Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht: wann Papier oder PDF erlaubt bleibt

Die E-Rechnungspflicht betrifft nur Umsätze zwischen zwei in Deutschland ansässigen Unternehmen, für die umsatzsteuerlich eine Rechnung vorgeschrieben ist. Alles andere ist ausgenommen, und selbst innerhalb dieses Bereichs gibt es drei dauerhafte Ausnahmen.

Ab wann die Pflicht für alle anderen gilt, erklärt der Ratgeber zur E-Rechnungspflicht. Die Ausnahmen in dieser Tabelle gelten unabhängig von den Übergangsfristen, also auch nach dem 1. Januar 2028.

Wichtig: Diese Ausnahmen betreffen das Ausstellen. Empfangen können muss jedes inländische Unternehmen eine E-Rechnung seit dem 1. Januar 2025, auch ein Kleinunternehmer.

Nein. Das BMF schreibt in seiner FAQ ausdrücklich, dass private Endverbraucher von den Regelungen nicht betroffen sind. Eine E-Rechnung an einen Privatkunden dürfen Sie nur mit dessen Zustimmung schicken.

Ein Sonderfall sind Bauleistungen an Privatpersonen, also Arbeiten im Zusammenhang mit einem Grundstück. Hier ist eine Rechnung vorgeschrieben, Papier ist aber erlaubt. Eine E-Rechnung oder ein PDF geht nur mit Zustimmung des Kunden.

Nicht immer ist klar, ob ein Kunde privat oder als Unternehmer kauft. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 schützt den Aussteller: Wer nicht wusste und bei der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns nicht wissen konnte, dass der Kunde als Unternehmer handelt, dem wird nichts vorgeworfen. Ein Hinweis auf einen Unternehmer kann sein, dass der Kunde seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angibt.

Beim Ausstellen ja, beim Empfangen nein. Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG dürfen nach § 34a Satz 4 UStDV immer sonstige Rechnungen sein, also Papier oder, mit Zustimmung, ein PDF. Diese Ausnahme hat kein Enddatum.

Kleinunternehmer ist, wer im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € Gesamtumsatz hat. Wer zur Regelbesteuerung wechselt, muss ab dann E-Rechnungen ausstellen, wenn die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind.

Einzelheiten, Pflichtangaben und Sonderfälle stehen im Ratgeber E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 € brutto nicht übersteigt, dürfen immer als sonstige Rechnung ausgestellt werden (§ 33 Satz 4 UStDV). Typisch sind Quittungen und Kassenbons.

Maßgeblich ist der Gesamtbetrag der Rechnung, auch wenn sie mehrere Leistungen umfasst. Wer mehrere Leistungen auf einer Rechnung zusammenfasst und damit über 250 € liegt, fällt nicht mehr unter die Ausnahme.

Was gilt bei Barzahlungen über 250 €, etwa für ein Geschäftsessen oder einen Einkauf im Baumarkt? Nach Ablauf der Übergangsfristen ist dann eine E-Rechnung fällig. Das BMF schlägt vor: vor Ort einen Kassenbon ausgeben und danach eine E-Rechnung als Rechnungsberichtigung per E-Mail schicken. Ein BMF-Schreiben vom 17. März 2026 zu Kassensystemen bestätigt dieses Vorgehen, wenn die E-Rechnung in einem unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang folgt.

Nein. Fahrausweise für die Beförderung von Personen, die als Rechnung gelten, dürfen immer als sonstige Rechnung ausgestellt werden (§ 34 Abs. 1 Satz 2 UStDV). Das gilt zum Beispiel für Bahn- oder Bustickets, die Sie auf Dienstreisen kaufen.

Wie bei Kleinbetragsrechnungen gilt diese Ausnahme ohne Enddatum, also auch nach Ablauf aller Übergangsfristen am 31. Dezember 2027. Sie betrifft nur Fahrausweise für die Beförderung von Personen, die als Rechnung gelten.

Das hängt von der Art der Steuerbefreiung ab.

• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG (zum Beispiel steuerfreie Finanzdienstleistungen oder die steuerfreie Vermietung von Grundstücken): Hier besteht keine umsatzsteuerliche Rechnungspflicht, also auch keine E-Rechnungspflicht.
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 1 bis 7 UStG (zum Beispiel eine innergemeinschaftliche Lieferung an die EU-Niederlassung eines deutschen Unternehmens): Die E-Rechnung ist trotzdem Pflicht.
• Gemischte Rechnungen, teils steuerpflichtig und teils nach § 4 Nr. 8 bis 29 steuerfrei: E-Rechnung Pflicht.
• Umsätze, für die auf die Steuerbefreiung verzichtet wurde (Option nach § 9 UStG): E-Rechnung Pflicht.

Achtung, eine Steuerbefreiung beim Kunden ändert nichts: Ein Arzt oder Vermieter, der nur steuerfreie Umsätze ausführt, ist trotzdem Unternehmer. Er muss E-Rechnungen empfangen, und seine Lieferanten müssen sie ihm nach Ablauf der Übergangsfristen ausstellen.

Vereine sind nur mit ihrem unternehmerischen Bereich betroffen. Dort müssen sie E-Rechnungen empfangen und ausstellen. Für den nichtunternehmerischen, ideellen Bereich gilt weder eine Pflicht zum Empfang noch zum Ausstellen. Rechnungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind, bleiben zwar vorgeschrieben, eine sonstige Rechnung ist dann aber erlaubt.

Ausländische Partner: Ist eine Seite nicht in Deutschland ansässig, gibt es keine E-Rechnungspflicht. Papier ist erlaubt, eine elektronische Rechnung mit Zustimmung. Ein ausländisches Unternehmen, das in Deutschland nur umsatzsteuerlich registriert ist und keine Betriebsstätte hat, ist ebenfalls nicht betroffen. Es kann das auf seiner Rechnung angeben, und der Kunde darf sich darauf verlassen.

Behörden: Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes müssen schon seit dem 27. November 2020 elektronisch sein, nach der E-Rechnungsverordnung. Ausgenommen sind dort nur Direktaufträge bis 1.000 €. Diese Regeln gelten neben dem Umsatzsteuergesetz. Mehr dazu im Ratgeber zur XRechnung.

Einige Fälle werden oft für Ausnahmen gehalten, sind es aber nicht. Laut BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 gilt die E-Rechnungspflicht auch für:

• Gutschriften zwischen inländischen Unternehmen;
• Umsätze mit Umkehr der Steuerschuldnerschaft (§ 13b UStG), wenn beide Seiten in Deutschland ansässig sind;
• Umsätze unter der Differenzbesteuerung, der Reisebesteuerung oder der Durchschnittssatzbesteuerung für Land- und Forstwirte;
• Rechnungen an einen Kunden, der Kleinunternehmer ist.

Auch nebenberuflich tätige Unternehmer sind nicht ausgenommen. Die genauen Rechtsgrundlagen und Randnummern finden Sie im Ratgeber zum BMF-Schreiben zur E-Rechnung. Einen Überblick über Formate und Ablauf gibt der Ratgeber zur E-Rechnung.