E-Rechnungspflicht: Ab wann Sie E-Rechnungen empfangen und ausstellen müssen

Die Pflicht kommt in zwei Stufen: Empfangen müssen Sie E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025, ohne Übergangsfrist. Ausstellen müssen Sie sie bei Umsätzen an andere inländische Unternehmen erst nach Ablauf der Übergangsregeln, also ab 2027 oder ab 2028, je nach Umsatz.

Die Grundlagen, Formate und Begriffe erklärt unser Ratgeber zur E-Rechnung. Die Fristen selbst stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Stand 13. Oktober 2026 ist dieser Text unverändert, ein Gesetz zur Verschiebung gibt es nicht.

Quellen: § 27 Abs. 38 UStG und FAQ des Bundesfinanzministeriums (BMF), Frage 11 und 12, Stand März 2026. Ausnahmen wie Kleinunternehmer oder Kleinbetragsrechnungen gelten unabhängig von diesen Fristen.

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes in Deutschland ansässige Unternehmen E-Rechnungen annehmen und verarbeiten können. Für den Empfang gibt es laut BMF ausdrücklich keine Übergangsregelung.

Dafür reicht nach der FAQ des BMF bereits ein E-Mail-Postfach. Ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig. Wie Sie eingehende Dateien lesen und ablegen, zeigt der Ratgeber E-Rechnungen empfangen.

Zwei weitere Änderungen gelten seit diesem Datum:

• Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung mehr. Es zählt, wie Papier, als „sonstige Rechnung“.
• Eine E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen dürfen Sie freiwillig schon jetzt verschicken, ohne Zustimmung des Empfängers.

Für Umsätze vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, ihre Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 noch auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format versenden.

• Papierrechnung: immer erlaubt, ohne Zustimmung des Kunden.
• PDF per E-Mail: nur mit Zustimmung des Empfängers, wie bisher. Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben. Es reicht, wenn der Kunde PDF-Rechnungen ohne Widerspruch annimmt, wenn es in den AGB steht oder wenn beide Seiten so verfahren.
• EDI-Verfahren: mit Zustimmung des Empfängers erlaubt.

Welche Übergangsregel Sie nutzen, entscheiden Sie als Rechnungsaussteller. Ihr Kunde kann Sie nicht zwingen, schon jetzt eine E-Rechnung zu schicken.

Drei Sonderfälle aus den BMF-Schreiben:

• Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die vor Beginn Ihrer Pflicht ausgestellt wurden, müssen nicht nachträglich als E-Rechnung kommen.
• Dauerrechnungen (etwa für Miete), die vor dem 1. Januar 2027 als sonstige Rechnung ausgestellt wurden, müssen nicht zusätzlich als E-Rechnung erstellt werden, solange sich die Angaben nicht ändern.
• Solange für Sie eine Übergangsregel gilt, dürfen Sie eine Rechnung auch ohne E-Rechnung berichtigen.

Ab dem 1. Januar 2027 muss ausstellen, wessen Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € lag. Für Rechnungen über Umsätze aus 2027 zählt also der Gesamtumsatz (§ 19 Abs. 2 UStG) des Jahres 2026.

Lag Ihr Gesamtumsatz 2026 bei höchstens 800.000 €, dürfen Sie für Umsätze aus 2027 noch bis zum 31. Dezember 2027 Papier oder, mit Zustimmung, ein PDF verwenden.

In Sonderfällen wird die Grenze so berechnet:

• Organschaft: Umsatz des gesamten Organkreises.
• Gutschrift: Umsatz desjenigen, der die Gutschrift ausstellt.
• Rechnung durch einen Dritten: Umsatz des Auftraggebers.

EDI-Verfahren, die noch keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes sind, bleiben mit Zustimmung des Empfängers für Umsätze bis zum 31. Dezember 2027 erlaubt.

Zwei offene Punkte: Erstens ist unklar, was für einen Umsatz aus Dezember 2026 gilt, der erst im Januar 2027 abgerechnet wird. Nach dem Wortlaut deckt die Übergangsregel nur den Versand bis zum 31. Dezember 2026; eine offizielle Antwort dazu gibt es bisher nicht. Zweitens haben Verbände wie der Zentralverband des Deutschen Handwerks eine Verschiebung auf 2028 gefordert. Beschlossen ist das nicht: Der Gesetzestext und die FAQ des BMF nennen weiterhin 2027.

Ja, für alle betroffenen Unternehmen. Für Umsätze ab dem 1. Januar 2028 enden sämtliche Übergangsregeln. Das BMF schreibt: Erst danach ist die Verwendung einer E-Rechnung tatsächlich verpflichtend.

Auch dann bleiben einige Rechnungen ausgenommen. Sie dürfen weiter als sonstige Rechnung verschickt werden:

• Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG, ohne Enddatum (siehe E-Rechnung für Kleinunternehmer);
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto;
• Fahrausweise.

Die vollständige Liste, inklusive Privatkunden und steuerfreier Umsätze, finden Sie unter Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht.

Betroffen sind Umsätze zwischen zwei in Deutschland ansässigen Unternehmen, für die umsatzsteuerlich eine Rechnung vorgeschrieben ist. Ansässig ist, wer Sitz, Geschäftsleitung, eine beteiligte Betriebsstätte oder hilfsweise Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland hat.

Der Begriff „Unternehmer“ ist weit gefasst. Dazu zählen auch Freiberufler, Vermieter, Kleinunternehmer und Ärzte, selbst wenn sie nur steuerfreie Umsätze ausführen. Ob Sie im Haupt- oder Nebenerwerb tätig sind, spielt keine Rolle.

Nicht betroffen sind:

• Rechnungen an Privatkunden (B2C);
• Umsätze, bei denen eine Seite nicht in Deutschland ansässig ist;
• ausländische Unternehmen, die hier nur umsatzsteuerlich registriert sind, aber keine Betriebsstätte haben.

Vereine sind nur mit ihrem unternehmerischen Bereich betroffen. Für Rechnungen an Behörden gelten zusätzlich eigene Regeln, die schon seit 2020 eine elektronische Rechnung verlangen (siehe XRechnung).

Das wichtigste Risiko trägt Ihr Kunde: Eine sonstige Rechnung anstelle einer vorgeschriebenen E-Rechnung ist keine ordnungsgemäße Rechnung und berechtigt grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug.

Der Fehler lässt sich beheben:

• Der Aussteller schickt eine E-Rechnung, die eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist. Die Berichtigung wirkt zurück auf das Datum der ursprünglichen Rechnung.
• Ohne Berichtigung kann der Vorsteuerabzug unter strengen Maßstäben erhalten bleiben, wenn das Finanzamt alle Angaben prüfen kann. Das ist bei einer richtigen und vollständigen sonstigen Rechnung in der Regel der Fall.
• Hat der Kunde annehmen dürfen, dass sein Lieferant noch eine Übergangsregel nutzt, wird ihm der Vorsteuerabzug nicht allein wegen des Formats versagt.

Für den Aussteller sieht § 26a UStG ein Bußgeld bis zu 5.000 € vor, wenn eine vorgeschriebene Rechnung vorsätzlich oder leichtfertig nicht oder nicht rechtzeitig ausgestellt wird. Ob eine sonstige Rechnung statt einer E-Rechnung als „nicht ausgestellt“ gilt, hat die Finanzverwaltung bisher nicht erklärt. Ein eigenes Bußgeld für das falsche Format nennt keine der offiziellen Quellen.

Prüfen Sie zuerst, welche Frist für Sie gilt, und richten Sie dann Empfang und Ausstellung ein.

1. Status klären: Sind Sie Kleinunternehmer? Lag oder liegt Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €?
2. Empfang sicherstellen: ein E-Mail-Postfach, ein Viewer zum Lesen und eine Ablage für die XML-Dateien. Mehr dazu unter E-Rechnungen archivieren.
3. Kunden informieren: Wenn Sie noch PDF-Rechnungen schicken, brauchen Sie dafür bis zum Ende Ihrer Übergangsfrist die Zustimmung des Kunden.
4. Programm wählen: Ein Rechnungsprogramm sollte XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen. Unser Vergleich der E-Rechnung-Software ordnet die Angebote nach Profil.

Wer die Rechtsgrundlagen im Detail nachlesen will, findet sie im Ratgeber zum BMF-Schreiben zur E-Rechnung.