Peppol in België: het netwerk, de verplichting sinds 2026 en hoe u eraan begint

Peppol is een open netwerk waarlangs ondernemingen en overheden elektronische facturen naar elkaar sturen. De officiële site efactuur.belgium.be beschrijft het als een kader van afspraken en een open netwerk, te vergelijken met een telecomnetwerk: wie aangesloten is, kan elke andere deelnemer bereiken.

Op dat netwerk reizen geen pdf's, maar gestructureerde elektronische facturen. Dat zijn bestanden met gegevens die een programma automatisch kan lezen en verwerken. Het formaat heet Peppol BIS (Peppol Business Interoperability Specification). Het is gebaseerd op UBL, een XML-taal, en volgt de Europese norm EN 16931. Elke deelnemer moet minstens dat documenttype kunnen ontvangen.

U sluit nooit rechtstreeks aan. De verbinding loopt via een Peppol-dienstverlener, ook access point genoemd. Die zorgt voor een compatibel formaat, de versleuteling en de automatische verzending. In de praktijk is dat uw facturatie- of boekhoudprogramma: het is zelf een access point of werkt met een partner. Wat dat voor u verandert, leest u in onze uitleg over het Peppol access point.

Een Peppol-factuur komt niet gegarandeerd in realtime aan. Volgens de officiële FAQ duurt het bijna altijd enkele minuten tot enkele uren. Is een factuur na meer dan een werkdag nog niet toegekomen, neem dan contact op met uw softwareleverancier.

Ja. Sinds 1 januari 2026 moeten btw-plichtige ondernemingen die in België gevestigd zijn, onderling gestructureerde elektronische facturen gebruiken. De standaardroute daarvoor is Peppol.

De basis is de wet van 6 februari 2024, verschenen in het Belgisch Staatsblad van 20 februari 2024. Die voegde artikel 53, § 2bis, in het btw-wetboek in. Het koninklijk besluit van 8 juli 2025 legt het formaat en het netwerk vast: de factuur wordt opgemaakt in Peppol BIS in de UBL-versie en verstuurd via het Peppol-netwerk (artikel 13ter van het KB nr. 1).

Een ander formaat of kanaal mag alleen als beide partijen daarmee akkoord gaan en het formaat de Europese norm EN 16931 volgt. Een schriftelijk akkoord is dan aangeraden.

De verplichting geldt voor elke factuur binnen het toepassingsgebied die vanaf 1 januari 2026 is opgemaakt of verstuurd, ook als de handeling vóór die datum plaatsvond. Creditnota's volgen dezelfde regel: een creditnota die een gestructureerde factuur wijzigt, gaat ook via Peppol. Alle details staan in onze gids over de Peppol-verplichting.

De vuistregel van de overheid: hebt u een actief btw-nummer, dan geldt de verplichting ook voor uw onderneming. Het gaat om facturen tussen een Belgische btw-plichtige leverancier en een btw-plichtige klant in België.

Niet iedereen heeft dezelfde verplichtingen. Sommige ondernemingen moeten alleen kunnen ontvangen, andere vallen helemaal buiten de regeling. Het overzicht hieronder volgt de officiële informatie op efactuur.belgium.be.

Een zelfstandige in bijberoep of een vzw met een actief btw-nummer volgt dezelfde logica. Voor wie onder de vrijstellingsregeling valt, blijft er in de praktijk wel twijfel: zie onze gids voor kleine ondernemingen en zelfstandigen in bijberoep. Verkoopt u enkel aan particulieren, dan moet u toch Peppol-facturen kunnen ontvangen van uw Belgische leveranciers.

Twijfelt u nog, gebruik dan de officiële zelftest op efactuur.belgium.be.

Niet naar een Belgische btw-plichtige klant. Een pdf per e-mail of via een platform volstaat niet meer voor B2B. Ook papier, Word en Excel zijn niet toegestaan.

Juridisch is een pdf een “gewone” elektronische factuur, geen e-facturatie in strikte zin. Die blijft wel geldig in andere situaties:

• facturen aan particulieren (B2C);
• facturen aan klanten in het buitenland, binnen en buiten de EU;
• facturen aan een klant die niet btw-plichtig is.

U mag naast de Peppol-factuur vrijwillig een pdf meesturen, maar de gestructureerde factuur is de enige wettelijk conforme versie. Bijlagen gaan via hetzelfde kanaal als de factuur, niet via een aparte e-mail.

Kan uw klant technisch nog geen Peppol-factuur ontvangen? Dan hoeft u er geen te versturen, maar u maakt wel een andere factuur op, op papier of als pdf. De klant moet zich dan zonder uitstel in orde stellen. Die terugvalregeling staat sinds de wet van 10 februari 2026 in de wet. De stappen leest u in onze handleiding om een factuur via Peppol te versturen.

Via een Peppol-dienstverlener, nooit rechtstreeks. In de praktijk activeert u Peppol in uw facturatie- of boekhoudprogramma, en dat programma registreert u op het netwerk.

In België wordt een onderneming minstens geregistreerd met haar ondernemingsnummer uit de KBO, met scheme-ID 0208. Uw Peppol-ID is dus “0208:” gevolgd door uw ondernemingsnummer. De dienstverleners zijn daar contractueel toe verplicht. Het Peppol-ID van uw klanten hoeft u daarom niet op te vragen. Meer daarover in onze gids over het Peppol-ID.

Of een klant of leverancier al aangesloten is, ziet u met de officiële opzoektool: u zoekt op “0208:” plus het ondernemingsnummer. De tool zegt niet of die onderneming ook facturen kan versturen. Hoe u zoekt en wat u doet als iemand er niet in staat, leest u bij de Peppol Directory opzoeken.

De volledige werkwijze, met de punten waarop u moet letten, staat in onze gids over de Peppol-registratie.

Het netwerk is geen betalende overheidsdienst, maar u hebt wel software nodig. De overheid biedt bewust geen centrale gratis toepassing voor B2B aan. Ze kiest voor een gedecentraliseerde, marktgerichte aanpak: geen enkel punt waarop alles kan uitvallen en geen verstoring van de markt.

Volgens de officiële site kunnen de kosten wel nul euro bedragen als e-facturatie in een ander product zit, zoals een boekhoudpakket of een bankrekening. De FOD Financiën publiceert een lijst van conforme toepassingen, meer dan 250 op 23 mei 2025, zonder prijzen, beoordeling of aanbeveling. Sommige zijn “(gedeeltelijk) gratis of tegen een beperkte kostprijs”.

Welke formules echt niets kosten en waar de grenzen liggen, ziet u in onze vergelijking van gratis Peppol-oplossingen. Wilt u een volwaardig pakket, kijk dan naar ons overzicht van Peppol-facturatieprogramma's of, als u ook uw boekhouding zelf doet, naar de boekhoudprogramma's voor zelfstandigen.

Verhoogde kostenaftrek. Kleine kmo's en zelfstandigen kunnen de abonnementskosten van facturatiesoftware en het advies over de nieuwe verplichtingen voor 120 % aftrekken, voor de belastbare tijdperken 2024 tot en met 2027. Bij vennootschappen geldt dat alleen voor kleine vennootschappen. Zit e-facturatie in een bestaand abonnement, dan moet de meerkost apart op de factuur staan. Afschrijvingen komen nooit in aanmerking.

Een specifieke boete van 1.500 euro bij een eerste overtreding, 3.000 euro bij de tweede en 5.000 euro vanaf de derde. Ze geldt voor wie niet beschikt over de technische middelen om een gestructureerde elektronische factuur uit te reiken en te ontvangen.

Een overtreding telt pas als tweede of volgende als ze ten vroegste drie maanden na de vorige bestrafte overtreding wordt vastgesteld. Zo krijgt u tijd om in orde te komen. Daarnaast blijven de bestaande btw-boetes gelden, bijvoorbeeld voor ontbrekende of foute vermeldingen.

De tolerantieperiode liep tijdens de eerste drie maanden van 2026. Op 7 april 2026 meldde de overheid dat ze voorbij is. Voor self-billing (de klant maakt de factuur op) gold nog een tolerantie tot en met 30 juni 2026, als de softwareleverancier daar nog aan werkte. Wie nu nog uitzonderlijke technische problemen heeft, kan een dossier indienen via het contactformulier van de officiële site. Een boete blijft dan uit na individuele analyse, niet automatisch.

Ook de klant loopt risico. Voor een handeling binnen de verplichting heeft hij in principe een gestructureerde factuur nodig om zijn btw-aftrek uit te oefenen. Wie geen Peppol-facturen kan ontvangen, riskeert bovendien zelf de boete.

Ook via Peppol. Voor overheidsopdrachten bestond al een eigen regeling: overheden moeten sinds 17 april 2019 e-facturen kunnen ontvangen, en leveranciers moeten ze sinds 1 maart 2024 als regel elektronisch versturen.

Mercurius, het platform van de FOD BOSA, is de centrale postkamer van de Belgische overheden voor e-facturen. Het gratis portaal laat leveranciers facturen aan overheden manueel invoeren, maar niet aan bedrijven. BOSA kondigt aan dat de huidige dienst in december 2026 definitief stopt en naar een nieuw platform overgaat. Wat dat voor het manuele portaal betekent, is nog niet bekendgemaakt. Lees onze gids over Mercurius en facturen aan de overheid.

Elke vraag rond Peppol heeft een eigen gids. Hier vindt u ze per onderwerp.

De verplichting begrijpen

• Is Peppol verplicht voor u? Wie moet versturen en ontvangen, de uitzonderingen en de boetes.
• Peppol voor kleine ondernemingen en bijberoep De vrijstellingsregeling, zelfstandigen in bijberoep, eenmanszaken en vzw's.
• Verplichte vermeldingen op een factuur Wat er op een Belgische factuur moet staan en hoe lang u ze bewaart.
• Factureren aan de overheid via Mercurius De regels voor overheidsopdrachten en het einde van Mercurius.

Aansluiten op Peppol

• Peppol-registratie Hoe u zich via uw software registreert.
• Uw Peppol-ID Wat het is en waar u het vindt.
• De Peppol Directory opzoeken Controleren of een klant of leverancier aangesloten is.
• Het Peppol access point De rol van de dienstverlener achter uw software.

Facturen versturen en ontvangen

• Een factuur versturen via Peppol Stap voor stap, ook als uw klant niet op Peppol staat.
• Peppol-facturen ontvangen Verplicht, ook als u alleen aan particulieren verkoopt.

Software kiezen

• Peppol-facturatieprogramma's vergeleken Welke software bij welk profiel past.
• Gratis Peppol-oplossingen Wat gratis kan en waar de grenzen liggen.
• Boekhoudprogramma's voor zelfstandigen Facturatie en boekhouding in één pakket.

Er staan drie wijzigingen op stapel. Alleen de eerste twee liggen vast.

• Nieuwe Peppol-autoriteit. De FOD BOSA is sinds 1 januari 2016 de Belgische Peppol-autoriteit. Vanaf 2027 neemt de FOD Financiën die rol over, als centraal aanspreekpunt voor e-facturatie en e-reporting.
• Einde van de forfaitaire btw-regeling. Die regeling dooft uiterlijk op 1 januari 2028 uit.
• Elektronische rapportering. De ministerraad keurde op 18 juli 2026 een voorontwerp van wet goed: leverancier en klant zouden bepaalde factuurgegevens bijna in realtime aan de administratie melden. In ruil verdwijnt de jaarlijkse klantenlisting. Het is nog geen wet en de timing van 2028 is voorlopig.

Vandaag stuurt Peppol geen factuurgegevens naar de fiscus: de factuur gaat alleen van leverancier naar klant. Het verslag aan de Koning bij het KB van 8 juli 2025 vermeldt wel de bedoeling om Peppol later ook voor die rapportering te gebruiken.

De belangrijkste regels samengevat, zoals de officiële bronnen ze op 13 oktober 2026 vermelden.

Vijf stappen volstaan om in orde te zijn.

1. Controleer uw situatie. Hebt u een actief btw-nummer en klanten of leveranciers die in België btw-plichtig zijn? Dan bent u betrokken. Lees voor wie Peppol verplicht is.
2. Kies een programma met Peppol. Let erop dat versturen én ontvangen in hetzelfde abonnement zitten. Vergelijk de Peppol-facturatieprogramma's of bekijk de gratis opties.
3. Activeer Peppol in dat programma. Het registreert uw ondernemingsnummer op het netwerk. Zie de Peppol-registratie stap voor stap.
4. Controleer uw klanten. Zoek ze op in de Peppol Directory voor u de eerste factuur verstuurt.
5. Regel de bewaring. Bewaar ontvangen facturen ook in hun oorspronkelijke XML-vorm. De FOD Financiën vermeldt een bewaartermijn van 10 jaar.