Papierkram im Überblick: E-Rechnungen gratis empfangen, ab S ausstellen

Papierkram ist ein Programm für Rechnungen, Belege, Banking und Buchhaltung. Es richtet sich an Gründer, Kleinunternehmer, nebenberuflich Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen. In unserem Vergleich der E-Rechnung-Software steht es für den kostenlosen Empfang von E-Rechnungen.

Die Preisseite beschreibt den Tarif Free als „Basisfunktionen zum Nulltarif“ und „ideal für nebenberufliche Gründer:innen“. Darüber liegen die Tarife S, M und L. Preise netto zzgl. MwSt., Stand: 13. Oktober 2026.

Papierkram nennt außerdem EÜR, BWA und die Umsatzsteuervoranmeldung „monatlich, vierteljährlich, jährlich“, ein Kundenportal für den Versand per Link und eine App. Diese Funktionen sind für Unternehmen in Deutschland ausgelegt.

Empfangen ja, schon gratis. Beim Ausstellen ist die Preisseite nicht eindeutig.

Empfangen: „E-Rechnungen, XRechnungen, ZUGFeRD-Rechnungen empfangen“ ist ab Free enthalten. Damit erfüllen Sie die Empfangspflicht, die seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen in Deutschland gilt, auch für Kleinunternehmer, ohne etwas zu zahlen. Mehr in unserem Ratgeber zum E-Rechnung-Empfang.

Ausstellen: Die Tabelle hakt „E-Rechnungen erstellen“ als „In Free enthalten“ an, „XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen erstellen“ aber erst ab S. Was Free beim Ausstellen genau erzeugt, bleibt offen. Rechnen Sie damit, dass Sie für XRechnung und ZUGFeRD den Tarif S brauchen, und prüfen Sie die erste Rechnung mit einem kostenlosen Validator.

Zur Einordnung: Ausstellen müssen regelbesteuerte Unternehmen E-Rechnungen an inländische Geschäftskunden für Umsätze ab 2027, wenn ihr Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, sonst ab 2028. Bis dahin bleiben Papier oder, mit Zustimmung, PDF erlaubt.

Free kostet 0,00 €. Der erste Bezahltarif S kostet 12,90 €/Monat bei jährlicher Zahlung („Jährlich -20%“) oder 15,90 € bei monatlicher, netto. Stand: 13. Oktober 2026.

Weitere Benutzer kosten 2,90 € pro Monat bei monatlicher und 2,32 € bei jährlicher Zahlung; im Tarif M sind höchstens 5 möglich, in L unbegrenzt viele. Die Preise von M und L haben wir nicht erfasst.

Free hat klare Grenzen: 100 MB Speicher, keine Mahnungen, keine Abschlagsrechnungen, kein DATEV-Export und keine „GoBD-zertifizierte Buchhaltung“. Wie Free im Vergleich zu anderen Gratistarifen abschneidet, zeigt unser Vergleich kostenloser Rechnungsprogramme.

Ja, Papierkram passt gut zu Kleinunternehmern. Die Kleinunternehmerregelung lässt sich schon in Free aktivieren, und der Empfang von E-Rechnungen ist dort enthalten.

Das entspricht genau den Pflichten nach § 19 UStG: Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen, aber nicht ausstellen; ihre Rechnungen dürfen dauerhaft „sonstige Rechnungen“ sein (§ 34a UStDV). Kleinunternehmer ist seit 2025, wer im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € Umsatz hat. Deshalb ist Papierkram unsere Wahl im Vergleich der Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer.

Denken Sie an die Aufbewahrung: Eingehende E-Rechnungen sind 8 Jahre aufzubewahren, mindestens der XML-Teil im Originalformat. Bei 100 MB Speicher in Free sollten Sie den Platz im Blick behalten.

Einige Punkte gelten unabhängig vom Programm:

• PDF ist keine E-Rechnung. Seit 2025 ist eine einfache PDF eine „sonstige Rechnung“. Erlaubt bleibt sie in der Übergangszeit mit Zustimmung des Kunden; Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen bis 250 € dürfen dauerhaft „sonstige Rechnungen“ sein.
• Format prüfen. Eine Datei mit Formatfehler gilt nicht als E-Rechnung. Prüfen Sie die erste XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung mit einem Validator; das Bundesfinanzministerium empfiehlt die Validierung.
• XML aufbewahren. Beim Archivieren muss der XML-Teil erhalten bleiben; eine Umwandlung, bei der er verloren geht, ist nicht zulässig. Mehr in unserem Ratgeber zum Archivieren.
• Speicher planen. In Free stehen 100 MB zur Verfügung. Wer viele Belege mit Anhängen erhält, sollte früh an S denken.

Papierkram passt, wenn Sie:

• nebenberuflich gründen oder Kleinunternehmer sind;
• E-Rechnungen kostenlos empfangen wollen;
• später eine Buchhaltung mit DATEV-Export im selben Programm wollen;
• im Team arbeiten und günstige zusätzliche Benutzer brauchen.

Papierkram passt weniger, wenn Sie:

• sofort und kostenlos XRechnungen an Geschäftskunden oder Behörden ausstellen müssen;
• viele Belege speichern und mit 100 MB nicht auskommen;
• Mahnungen oder Abschlagsrechnungen brauchen und keinen Bezahltarif wollen;
• ein Unternehmen außerhalb Deutschlands führen.

• FastBill: Senden und Empfangen von XRechnung und ZUGFeRD in allen Tarifen, ab 9 €/Monat bei jährlicher Zahlung.
• Accountable: unbegrenzte ZUGFeRD- und X-Rechnungen gratis, aber nur in der Smartphone-App.
• sevdesk: 3 E-Rechnungen pro Monat gratis, Empfang erst ab Buchhaltung.
• Lexware Office: Empfang in allen Versionen, Rechnungen ab M (12,90 €/Monat).

Alle Programme im Überblick: unser Vergleich der E-Rechnung-Software.

Für den Empfang ja, und zwar kostenlos: Kaum ein anderes Programm nennt den Empfang von XRechnung und ZUGFeRD so klar im Gratistarif. Für das Ausstellen beider Formate sollten Sie mit dem Tarif S für 12,90 €/Monat rechnen. Für Kleinunternehmer und nebenberufliche Gründer ist Papierkram damit ein guter Einstieg, der später mit dem Geschäft mitwachsen kann.