ZUGFeRD-Rechnung erklärt: hybrides Format, zulässige Versionen und Profile

ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat: In einer einzigen Datei stecken ein PDF, das Menschen lesen können, und eine XML-Datei, die Software automatisch verarbeiten kann. Entwickelt wird es vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) der AWV.

ZUGFeRD ist damit eines der Formate, mit denen Unternehmen die Pflicht zur E-Rechnung erfüllen können. Den Gesamtüberblick über Pflichten, Fristen und Formate finden Sie in unserem Ratgeber zur E-Rechnung.

Der Vorteil gegenüber einem reinen XML-Format: Der Empfänger kann die Rechnung wie gewohnt öffnen und ansehen, auch ohne spezielles Programm. Gleichzeitig kann seine Buchhaltungssoftware die Daten aus dem XML-Teil direkt übernehmen.

Ja, wenn Version und Profil stimmen. Das Bundesfinanzministerium (BMF) erkennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als E-Rechnung an, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Das Gesetz verlangt seit dem 1. Januar 2025 eine Rechnung „in einem strukturierten elektronischen Format“, die eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Zulässig ist jedes Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. ZUGFeRD erfüllt diese Norm erst ab Version 2.0.1; die ursprüngliche Version davor beruhte nicht auf EN 16931.

Die Profile legen fest, wie viele Daten im XML-Teil stehen. Die beiden kleinsten Profile enthalten nicht alle Pflichtangaben und gelten deshalb nicht als E-Rechnung.

Wichtig: Die offiziellen Quellen sagen nur, welche Profile nicht zulässig sind. Dass die übrigen Profile genügen, ist eine Schlussfolgerung daraus, kein Zitat des BMF.

Empfangen müssen Sie E-Rechnungen, also auch ZUGFeRD-Rechnungen, seit dem 1. Januar 2025. Das gilt für jedes Unternehmen in Deutschland, ohne Übergangsfrist, auch für Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.

Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen. Pflicht ist dabei immer die E-Rechnung, nicht ZUGFeRD selbst: Sie können auch eine XRechnung schicken.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen dauerhaft sonstige Rechnungen schreiben. Auch Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise sind ausgenommen. Eine ZUGFeRD-Rechnung dürfen Sie aber schon heute freiwillig schicken, ohne Zustimmung Ihres Geschäftskunden in Deutschland. Alle Fristen stehen auf der Seite zur E-Rechnungspflicht.

Mindestens Version 2.0.1. Ältere ZUGFeRD-Dateien der ersten Generation sind keine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes, weil sie nicht auf der Norm EN 16931 aufbauen.

Für Rechnungen an die Bundesverwaltung gilt eine strengere Vorgabe: Dort ist ZUGFeRD nur ab Version 2.2 im Profil XRECHNUNG als Alternative zur XRechnung vorgesehen, und auch nur, wenn die Vorgaben der E-Rechnungsverordnung und der Plattform eingehalten werden.

In der Praxis bedeutet das: Prüfen Sie in Ihrem Rechnungsprogramm, welche Version und welches Profil es erzeugt. Steht dort MINIMUM oder BASIC-WL, reicht die Datei nicht.

Es zählt der XML-Teil. Weichen PDF-Ansicht und XML-Daten voneinander ab, hat der strukturierte Teil Vorrang. Früher war es umgekehrt.

Daraus folgen drei Regeln:

• Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im XML stehen. Ein Verweis auf eine unstrukturierte Anlage oder auf eine externe Website genügt nicht.
• Der Vorsteuerabzug richtet sich nur nach dem strukturierten Teil.
• Enthält das PDF-Bild andere Angaben als das XML (etwa nach einer Manipulation), kann es als zweite Rechnung gelten. Dann droht nach § 14c UStG eine zusätzlich geschuldete Umsatzsteuer. Kleine technische Abweichungen wie Rundungen oder abgekürzte Texte werden toleriert.

Eine PDF-Anlage darf zusätzliche Details liefern, zum Beispiel einen Stundennachweis. Die Pflichtangaben selbst gehören aber in den XML-Teil.

Zwischen Unternehmen in Deutschland (B2B) reicht ZUGFeRD ab Version 2.0.1 in einem zulässigen Profil. Welches Format Sie verwenden, ist eine zivilrechtliche Frage, die Sie mit Ihrem Kunden klären.

Bei Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich die XRechnung gefordert. ZUGFeRD geht dort nur im Profil XRECHNUNG ab Version 2.2. Die Bundesländer haben eigene Regeln.

Den direkten Vergleich beider Formate lesen Sie unter XRechnung oder ZUGFeRD. Alles zum rein strukturierten Format steht im Ratgeber zur XRechnung.

Am einfachsten mit einem Rechnungsprogramm, das ZUGFeRD ausgibt. Sie erfassen die Rechnung wie gewohnt, das Programm erzeugt PDF und XML gemeinsam in einer Datei. Weil beide Teile aus denselben Daten entstehen, vermeiden Sie Abweichungen zwischen PDF-Bild und XML.

Mehrere Anbieter erzeugen ZUGFeRD-Rechnungen auch in einem kostenlosen Tarif, meist mit einer Grenze pro Monat oder bei der Zahl der Kontakte. Einen Überblick gibt unser Vergleich E-Rechnung kostenlos. Prüfen Sie bei jedem Programm, welche ZUGFeRD-Version und welches Profil es ausgibt.

Ein selbst gestaltetes PDF aus Word oder einem anderen Textprogramm ist keine ZUGFeRD-Rechnung, solange keine XML-Datei nach EN 16931 eingebettet ist. Es bleibt eine „sonstige Rechnung“.

Worauf Sie beim Erstellen achten sollten, erklärt der Ratgeber E-Rechnung erstellen. Wie Sie aus einer bestehenden PDF-Rechnung eine E-Rechnung machen, lesen Sie unter PDF in E-Rechnung umwandeln. Welche Programme ZUGFeRD unterstützen und was sie kosten, zeigt unser Vergleich der E-Rechnung-Software.

Das PDF öffnen Sie mit jedem PDF-Programm. Das BMF rät aber, auch den XML-Teil anzusehen, weil nur er rechtlich zählt.

Kostenlos geht das mit dem E-Rechnungsviewer der Steuerverwaltung auf ELSTER, der XRechnung und ZUGFeRD lesbar darstellt. Ob die Datei formal korrekt ist, zeigt ein Validator. Eine Prüfung ist keine gesetzliche Pflicht, wird aber empfohlen.

Schritt für Schritt erklärt das unser Ratgeber E-Rechnung prüfen.

Mindestens den XML-Teil, unverändert und maschinell auswertbar, 8 Jahre lang. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Das PDF müssen Sie nach den GoBD nur zusätzlich aufbewahren, wenn es steuerlich relevante Zusatzinformationen enthält, zum Beispiel Buchungsvermerke oder eine qualifizierte elektronische Signatur. Wandeln Sie die Datei nicht so um, dass der XML-Teil verloren geht.

Mehr dazu im Ratgeber E-Rechnung archivieren.