Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer und Freiberufler: welche Software passt zu § 19 UStG?

Kleinunternehmer brauchen ein Rechnungsprogramm, das Rechnungen ohne Umsatzsteuer mit dem passenden Hinweis schreibt und E-Rechnungen von Lieferanten empfangen kann. Das Ausstellen von E-Rechnungen ist für sie freiwillig. Diese Seite vertieft unseren Vergleich der E-Rechnung-Software für diese Gruppe.

Unsere Reihenfolge beruht auf Kriterien, die wir am 13. Oktober 2026 auf den Preisseiten und Hilfe-Seiten der Anbieter erfasst haben: dokumentierte Kleinunternehmer-Einstellung, Empfang von E-Rechnungen im günstigsten Tarif, Preis, Gratistarif, Funktionen für später (Mahnungen, DATEV-Export, EÜR). Wir haben die Programme nicht selbst getestet; es handelt sich um eine Auswertung der veröffentlichten Angaben.

Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen ihre Rechnungen dauerhaft als „sonstige Rechnung“ schreiben, also auf Papier oder als PDF (§ 34a UStDV). Eine Frist dafür gibt es nicht. Empfangen müssen sie E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025 wie alle Unternehmen.

Seit dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 dürfen Kleinunternehmer einer inländischen Firma eine E-Rechnung auch ohne deren Zustimmung schicken; das Schreiben vom 18. März 2025 verlangte sie noch. Für eine PDF per E-Mail bleibt die Zustimmung des Empfängers nötig, sie kann aber auch stillschweigend erfolgen.

Einige Kammerseiten schreiben, ab 2028 müssten auch Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen. Das widerspricht § 34a UStDV und der FAQ des Bundesfinanzministeriums. Wer zur Regelbesteuerung wechselt, muss ab dann E-Rechnungen ausstellen. Alle Einzelheiten stehen im Ratgeber E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Kleinunternehmer ist seit dem 1. Januar 2025, wer im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € Gesamtumsatz hat (§ 19 Abs. 1 UStG). Die Umsätze sind seitdem steuerfrei.

Wichtig für Ihr Programm: Wird die Grenze von 100.000 € im laufenden Jahr überschritten, endet die Befreiung schon mit dem Umsatz, der die Grenze überschreitet. Ab dann schreiben Sie Rechnungen mit Umsatzsteuer, und für Geschäftskunden gelten die Fristen der E-Rechnungspflicht.

Wählen Sie deshalb ein Programm, das beides kann. FastBill, Lexware Office (ab M) und Papierkram (ab S) stellen XRechnung und ZUGFeRD aus; Norman nur ZUGFeRD.

Für Kleinunternehmer gelten nach § 34a UStDV vereinfachte Pflichtangaben:

• Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden;
• Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer;
• das Ausstellungsdatum;
• Menge und Art der Leistung;
• den Gesamtbetrag mit einem Hinweis auf die Steuerbefreiung als Kleinunternehmer.

Für den Hinweis reicht laut BMF-Schreiben vom 18. März 2025 eine klare, übliche Formulierung wie „steuerfreier Kleinunternehmer“. Ein Rechnungsprogramm mit Kleinunternehmer-Einstellung setzt diesen Hinweis automatisch und lässt die Umsatzsteuer weg.

Rechnungen bis 250 € brutto (Kleinbetragsrechnungen) dürfen von allen Unternehmen immer als „sonstige Rechnung“ ausgestellt werden. Bewahren Sie jede Rechnung 8 Jahre auf, auch als Kleinunternehmer; mehr in unserem Ratgeber zum Archivieren.

Freiberufler sind Unternehmer im Sinne der E-Rechnungspflicht. Sind Sie Kleinunternehmer, gilt alles oben Gesagte. Sind Sie regelbesteuert, müssen Sie für Geschäftskunden im Inland E-Rechnungen ausstellen, spätestens für Umsätze ab dem 1. Januar 2028.

Für regelbesteuerte Freiberufler passen FastBill (Senden und Empfangen in allen Tarifen) und Norman (unbegrenzte ZUGFeRD-Rechnungen gratis). Wer viel für Behörden arbeitet, braucht die XRechnung; den Unterschied erklärt unser Ratgeber XRechnung oder ZUGFeRD.

Nicht unbedingt eine große. Mehrere Rechnungsprogramme bieten die Buchhaltung als nächste Stufe an:

• Norman: jährliche EÜR ab Klein (12 €/Monat);
• Accountable: Jahresabschluss nur für Kleinunternehmer im Tarif Buchhaltung (19,90 €);
• Papierkram: EÜR, UStVA und BWA, „GoBD-zertifizierte Buchhaltung“ ab S;
• Lexware Office: EÜR und GuV ab L (21,90 €), aber keine USt-VA für Kleinunternehmer;
• FastBill: Vorbuchhaltung und Export für den Steuerberater ab Solo.

Welche Abschlüsse Sie abgeben müssen, klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater. Einen breiteren Überblick gibt unser Vergleich der Buchhaltungssoftware.

Beide haben eigene Seiten für Kleinunternehmer, passen aber weniger gut zum Pflicht-Empfang:

• sevdesk verweist auf eine Seite „Rechnungsprogramm Kleinunternehmer“, deren Inhalt wir nicht geprüft haben. Den Empfang von E-Rechnungen gibt es erst im Tarif Buchhaltung (25,90 €/Monat Normalpreis). Der Gratistarif erlaubt 3 Rechnungen pro Monat.
• easybill beschreibt Rechnungen ohne Umsatzsteuer für Kleinunternehmen. Der Gratistarif ist auf 3 Kontakte begrenzt, der Empfang beginnt mit Starter (9 €/Monat jährlich, plus Archivgebühr).

Wer vor allem nichts zahlen will, findet alle Gratistarife in unserem Vergleich kostenloser Rechnungsprogramme.