ein Buchhaltungspaket, bei anderen ist er schon im Gratis-Tarif dabei.

Welche Programme E-Rechnungen empfangen und was das kostet, zeigt unser Vergleich der E-Rechnung-Software. Lösungen ohne Grundgebühr finden Sie unter E-Rechnung kostenlos. Für Rechnungen, die Sie selbst schreiben, erklärt der Ratgeber XRechnung, worauf es beim reinen XML-Format ankommt.