Factur-X, UBL, CII : quel format pour vos factures électroniques ?

Factur-X est un format de facture mixte : il associe des données structurées en XML, lisibles par un logiciel, et un PDF lisible par une personne. C'est l'un des trois formats du socle commun de la facturation électronique en France.

La DGFiP décrit ainsi les formats acceptés : « UBL, CII ou tout format mixte composé d'un fichier de données structurées et d'un fichier image ». Factur-X est ce format mixte.

L'intérêt pour une petite entreprise : votre client peut lire la facture comme un PDF ordinaire, pendant que les logiciels et les plateformes exploitent les données structurées. À l'œil, une facture Factur-X ressemble donc à une facture PDF classique ; la différence se trouve dans le fichier.

Oui. Selon le FNFE-MPE, qui publie la norme, une facture Factur-X est une facture lisible au format PDF/A-3 qui contient un fichier de données XML conforme à la norme européenne EN 16931.

Le FNFE-MPE (Forum national de la facture électronique et des marchés publics électroniques) est une association créée en 2012. Il maintient Factur-X avec son homologue allemand : Factur-X est le même standard que l'allemand ZUGFeRD. La version en vigueur est la 1.09.2, publiée le 4 août 2026.

Pour contrôler la partie PDF/A-3 d'un fichier, le FNFE-MPE renvoie vers l'outil libre veraPDF. Un PDF ordinaire renommé ou « enregistré sous » ne devient pas une facture Factur-X : il lui manque les données XML.

Pour la réforme, retenez les profils EN 16931 et EXTENDED-CTC-FR. Selon la check-list publiée par le FNFE-MPE le 27 juillet 2026, toutes les plateformes agréées doivent savoir recevoir les factures dans ces profils, qui forment le socle de la réforme (norme AFNOR XP Z12-012). EXTENDED-CTC-FR est le profil de référence pour la France, un sous-ensemble du profil EXTENDED.

Le standard compte 5 profils, du plus léger au plus complet :

La DGFiP ne précise pas, dans ses pages publiques, si un profil plus léger est refusé à l'émission, et la norme AFNOR qui fixe les profils est payante. En pratique, vous n'avez pas à choisir : votre logiciel ou votre plateforme agréée produit le profil. Demandez simplement à l'éditeur lequel il utilise.

Trois formats sont acceptés : UBL, CII et Factur-X. Les plateformes agréées doivent transmettre les factures dans l'un de ces 3 formats.

Un fournisseur ne peut pas vous imposer son format. Les plateformes agréées partagent un socle commun de formats et doivent être interopérables entre elles : c'est même une condition de leur immatriculation. Vous pouvez donc recevoir de l'UBL d'un fournisseur et émettre du Factur-X vers vos clients.

En général, non. Le format est géré par votre logiciel ou votre plateforme agréée, pas par vous. Les trois formats font partie du socle commun que partagent les plateformes agréées : votre client recevra votre facture quel que soit le format retenu.

Le Factur-X garde un avantage pratique : sa partie PDF reste lisible par une personne, sans outil particulier. C'est utile pour relire une facture, la montrer à votre comptable ou répondre à une question d'un client. Si vous hésitez entre deux logiciels, demandez simplement à chaque éditeur quels formats il émet et reçoit.

Parce qu'un PDF ordinaire ne contient pas de données structurées. La DGFiP est claire : « un PDF simple envoyé par voie électronique n'est pas une facture électronique au sens du dispositif ».

Entre professionnels, ces documents ne seront plus conformes une fois votre obligation d'émettre en vigueur :

• le papier scanné ;
• le PDF ordinaire, par exemple créé depuis un traitement de texte ;
• le document envoyé par simple e-mail.

La facture doit être émise dans un format accepté et passer par une plateforme agréée. L'obligation d'émettre s'applique depuis le 1er septembre 2026 aux grandes entreprises et aux ETI, et au plus tard le 1er septembre 2027 aux PME et micro-entreprises (voir le calendrier de la réforme).

En attendant, une facture reçue par e-mail, en PDF ou sur papier après le 1er septembre 2026 peut être traitée et payée, et la TVA déduite, si l'opération est réelle et la facture complète.

Pour les ventes aux particuliers, il n'y a pas de facture électronique : ce sont des données de transaction qui sont transmises à l'administration (le e-reporting).

Une facture électronique comprend des données structurées obligatoires : 26 données en 2026, puis 34 dès 2027.

Quatre nouvelles mentions apparaissent avec la réforme : le SIREN du client, la catégorie de l'opération (biens, services ou les deux), l'option pour le paiement de la TVA d'après les débits le cas échéant, et l'adresse de livraison si elle diffère de l'adresse de facturation. Le détail est dans les mentions obligatoires sur facture.

Une fois émise, la facture suit un cycle de vie. Au minimum 4 statuts sont obligatoires : Déposée, Rejetée, Refusée et Encaissée. Le statut « Encaissée » sert aussi à transmettre le paiement à l'administration ; c'est le fournisseur qui le transmet, pas le client.

Le plus simple est d'utiliser un logiciel de facturation qui produit le bon format et qui est relié à une plateforme agréée. Vous saisissez la facture comme d'habitude, le logiciel génère le fichier et la plateforme l'envoie.

Selon les pages des éditeurs relevées le 12 octobre 2026 :

• Qonto cite Factur-X, UBL ou CII dans son guide ;
• Dougs Facturation annonce Factur-X, UBL et CII ;
• Pennylane indique convertir des factures importées (PDF, Excel) en Factur-X ;
• Freebe annonce le Factur-X via sa plateforme agréée partenaire ;
• Abby, Indy ou Tiime annoncent une facture électronique conforme, sans préciser le format sur les pages consultées.

Méfiez-vous des convertisseurs « PDF vers Factur-X » isolés. Convertir un fichier ne suffit pas : pour être une facture électronique au sens de la réforme, la facture doit circuler via une plateforme agréée. Une conversion sans plateforme ne règle donc pas l'obligation.

Sans logiciel, vous pouvez aussi saisir vos factures directement sur la plateforme agréée choisie.

Vérifiez trois choses, dans cet ordre :

1. Le statut : le logiciel est-il une plateforme agréée, inscrite sur la liste officielle de impots.gouv.fr, ou une solution compatible raccordée à une plateforme agréée ? Voir la plateforme agréée.
2. Les formats et le profil : demandez à l'éditeur quels formats il émet et reçoit (Factur-X, UBL, CII) et quel profil Factur-X il produit (EN 16931 ou EXTENDED-CTC-FR). Beaucoup de pages commerciales disent « conforme » sans préciser.
3. Le cycle de vie : le logiciel affiche-t-il les statuts de vos factures (déposée, rejetée, refusée, encaissée) ?

Deux logos créés par la DGFiP aident aussi à s'y retrouver : « Plateforme agréée » et « Solution compatible ». Pour comparer les offres, consultez le comparatif des logiciels de facturation électronique.

Il n'existe pas de validateur de l'administration : aucune page de impots.gouv.fr consultée n'en propose. Le FNFE-MPE, qui publie la norme, met en ligne un validateur Factur-X, accessible après création d'un compte.

Dans son format d'origine. Pendant le délai fiscal de 6 ans, les factures électroniques doivent être gardées « dans leur format informatique original », c'est-à-dire le format dans lequel l'émetteur les a émises et transmises. Garder seulement une impression de la partie PDF ne répond pas à cette règle.

Sur le plan comptable, les factures clients et fournisseurs se conservent 10 ans à partir de la clôture de l'exercice. Les sources officielles consultées ne précisent pas si les plateformes agréées archivent les factures pour vous : posez la question à la vôtre.