Verplichte vermeldingen op een factuur: de Belgische regels, ook voor Peppol

De lijst staat in artikel 5, § 1, van het koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992, het uitvoeringsbesluit van het btw-wetboek. Ze geldt voor elke factuur, op papier, als pdf of als gestructureerde Peppol-factuur.

Sinds 1 januari 2026 gaan facturen tussen Belgische btw-plichtigen via Peppol (zie voor wie Peppol verplicht is). De inhoud van de factuur verandert daardoor niet, alleen de vorm. Hoe die verplichting werkt, leest u in onze volledige gids over Peppol in België.

De tabel hieronder vat de vermeldingen samen in de volgorde van het KB, zoals de geconsolideerde versie op Justel ze op 31 december 2025 weergaf.

Het volgnummer moet elke factuur uniek identificeren. U mag meerdere reeksen gebruiken, zolang elke factuur binnen haar reeks een uniek nummer heeft.

Sommige vermeldingen zijn alleen nodig in welbepaalde situaties.

• Btw verlegd: als de klant de btw verschuldigd is, vermeldt u “Btw verlegd” (9° bis).
• Self-billing: als de klant de factuur opmaakt, staat er “factuur uitgereikt door afnemer” op (9° ter).
• Vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen: in plaats van de btw vermeldt u “Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting” (10° quater). Die vermelding werd toegevoegd door het KB van 15 december 2024 en geldt sinds 1 januari 2025. Meer daarover in onze gids over Peppol voor kleine ondernemingen en bijberoep.
• Intracommunautaire handelingen: voor bepaalde intracommunautaire leveringen en diensten zijn specifieke btw-nummers nodig (4°).
• Vervoermiddelen: gegevens over het voertuig, zoals de nummerplaat bij werken aan een voertuig (7°).
• Bijzondere regelingen: reisbureaus en tweedehandsgoederen, kunstvoorwerpen, verzamelvoorwerpen en antiek hebben hun eigen vermeldingen (10° bis en 10° ter).
• Niet-gevestigde leverancier: identiteit, adres en hoedanigheid van zijn aansprakelijke vertegenwoordiger (2° bis).

Daarnaast schrijft het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (artikel 2:20) vermeldingen voor, zoals het rechtspersonenregister, de rechtsvorm en eventueel “in vereffening”.

De vermeldingen blijven dezelfde, maar ze staan in vaste velden van een gestructureerd bestand. Uw facturatieprogramma vult die velden in op basis van wat u invoert. Een paar punten vragen wel aandacht.

• Vennootschapsrechtelijke vermeldingen zet u bij voorkeur in het Peppol-veld “business term 33” (cbc:CompanyLegalForm).
• Lange btw-vermeldingen, zoals de uitgebreide tekst bij verlegging van heffing, komen in een opmerkingsveld van de factuur (business term 22 of 120). Staat er alleen “Btw verlegd”, dan mag de klant de factuur daarom niet weigeren.
• Munt: u mag meerdere munten gebruiken, maar het totale btw-bedrag staat in de nationale munt.
• Bijlagen gaan via hetzelfde kanaal als de factuur, nooit via een aparte e-mail. Toegestane extensies: pdf, png, jpg, csv, xlsx en ods. Xml alleen als beide partijen akkoord gaan.
• Pdf erbij: dat mag vrijwillig, maar alleen de gestructureerde factuur is wettelijk conform. De klant kan geen pdf eisen.
• Creditnota: een creditnota die een gestructureerde factuur wijzigt en ernaar verwijst, is zelf een gestructureerde factuur in hetzelfde formaat.
• Vereenvoudigde factuur en verzamelfactuur blijven toegelaten, minstens in het Peppol BIS-formaat.

De praktische stappen om zo'n factuur te maken en te versturen, staan in onze handleiding om een factuur via Peppol te versturen.

Wie vermeldingen weglaat of fout invult, riskeert een proportionele btw-boete. Dat geldt ook voor gestructureerde facturen.

Uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand waarin de levering of dienst plaatsvond. Dat staat op de site van de FOD Financiën.

Een factuur is verplicht bij leveringen en diensten aan een btw-plichtige of aan een niet btw-plichtige rechtspersoon, en in enkele bijzondere gevallen zoals onroerende werken of vervoermiddelen. Aan particulieren die voor privégebruik kopen, hoeft u in de regel geen factuur uit te reiken.

De FOD Financiën vermeldt 10 jaar, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar na de datum van uitreiking. Dat geldt voor de facturen die u ontvangt en voor de kopieën van de facturen die u uitreikt.

Een artikel op efactuur.belgium.be van april 2026 noemt een andere termijn, met een langere termijn voor bepaalde herzieningen bij onroerende bedrijfsmiddelen. De twee officiële bronnen spreken elkaar dus tegen. Zolang dat niet is uitgeklaard, houdt u het best op de 10 jaar van de FOD Financiën.

De bewaarregels veranderen niet door Peppol. Wel bewaart de ontvanger de gestructureerde factuur zelf, gedurende de hele termijn:

• bewaar het oorspronkelijke XML-bestand: de overheid raadt dat sterk aan;
• zorg voor de echtheid van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid, bijvoorbeeld via een pdf of een viewer;
• een voorafgaande goedkeuring van de FOD is niet nodig, en de cloud is toegestaan;
• bewaar in België, tenzij u elektronisch bewaart met volledige online toegang vanuit België.

Wie niet correct bewaart, riskeert het verlies van de btw-aftrek en een administratieve boete, als leverancier en als klant. Meer daarover in onze gids over Peppol-facturen ontvangen.