Peppol-registratie in België: hoe u Peppol activeert via uw facturatieprogramma

U registreert zich niet “op Peppol” zelf. Volgens de officiële FAQ kan dat alleen via een erkende Peppol-dienstverlener, in de praktijk via een facturatieprogramma dat met het netwerk verbonden is. Het programma doet de registratie voor u, meestal met een paar klikken in de instellingen.

Sinds 1 januari 2026 moeten btw-plichtigen die in België gevestigd zijn onderling gestructureerde elektronische facturen gebruiken, via Peppol. Wat Peppol is en hoe het netwerk werkt, leest u in onze gids over Peppol in België.

Wie zoekt naar “Peppol installeren”, “Peppol activeren” of “Peppol account aanmaken”, bedoelt dus hetzelfde: een programma kiezen dat u registreert en de Peppol-functie daarin aanzetten. Er is geen apart Peppol-account bij de overheid.

De volgorde is voor bijna iedereen dezelfde:

1. Ga na of u onder de verplichting valt. Hebt u een actief btw-nummer en bent u in België gevestigd, dan geldt de verplichting volgens de officiële site ook voor u. De officiële site heeft daarvoor een korte zelftest.
2. Kies een programma met Peppol. Let erop dat het zowel versturen als ontvangen dekt. Niet elk abonnement doet beide.
3. Activeer Peppol in het programma. Het programma registreert uw onderneming minstens onder uw ondernemingsnummer met schema 0208. Dat is uw Peppol-ID.
4. Controleer uw registratie. Zoek “0208:” plus uw ondernemingsnummer op in de officiële opzoektool. Hoe dat gaat, staat in onze gids Peppol directory: een onderneming opzoeken.
5. Breng uw boekhouder op de hoogte. Spreek af waar uw inkomende Peppol-facturen terechtkomen en hoe ze naar de boekhouding gaan.

Na de registratie kunt u facturen versturen en ontvangen. Een Peppol-factuur komt volgens de officiële FAQ bijna altijd binnen enkele minuten tot enkele uren aan. Duurt het langer dan één werkdag, neem dan contact op met uw softwareleverancier.

Iedereen die Peppol-facturen moet kunnen ontvangen. Dat zijn bijna alle btw-plichtigen die in België gevestigd zijn, ook als ze zelf weinig of geen facturen aan ondernemingen sturen.

Twijfelt u, bijvoorbeeld als zelfstandige in bijberoep of vzw, lees dan onze gids voor wie Peppol verplicht is.

De registratie zelf is geen afzonderlijke dienst met een officieel tarief: u betaalt (of niet) voor het programma dat u registreert. De overheid biedt bewust geen centrale gratis toepassing voor B2B aan. Ze koos voor een marktgerichte aanpak.

Volgens de officiële site kan de kostprijs van de verplichting wel nul euro zijn, als ze inbegrepen is in een ander product, zoals een boekhoudprogramma of een bankrekening. Sommige programma's hebben een gratis formule waarin de registratie en het versturen en ontvangen via Peppol zitten, andere alleen een proefperiode. Welke opties echt gratis zijn en waar de grenzen liggen, vergelijken we in onze gids gratis Peppol.

Kiest u een betalend abonnement, dan kunnen kleine kmo's en zelfstandigen de kosten van facturatieprogramma's in abonnement voor 120 % aftrekken, voor de belastbare tijdperken 2024 tot en met 2027. Is de e-facturatie een meerprijs op een bestaand abonnement, dan moet die apart op de factuur vermeld staan.

Kies een programma dat past bij hoe u werkt, niet alleen bij Peppol. De registratie volgt dan vanzelf. Drie vragen helpen:

• Verstuurt u zelf facturen aan ondernemingen? Dan hebt u een programma nodig dat facturen opmaakt en via Peppol verstuurt. Ontvangt u alleen, dan volstaat soms een eenvoudigere formule.
• Werkt u met een boekhouder? Vraag welk programma hij gebruikt. Zo komen uw inkomende facturen meteen op de juiste plaats.
• Is het programma een access point of werkt het via een partner? Voor u verandert dat weinig, zolang het programma op de lijst van conforme toepassingen van de FOD Financiën staat. Meer daarover in onze uitleg over het Peppol access point.

De programma's die wij vergelijken, met prijzen genoteerd op 13 oktober 2026, vindt u in onze vergelijking van Peppol-facturatieprogramma's. Bent u zelfstandige en doet u ook uw boekhouding, kijk dan naar ons overzicht van boekhoudprogramma's voor zelfstandigen.

De meeste problemen ontstaan niet bij de registratie zelf, maar erna.

• Alleen versturen, niet ontvangen. Sommige formules dekken alleen het versturen. De verplichting om te kunnen ontvangen blijft. Controleer wat uw abonnement precies bevat.
• Geregistreerd in twee programma's. Wie van programma wisselt of via de boekhouder én via een eigen programma Peppol activeert, weet soms niet meer waar inkomende facturen aankomen. De officiële bronnen beschrijven niet hoe een overstap tussen dienstverleners verloopt. Vraag het oude programma om uw registratie stop te zetten en controleer daarna in de opzoektool dat u gevonden blijft.
• Niet nagaan of de registratie gelukt is. Een snelle opzoeking met “0208:” plus uw ondernemingsnummer volstaat.
• Denken dat een pdf per e-mail nog volstaat. In B2B tussen Belgische btw-plichtigen is een pdf per e-mail of via een platform niet meer genoeg.
• Bijlagen apart mailen. Bijlagen moeten via hetzelfde kanaal als de factuur mee, niet in een aparte e-mail.

Sinds de algemene tolerantieperiode voorbij is, riskeert u een boete. Die periode liep tijdens de eerste drie maanden van 2026. Op 7 april 2026 meldde de officiële site dat ze afgelopen was. Voor self-billing gold nog een gerichte tolerantie tot en met 30 juni 2026.

Wie niet over de technische middelen beschikt om gestructureerde elektronische facturen te versturen en te ontvangen, riskeert een specifieke boete:

• 1.500 € bij een eerste inbreuk;
• 3.000 € bij een tweede inbreuk;
• 5.000 € bij de volgende inbreuken.

Een inbreuk telt pas als tweede of volgende als ze ten vroegste drie maanden na de vorige vastgestelde inbreuk wordt vastgesteld. Daarnaast heeft uw klant voor zijn btw-aftrek in principe een gestructureerde elektronische factuur nodig. Registreer u dus best zonder uitstel.