Kassensystem für kleine Betriebe: welche Kasse, welche Pflichten, welche Kosten?

Für kleine Geschäfte, Cafés und Handwerksbetriebe kommen drei Lösungen in Frage:

• Die Touchscreen-Kasse (All-in-one): Bildschirm, Kassensoftware und auf Wunsch Bondrucker, Kassenschublade und Barcode-Scanner. Beispiel, erfasst am 21.10.2026: die SumUp Kasse für 399 € zzgl. MwSt., von SumUp als TSE-Kasse beschrieben, mit vorinstallierter kostenloser Kassensoftware.
• Die Kassen-App auf Tablet oder Smartphone mit einem Kartenleser: der günstigste Einstieg. Die PayPal Point of Sale-App ist kostenlos, der PayPal Reader kostet für neue Geschäftskunden ab 29 € zzgl. MwSt.
• Das Kartenterminal allein, wenn Sie nur Kartenzahlungen annehmen und keine Artikel, Bestände oder Barumsätze verwalten müssen. Ein Kartenterminal ersetzt keine Kasse. Preise und Gebühren vergleichen wir auf der Seite Kartenterminal.

Heute nicht. Sie dürfen Barumsätze mit einer offenen Ladenkasse erfassen, also ohne elektronisches System. Sobald Sie aber eine elektronische Kasse einsetzen, gelten drei Pflichten aus § 146a der Abgabenordnung:

Wer ein solches System nicht oder nicht richtig verwendet oder nicht richtig schützt, riskiert eine Geldbuße von bis zu 25 000 Euro (§ 379 AO). Alle Einzelheiten zur TSE und zur Meldung stehen in unserem Ratgeber TSE-Kasse.

Wahrscheinlich, aber noch nicht beschlossen. Das Bundeskabinett hat am 23.09.2026 den Gesetzentwurf des Bundesfinanzministeriums angenommen. Laut BMF sieht er vor:

• eine Kassenpflicht ab dem 1. Januar 2028 für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 100.000 Euro;
• eine Ausnahme für Steuerpflichtige mit Barumsätzen unter 12.000 Euro im Jahr;
• weitere Befreiungen per Verordnung, etwa für Vertrauenskassen, die Direktvermarktung in Landwirtschaftsbetrieben sowie Wochen- und Jahrmärkte;
• den digitalen Beleg statt Papierbon, ebenfalls ab 2028.

Der Koalitionsvertrag nannte noch den 1. Januar 2027. Am 21.10.2026 ist der Entwurf im parlamentarischen Verfahren; laut IHK besteht noch kein unmittelbarer Handlungsbedarf. Wer jetzt eine Kasse kauft, wählt am besten gleich ein System mit TSE.

Zwei Posten zählen: die Hardware, einmal bezahlt, und die Gebühren für Kartenzahlungen, bei jedem Verkauf. Preise laut Herstellerseiten, erfasst am 21.10.2026:

Bei den Kartengebühren liegen die Tarife ohne Grundgebühr zwischen 1,29 % (myPOS One, Girocard und EWR-Karten) und 1,39 % (SumUp, PayPal). Mit einem Monatsabo ab 19 € sinkt die Gebühr auf 0,79 bis 0,89 %. Die Rechnung im Detail steht in unserem Vergleich der Kartenterminals.

Vier Fragen reichen, um die Angebote zu sortieren:

• Nehmen Sie Bargeld an? Dann brauchen Sie eine Kasse mit TSE oder eine ordentlich geführte offene Ladenkasse. Nur Kartenzahlung: Ein Kartenterminal kann genügen.
• Wie hoch ist Ihr Umsatz? Über 100.000 Euro Gesamtumsatz betrifft Sie voraussichtlich die geplante Kassenpflicht ab 2028.
• Gastronomie oder Handel? In der Gastronomie zählen Tischverwaltung und Küchenbon. SumUp beschreibt seine Kasse für Café, Restaurant, Bäckerei und Einzelhandel.
• Wie viel nehmen Sie per Karte ein? Unter rund 3.500 € im Monat ist ein Tarif ohne Grundgebühr meist günstiger, darüber lohnt sich das Abo (Schwelle laut SumUp-Preisseite).

Ihre Rechnungen an Geschäftskunden laufen getrennt davon über die E-Rechnung, die seit 2025 schrittweise Pflicht wird.