XRechnung oder ZUGFeRD? Die Unterschiede und welches Format Sie für B2B und Behörden brauchen

Der Hauptunterschied liegt in der Dateiform: Die XRechnung besteht nur aus strukturierten XML-Daten. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein lesbares PDF, in das eine XML-Datei eingebettet ist.

Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931 und gelten damit als E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG. Für ZUGFeRD gilt das ab Version 2.0.1 und nicht für jedes Profil. Den Gesamtrahmen der Reform erklärt unser Ratgeber zur E-Rechnung.

Rechtlich zählt in beiden Fällen nur der strukturierte Teil. Weicht bei ZUGFeRD das PDF-Bild vom XML ab, hat das XML Vorrang. Der Vorsteuerabzug richtet sich ebenfalls nur nach dem XML.

Das hängt vom Empfänger ab. Im Geschäft zwischen Unternehmen in Deutschland können Sie frei wählen, bei Rechnungen an den Bund ist die XRechnung der Normalfall.

Im B2B ist das Format eine zivilrechtliche Frage, die Sie mit Ihrem Kunden klären. Das Gesetz verlangt nur ein strukturiertes Format nach EN 16931 oder ein vereinbartes Format, aus dem sich alle Pflichtangaben vollständig in ein normkonformes Format übertragen lassen. Auch andere europäische Formate wie Factur-X aus Frankreich oder Peppol-BIS Billing sind zulässig, wenn sie der Norm entsprechen.

Im B2G mit dem Bund gilt die E-Rechnungsverordnung (ERechV). Dort ist grundsätzlich die XRechnung vorgesehen, mit Leitweg-ID und Versand über die Plattform OZG-RE. ZUGFeRD wird nur im Profil XRECHNUNG ab Version 2.2 akzeptiert. Die Bundesländer haben eigene Regeln.

Wichtig für die Übergangszeit: Pflicht ist die E-Rechnung, nicht ein bestimmtes Format. Für Umsätze der Jahre 2025 und 2026 dürfen alle Unternehmen bis zum 31. Dezember 2026 noch Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF schicken. Für Umsätze im Jahr 2027 gilt das nur noch, wenn der Gesamtumsatz des Vorjahres 800.000 € nicht überschritten hat. Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle betroffenen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen, ob als XRechnung oder ZUGFeRD. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen dauerhaft befreit. Die Fristen im Detail stehen auf der Seite zur E-Rechnungspflicht.

Ausgeschlossen sind nur die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Das schreiben das BMF in seiner FAQ und das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025. Diese beiden Profile enthalten nicht alle Pflichtangaben im XML-Teil.

Eine offizielle Liste der zulässigen Profile gibt es nicht. Daraus folgt: Die übrigen Profile (BASIC, EN 16931, früher COMFORT, EXTENDED und XRECHNUNG) sind nicht ausgeschlossen. Das ist eine Schlussfolgerung, kein Zitat des BMF.

Außerdem muss die Version stimmen. Erst ab Version 2.0.1 beruht ZUGFeRD auf der Norm EN 16931. Dateien der ersten Generation sind keine E-Rechnung.

Mehr zu Versionen und Profilen lesen Sie im Ratgeber ZUGFeRD.

Rechtlich ist keines der beiden Formate besser. Beide sind vollwertige E-Rechnungen, wenn sie der Norm entsprechen. Die Wahl ist eine praktische Frage.

ZUGFeRD passt, wenn:

• Ihre Kunden kleine Betriebe ohne Buchhaltungssoftware sind und die Rechnung einfach am Bildschirm lesen wollen;
• Sie nicht wissen, welche Software Ihre Kunden verwenden;
• Sie während der Übergangszeit Kunden haben, die noch kein E-Rechnungs-Programm nutzen. Sie sehen dann wenigstens das PDF.

XRechnung passt, wenn:

• Sie an die Bundesverwaltung oder andere öffentliche Auftraggeber liefern;
• Ihr Kunde ausdrücklich eine XRechnung verlangt, etwa weil seine Software sie direkt verarbeitet;
• Sie Doppelungen zwischen PDF-Bild und Daten ausschließen wollen. Bei ZUGFeRD kann ein abweichendes PDF-Bild als zweite Rechnung gelten, mit dem Risiko einer nach § 14c UStG geschuldeten Steuer.

Viele Rechnungsprogramme erzeugen beide Formate. Dann können Sie je Kunde entscheiden. Welche Programme das können, zeigt unser Vergleich der E-Rechnung-Software.

Ja, in der Praxis schon. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, ohne Übergangsfrist, auch Kleinunternehmer. Ihr Lieferant entscheidet sich für ein zulässiges Format, und Sie haben keinen Anspruch auf eine Papier- oder PDF-Rechnung als Ersatz.

Für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach. Zum Lesen brauchen Sie bei der XRechnung einen Viewer. Kostenlos ist der E-Rechnungsviewer der Steuerverwaltung auf ELSTER, der XRechnung und ZUGFeRD darstellt. Bei ZUGFeRD rät das BMF, auch den XML-Teil anzusehen, weil nur er zählt.

Wie Sie eingehende Dateien öffnen und auf Fehler prüfen, erklärt der Ratgeber E-Rechnung prüfen. Alles zum Posteingang lesen Sie unter E-Rechnungen empfangen.

Für beide Formate gelten dieselben Regeln. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 unterscheidet drei Fehlerarten:

• Formatfehler: Die Datei entspricht nicht der vorgeschriebenen Syntax. Dann ist sie keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“. Nach Ende der Übergangsfristen berechtigt sie Ihren Kunden grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug.
• Geschäftsregelfehler: Eine Prüfregel der Norm ist verletzt. Ein Beispiel ohne umsatzsteuerliche Folgen ist das leere Feld BT-10 (Käuferreferenz) im B2B.
• Inhaltsfehler: Eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe fehlt oder ist falsch. Dann ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß, ganz gleich in welchem Format.

Bei ZUGFeRD kommt ein eigenes Risiko hinzu: Alle Pflichtangaben müssen im XML-Teil stehen. Was nur im PDF-Bild steht, zählt nicht. Ein Verweis auf eine unstrukturierte Anlage oder einen Link auf eine Website genügt ebenfalls nicht.

Eine Validierung vor dem Versand ist keine gesetzliche Pflicht, das BMF empfiehlt sie aber. Ein sorgfältiges Unternehmen darf sich auf das Ergebnis eines geeigneten Prüfprogramms verlassen; bewahren Sie den Prüfbericht auf. Ein bestimmtes Programm empfiehlt das BMF nicht.

Am einfachsten mit einem Rechnungsprogramm, das das gewünschte Format ausgibt. Sie erfassen die Rechnung einmal, das Programm erzeugt XML oder PDF mit XML.

Ein selbst gestaltetes PDF ist keines von beiden. Es bleibt eine „sonstige Rechnung“, auch wenn es per E-Mail verschickt wird. Für Rechnungen an den Bund gibt es zusätzlich die kostenlose Weberfassung auf der Plattform OZG-RE, die eine gültige XML-Datei erzeugt.

Achten Sie bei ZUGFeRD auf Version und Profil: Erzeugt Ihr Programm MINIMUM oder BASIC-WL, ist die Datei keine E-Rechnung. Alle Schritte und typischen Fehler beschreibt der Ratgeber E-Rechnung erstellen. Mehr zum reinen XML-Format steht im Ratgeber XRechnung.