Peppol-facturen ontvangen: wie moet, hoe het werkt en hoe u ze bewaart

Ja, als u een btw-plichtige bent die in België gevestigd is. Sinds 1 januari 2026 moet u beschikken over de technische middelen om een gestructureerde elektronische factuur uit te reiken én te ontvangen (artikel 13quater van het KB nr. 1).

Ontvangen is de ruimste verplichting: ook ondernemingen die niet via Peppol hoeven te versturen, moeten kunnen ontvangen. Het volledige kader staat in onze gids over Peppol in België.

Voor de forfaitaire regeling en de gefailleerden zegt de overheid het niet letterlijk; het volgt uit het feit dat ze niet in de lijst van vrijgestelden staan. Wie moet versturen en wie niet, leest u in onze gids over de Peppol-verplichting.

Ja. Uw facturen aan particulieren vallen buiten de Peppol-verplichting, maar uw Belgische leveranciers moeten u wel een Peppol-factuur sturen. U moet die dus kunnen ontvangen.

De overheid schrijft dat zelf uitdrukkelijk, in de aankondiging van het einde van de tolerantieperiode op 7 april 2026. Zonder ontvangstmogelijkheid riskeert u de specifieke boete van 1.500 euro bij een eerste overtreding, 3.000 euro bij een tweede en 5.000 euro daarna.

Er is ook een fiscaal gevolg. Voor een aankoop binnen de verplichting hebt u in principe een gestructureerde factuur nodig om uw btw af te trekken. Een uitzondering is mogelijk als de materiële voorwaarden vervuld zijn, maar dat is geen garantie.

Via een facturatie- of boekhoudprogramma dat op Peppol is aangesloten. U kunt niet rechtstreeks op Peppol aansluiten: dat loopt altijd via een Peppol-dienstverlener, in de praktijk uw programma.

1. Kies een programma dat Peppol-ontvangst omvat. Niet elk pakket doet dat in elke formule. Controleer het vóór u betaalt.
2. Activeer Peppol in dat programma. Het registreert uw onderneming op het netwerk met uw ondernemingsnummer, scheme-ID 0208. De werkwijze staat in onze gids over de Peppol-registratie.
3. Controleer uw registratie in de officiële opzoektool, met “0208:” gevolgd door uw ondernemingsnummer. Zie de Peppol Directory opzoeken.
4. U hoeft uw leveranciers niets door te geven. Zij vinden u op het netwerk met uw ondernemingsnummer. Uw Peppol-ID hoeven ze niet op te vragen.

Een Peppol-factuur komt niet gegarandeerd in realtime aan. Volgens de officiële FAQ duurt het bijna altijd enkele minuten tot enkele uren. Is een verwachte factuur na meer dan een werkdag niet aangekomen, neem dan contact op met uw softwareleverancier.

De ontvangen facturen automatisch verwerken is geen wettelijke verplichting. U mag ze dus ook gewoon bekijken en doorgeven aan uw boekhouder.

Ja, bij sommige aanbieders. De overheid biedt zelf geen gratis toepassing aan voor facturen tussen bedrijven. Volgens de officiële site kan e-facturatie wel gratis zijn als ze in een ander product zit, zoals een boekhoudpakket of een bankrekening.

Enkele voorbeelden, met prijzen genoteerd op 13 oktober 2026:

• Accountable: de gratis formule omvat Peppol-facturen versturen en ontvangen zonder limiet, maar alleen in de mobiele app, zonder webtoegang, en met maximaal 5 ingegeven uitgaven per maand.
• Odoo: één app is gratis. De pagina van de facturatie-app belooft dat u een onbeperkt aantal e-facturen gratis kunt versturen en ontvangen, zonder dat in detail uit te werken.
• Teamleader: de Peppol-ontvangst zit niet in de formule SMART, wel vanaf GROW (49,50 euro per maand voor één gebruiker, bij jaarbetaling).
• Dexxter: geen gratis formule, wel ontvangst via Peppol in het betalende abonnement.

Het gratis Mercurius-portaal van de overheid is geen oplossing: het dient alleen om facturen aan overheden in te voeren, niet om facturen te ontvangen.

Alle gratis formules en hun grenzen staan in onze vergelijking van gratis Peppol-oplossingen.

Dan mag u de factuur in principe weigeren, als de leverancier binnen de verplichting valt. Aanvaardt u de pdf of de papieren factuur, dan behoudt u uw recht op aftrek op basis van die factuur.

Omgekeerd geldt een terugvalregeling. Kunt u zelf nog geen Peppol-facturen ontvangen, dan stuurt uw leverancier een factuur op papier of als pdf. U moet zich dan zonder uitstel in orde stellen.

Enkele regels die vaak vragen oproepen:

• een leverancier mag u niet eenzijdig zijn eigen portaal opleggen; daarvoor is een uitdrukkelijk akkoord nodig;
• een pdf naast de Peppol-factuur mag vrijwillig, maar u kunt die niet eisen;
• bijlagen komen via hetzelfde kanaal als de factuur, niet via een aparte e-mail;
• een creditnota op een Peppol-factuur komt ook via Peppol, in hetzelfde formaat.

Wie ontvangt, verstuurt meestal ook facturen. Dezelfde Peppol-aansluiting dient voor beide richtingen. Hoe u zelf een factuur opmaakt en verstuurt, leest u in onze handleiding om een factuur via Peppol te versturen.

U bewaart de gestructureerde factuur zelf, gedurende de hele bewaartermijn. De bewaarregels veranderen niet door Peppol.

• Bewaar het oorspronkelijke XML-bestand. De overheid raadt dat sterk aan.
• Garandeer drie dingen: de echtheid van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid, bijvoorbeeld met een pdf-weergave of een viewer.
• Geen voorafgaande goedkeuring nodig van de FOD Financiën. Bewaren in de cloud is toegestaan.
• Plaats: in België, tenzij u elektronisch bewaart met volledige online toegang vanuit België.
• Termijn: de FOD Financiën vermeldt 10 jaar, vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking.

Bewaart u niet correct, dan kan de administratie uw btw-aftrek weigeren en een administratieve boete opleggen. Wat er op een factuur moet staan, leest u in onze gids over de verplichte vermeldingen op een factuur.