Is Peppol verplicht? Wie sinds 1 januari 2026 e-facturen moet versturen en ontvangen

Ja. Sinds 1 januari 2026 moeten btw-plichtige ondernemingen die in België gevestigd zijn, onderling gestructureerde elektronische facturen gebruiken. Een pdf per e-mail of via een platform volstaat niet meer.

Deze gids gaat over de vraag wie precies moet. Wat Peppol is en hoe het netwerk werkt, leest u in onze volledige gids over Peppol in België.

De verplichting komt uit de wet van 6 februari 2024, verschenen in het Belgisch Staatsblad van 20 februari 2024. Die voegde artikel 53, § 2bis, in het btw-wetboek in. Het koninklijk besluit van 8 juli 2025 legt vast hoe: de factuur volgt het formaat Peppol BIS in de UBL-versie en gaat via het Peppol-netwerk. Een ander formaat of kanaal mag alleen als beide partijen akkoord gaan en het formaat de Europese norm EN 16931 volgt.

De wet maakte de startdatum eerst afhankelijk van een Europese toestemming. Die voorwaarde verviel met het Europese ViDA-akkoord, definitief goedgekeurd op 11 maart 2025. De wet van 10 februari 2026 schrapte ze ook formeel.

De regel geldt voor elke factuur die vanaf 1 januari 2026 is opgemaakt of verstuurd, ook als de levering of dienst vóór die datum plaatsvond. Een creditnota die een gestructureerde factuur wijzigt, gaat in hetzelfde formaat via Peppol.

Voor elke btw-plichtige die in België gevestigd is, voor zijn facturen aan andere Belgische btw-plichtigen. Dat geldt voor zelfstandigen en vennootschappen, met een maatschappelijke zetel of een vaste inrichting in België.

De vuistregel van de overheid is eenvoudig: hebt u een actief btw-nummer, dan geldt de verplichting ook voor uw onderneming. Of een klant btw-plichtig is, ziet u in de KBO bij de hoedanigheden van de onderneming. Is een van beide partijen niet btw-plichtig, dan geldt de verplichting niet voor hun transacties.

De klant moet de factuur ook kunnen ontvangen, zelf of via een derde. Daarom moet elke btw-plichtige beschikken over de technische middelen om een gestructureerde factuur zowel uit te reiken als te ontvangen. Het overzicht hieronder volgt de officiële informatie op efactuur.belgium.be.

Twijfelt u, doe dan de officiële zelftest op efactuur.belgium.be. Werkt u onder de vrijstellingsregeling of in bijberoep, lees dan onze gids voor kleine ondernemingen en zelfstandigen in bijberoep: daar blijft in de praktijk wat twijfel.

Een aantal ondernemingen hoeft niet via Peppol te versturen, maar moet wel kunnen ontvangen.

• Forfaitaire btw-regeling (artikel 56). Het gaat om natuurlijke personen in bepaalde sectoren, zoals bakkers, kappers en cafébazen, met een omzet van het vorige jaar onder 750.000 euro exclusief btw. Zij hoeven niet te versturen. De regeling dooft uiterlijk op 1 januari 2028 uit.
• Gefailleerde btw-plichtigen, voor de activiteit waarop het faillissement slaat.
• Landbouwers in de bijzondere landbouwregeling: de overheid spreekt van een verplichting “minstens voor de ontvangst”. Over het versturen zegt ze niets.
• Ondernemingen die alleen aan particulieren verkopen. Hun facturen aan particulieren vallen buiten de regeling, maar facturen van hun Belgische leveranciers moeten ze via Peppol kunnen ontvangen.

Voor de forfaitaire regeling en de gefailleerden staat de ontvangstplicht niet letterlijk op de officiële pagina's. Ze volgt uit het feit dat deze groepen niet in de lijst staan van wie niet hoeft te kunnen ontvangen. Hoe u ontvangt en bewaart, leest u in onze gids over Peppol-facturen ontvangen.

Wie niet hoeft te versturen en ook niet hoeft te kunnen ontvangen:

• ondernemingen die alleen handelingen verrichten die door artikel 44 van het btw-wetboek zijn vrijgesteld, zoals artsen, scholen en rusthuizen;
• voor elke handeling die door artikel 44 is vrijgesteld: daarvoor is geen gestructureerde factuur nodig;
• buitenlandse btw-plichtigen zonder vaste inrichting in België, ook als ze hier voor btw geïdentificeerd zijn. Zij moeten hun Belgische contractpartners daar zelf over inlichten;
• ondernemingen die geen facturen uitreiken aan Belgische btw-plichtigen en er ook geen van hen ontvangen.

Ook een aantal handelingen valt erbuiten. Voor onttrekkingen en ingebruiknemingen (artikelen 12 en 19 van het btw-wetboek) is er geen factuurplicht, dus ook geen Peppol-factuur. Private facturen van een zelfstandige, zoals gas, elektriciteit of water voor thuis, vallen evenmin onder de verplichting.

Een buitenlandse vertegenwoordiger is een apart geval. Een Belgische aansprakelijke vertegenwoordiger van een niet-gevestigde onderneming valt onder zijn eigen Belgische btw-nummer wel onder de verplichting, behalve als hij optreedt als individuele of globale vertegenwoordiger.

Dat hangt af van haar btw-situatie, niet van haar rechtsvorm. De officiële regels gaan over btw-plichtigen.

• Een vzw met een actief btw-nummer die belaste handelingen verricht, volgt de gewone regels: versturen en ontvangen via Peppol voor B2B-facturen.
• Een vzw die alleen door artikel 44 vrijgestelde handelingen verricht, valt buiten de verplichting.
• Een niet btw-plichtige vzw valt erbuiten, want de verplichting geldt alleen tussen twee btw-plichtigen. Een leverancier mag haar dus nog een pdf of papieren factuur sturen.

Een vzw onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen blijft btw-plichtig. Voor haar geldt hetzelfde als voor andere kleine ondernemingen.

Nee. Er was alleen een tolerantieperiode tijdens de eerste drie maanden van 2026, aangekondigd op 18 december 2025. De overheid schreef toen letterlijk dat er geen sprake is van een algemeen uitstel.

Tijdens die periode kwamen er geen sancties voor wie nog niet over de technische middelen beschikte of wiens systeem nog geen gestructureerde factuur kon maken. Voorwaarde: de onderneming moest aantonen dat ze tijdig en redelijk maatregelen had genomen, en ze moest in tussentijd op een andere manier factureren.

Op 7 april 2026 meldde de overheid dat de algemene tolerantie voorbij is. Voor self-billing, waarbij de klant de factuur opmaakt, liep nog een gerichte tolerantie tot en met 30 juni 2026, als de softwareleverancier die functie nog aan het invoeren was.

Hebt u nu nog uitzonderlijke technische problemen, dien dan een dossier in via het contactformulier op efactuur.belgium.be. Na een individuele analyse kan een boete uitblijven, maar dat gebeurt niet automatisch.

Voor wie niet beschikt over de technische middelen om een gestructureerde elektronische factuur uit te reiken en te ontvangen, geldt een specifieke boete. Het KB van 8 juli 2025 voegde ze toe aan het KB nr. 44.

Een overtreding telt pas als tweede of volgende als ze ten vroegste drie maanden na de vorige bestrafte overtreding wordt vastgesteld. Zo krijgt u tijd om in orde te komen.

Daarnaast blijven de bestaande btw-boetes gelden, ook voor gestructureerde facturen. Een factuur die niet is uitgereikt of waarop vermeldingen ontbreken of fout zijn, levert een proportionele boete op. Een factuur die te laat wordt opgemaakt, of die de technische regels van het formaat niet volgt, levert een niet-proportionele boete op. Het boetebeleid van 2018 blijft van toepassing. Wat er op de factuur moet staan, leest u in onze gids over de verplichte vermeldingen op een factuur.

Ook de klant loopt risico. Voor een handeling binnen de verplichting heeft hij in principe een gestructureerde factuur nodig om zijn btw-aftrek uit te oefenen. Een uitzondering is mogelijk als de materiële voorwaarden vervuld zijn. Wie geen Peppol-facturen kan ontvangen, riskeert bovendien zelf de boete. En wie ontvangen facturen niet correct bewaart, kan zijn aftrek verliezen.

Dan geldt een terugvalregeling. Kan uw klant technisch geen gestructureerde factuur ontvangen, dan hoeft u er geen te versturen. U reikt wel een andere factuur uit, op papier of elektronisch, bijvoorbeeld als pdf. De klant moet zich zonder uitstel in orde stellen. De FOD Financiën paste die regel toe vanaf 1 januari 2026; de wet van 10 februari 2026 gaf er een wettelijke basis aan.

Zo'n factuur is juridisch geldig. Is ze elektronisch, dan moet de klant ermee akkoord gaan. Zodra hij klaar is, hoeft u ze niet opnieuw als Peppol-factuur te versturen.

Is uw leverancier niet klaar, dan mag u de factuur in principe weigeren. Aanvaardt u een pdf of een papieren factuur, dan behoudt u uw recht op aftrek op basis van die factuur.

Een klant mag u ook niet eenzijdig zijn eigen portaal opleggen. Daarvoor is een uitdrukkelijk akkoord nodig, en een schriftelijk akkoord is aangeraden. Hoe u controleert of een klant al op Peppol staat, leest u bij de Peppol Directory opzoeken.

Valt u onder de verplichting, dan zijn dit de stappen:

1. Kies een programma dat versturen en ontvangen via Peppol omvat. Bekijk ons overzicht van Peppol-facturatieprogramma's.
2. Activeer Peppol in dat programma. Het registreert uw ondernemingsnummer op het netwerk. Zie de Peppol-registratie stap voor stap.
3. Verstuur uw facturen aan Belgische btw-plichtigen via Peppol. De werkwijze staat in onze handleiding om een factuur via Peppol te versturen.
4. Bewaar de ontvangen facturen in hun oorspronkelijke vorm.

Kleine kmo's en zelfstandigen kunnen de abonnementskosten van facturatiesoftware voor 120 % aftrekken, voor de belastbare tijdperken 2024 tot en met 2027. Zit e-facturatie in een bestaand abonnement, dan moet de meerkost apart op de factuur staan.