PDF-Rechnung in E-Rechnung umwandeln: was zulässig ist, was nicht und welche Wege es gibt

Nur indirekt. Entscheidend ist nicht das PDF, sondern eine XML-Datei nach der Norm EN 16931, die alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthält. Ein Umwandeln ist nur dann eine Lösung, wenn am Ende eine solche vollständige und korrekte XML-Datei steht.

Das Umbenennen, Speichern unter einem anderen Namen oder Versenden per E-Mail macht aus einem PDF keine E-Rechnung. Wie Sie eine E-Rechnung von Anfang an richtig anlegen, erklärt der Ratgeber E-Rechnung erstellen.

Zwei Ergebnisse sind möglich:

• ZUGFeRD: Das PDF bleibt sichtbar, eine XML-Datei wird eingebettet. Zulässig ab Version 2.0.1, nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.
• XRechnung: Es entsteht eine reine XML-Datei, ohne PDF. Für Rechnungen an den Bund ist sie der Normalfall.

Weil das Gesetz seit 2025 ein strukturiertes Format verlangt. § 14 Abs. 1 UStG definiert die E-Rechnung als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Bis Ende 2024 galt ein per E-Mail verschicktes PDF noch als elektronische Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 ist es eine „sonstige Rechnung“, rechtlich wie Papier.

In der Übergangszeit bleibt das PDF mit Zustimmung des Empfängers erlaubt: für Umsätze der Jahre 2025 und 2026 bei Versand bis zum 31. Dezember 2026, für Umsätze 2027 nur, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 nicht über 800.000 € lag. Ab dem 1. Januar 2028 ist im Geschäft zwischen Unternehmen in Deutschland die E-Rechnung Pflicht. Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise sind davon ausgenommen.

Zulässig ist alles, was zu einer korrekten E-Rechnung führt. Problematisch wird es, wenn das XML unvollständig ist oder vom PDF abweicht.

Der Grund für diese Strenge: Bei einer hybriden Rechnung hat der strukturierte Teil Vorrang vor dem PDF-Bild, und der Vorsteuerabzug Ihres Kunden richtet sich allein nach dem XML. Alle Pflichtangaben müssen dort stehen. Eine PDF-Anlage darf Details ergänzen, etwa einen Stundennachweis, ersetzt aber keine Pflichtangabe. Mehr zum hybriden Format im Ratgeber ZUGFeRD.

1. Rechnung im Rechnungsprogramm erfassen. Sie übertragen die Angaben einmal in ein Programm, das XRechnung oder ZUGFeRD ausgibt. Für künftige Rechnungen schreiben Sie dann gleich dort. Das ist der zuverlässigste Weg, weil das Programm PDF und XML aus denselben Daten erzeugt.

2. Programme, die jede Rechnung automatisch als ZUGFeRD ausgeben. Bei manchen Anbietern ist das PDF, das Sie im Programm erstellen, automatisch eine ZUGFeRD-Rechnung. Norman erzeugt laut Hilfe-Center in jedem PDF automatisch eine ZUGFeRD-Datei nach EN 16931, das XML lässt sich separat herunterladen. Bei Qonto ist laut Hilfe-Center jede erstellte Rechnung automatisch eine ZUGFeRD-Rechnung. Beides gilt für Rechnungen, die im Programm entstehen, nicht für ein fremdes PDF.

3. Konverter. Eine Funktion, die ein beliebiges vorhandenes PDF automatisch in eine E-Rechnung umwandelt, ist auf den Preisseiten der Anbieter, die wir ausgewertet haben, nicht beschrieben. Nutzen Sie einen solchen Konverter, prüfen Sie das Ergebnis mit einem Validator und vergleichen Sie XML und PDF. Wie das geht, erklärt E-Rechnung prüfen.

4. Weberfassung der OZG-RE für Rechnungen an den Bund. Sie tippen die Rechnung im Portal ein und laden danach die gültige XML-Datei für Ihr Archiv herunter. Das ist kostenlos, aber nur für Rechnungen an die Bundesverwaltung gedacht.

Finom nennt außerdem eine Umwandlung von ZUGFeRD in XRechnung. Das ist ein Wechsel zwischen zwei E-Rechnungsformaten, kein Umwandeln eines einfachen PDFs.

Kostenlos geht es am ehesten über den Gratis-Tarif eines Rechnungsprogramms: Sie erfassen die Rechnung dort und lassen sie als E-Rechnung ausgeben. Stand: 13. Oktober 2026, laut den Preisseiten der Anbieter:

• sevdesk Kostenlos: 3 Rechnungen oder E-Rechnungen pro Monat, ZUGFeRD und XRechnung.
• SumUp Rechnungen: bis zu 4 selbst erstellte E-Rechnungen pro Monat im Gratis-Abo.
• Accountable Rechnungen Free: unbegrenzte ZUGFeRD- und X-Rechnungen, nur in der Smartphone-App.
• Norman Kostenlos: unbegrenzte E-Rechnungen im Format ZUGFeRD.
• easybill Free: 50 Dokumente pro Monat inklusive E-Rechnung, aber nur 3 Kontakte und Archivgebühren ab 2 € pro Monat.

Die Grenzen dieser Tarife unterscheiden sich stark. Einen Vergleich mit Empfang, Kontingenten und Preisen finden Sie unter E-Rechnung kostenlos.

Sie können die Rechnung berichtigen. Schicken Sie eine E-Rechnung, die eindeutig auf die ursprüngliche PDF-Rechnung verweist. Die Berichtigung wirkt auf das Datum der ursprünglichen Rechnung zurück.

Warum das wichtig ist: Eine sonstige Rechnung an Stelle einer vorgeschriebenen E-Rechnung ist keine ordnungsgemäße Rechnung. Ihr Kunde hat daraus grundsätzlich keinen Vorsteuerabzug. Ohne Berichtigung kann die Finanzverwaltung den Abzug nur „unter Anlegung eines strengen Maßstabes“ zulassen, wenn ihr alle Angaben zur Prüfung vorliegen.

Solange für Sie eine Übergangsregel gilt, ist ein PDF mit Zustimmung des Empfängers noch erlaubt. Auch eine Berichtigung ist dann noch ohne E-Rechnung möglich.

Gehen Sie diese Punkte durch, bevor Sie die Datei verschicken:

• Format: Liegt eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Datei ab Version 2.0.1 vor, und nicht im Profil MINIMUM oder BASIC-WL? Welches Format zu Ihrem Kunden passt, erklärt XRechnung oder ZUGFeRD.
• Pflichtangaben im XML: Stehen alle umsatzsteuerlichen Angaben im strukturierten Teil, nicht nur im PDF-Bild?
• Übereinstimmung: Zeigen PDF und XML dieselben Beträge, Daten und Texte?
• Validierung: Hat ein Validator weder Format- noch Inhaltsfehler gemeldet? Bewahren Sie den Prüfbericht auf.
• Empfänger Bund: Steht die Leitweg-ID im Feld BT-10? Im B2B genügt dort ein Bindestrich. Mehr dazu im Ratgeber XRechnung.
• Archiv: Speichern Sie die XML-Datei unverändert und 8 Jahre lang, wie im Ratgeber E-Rechnung archivieren beschrieben.

Zum Lesen ja: Ein Viewer zeigt eine XRechnung lesbar an, kostenlos etwa der E-Rechnungsviewer der Steuerverwaltung auf ELSTER.

Zum Aufbewahren reicht ein PDF aber nicht. Sie müssen mindestens den XML-Teil der E-Rechnung unverändert, im Originalformat und maschinell auswertbar 8 Jahre aufbewahren. Eine Umwandlung, bei der das XML gelöscht wird, etwa in ein Bildformat, ist nicht zulässig. Den PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung müssen Sie nur zusätzlich aufbewahren, wenn er steuerlich relevante Zusatzinformationen enthält, zum Beispiel Buchungsvermerke.