Peppol voor kleine ondernemingen: vrijstellingsregeling, bijberoep, eenmanszaak en vzw
IDoor Ilias, uitgever van de site · Bijgewerkt op
Ook onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen, met een jaaromzet tot 25.000 euro exclusief btw, bent u volgens de overheid “in principe” Peppol-plichtig. U blijft immers btw-plichtig en houdt uw btw-nummer. Dat geldt ook voor een zelfstandige in bijberoep of een eenmanszaak. Peppol-facturen van uw Belgische leveranciers moet u in elk geval kunnen ontvangen.
Meer weten: voor wie Peppol verplicht is · de gratis Peppol-oplossingen
Is Peppol verplicht voor een kleine onderneming?
In principe wel. Sinds 1 januari 2026 moeten btw-plichtigen die in België gevestigd zijn, hun B2B-facturen als gestructureerde e-factuur via Peppol versturen en zulke facturen kunnen ontvangen. Een kleine onderneming onder de vrijstellingsregeling blijft btw-plichtig en valt dus mee onder die regel.
De algemene regels, met alle uitzonderingen, staan in onze gids over wie Peppol verplicht moet gebruiken. Hier gaat het over de situaties die het vaakst vragen oproepen: de vrijstellingsregeling, het bijberoep, de eenmanszaak en de vzw.
Na berichten in de media verduidelijkte de overheid op 7 april 2026 dat btw-plichtigen onder de vrijstellingsregeling “in principe eveneens onderworpen” zijn aan de verplichting. De wet sluit alleen twee groepen uit van het versturen: de forfaitaire btw-regeling en gefailleerden. De vrijstellingsregeling staat niet in die lijst.
Wat is de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen?
Het is een btw-regeling voor ondernemingen met een jaaromzet van maximaal 25.000 euro exclusief btw. U rekent geen btw aan, maar u blijft btw-plichtig en houdt een btw-nummer. Op uw facturen staat in plaats van de btw de vermelding “Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting”.
Verwar die regeling niet met de vrijstelling van artikel 44 van het btw-wetboek. Die geldt voor bepaalde activiteiten, zoals die van artsen, scholen en rusthuizen. Wie alleen zulke vrijgestelde handelingen verricht, valt volledig buiten de Peppol-verplichting. Het woord “vrijgesteld” betekent dus niet overal hetzelfde.
| Situatie | Btw-plichtig? | Peppol versturen (B2B) | Peppol ontvangen |
|---|---|---|---|
| Vrijstellingsregeling kleine ondernemingen (tot 25.000 euro) | Ja | In principe ja | Ja |
| Normale btw-regeling, hoofd- of bijberoep | Ja | Ja | Ja |
| Alleen handelingen vrijgesteld door artikel 44 | Ja, voor vrijgestelde handelingen | Nee | Nee |
| Geen btw-nummer, niet btw-plichtig | Nee | Nee | Nee |
De regels zijn die van de officiële sites efactuur.belgium.be en financien.belgium.be, zoals ze op 13 oktober 2026 online stonden.
Moet een zelfstandige in bijberoep Peppol gebruiken?
Ja, als u een actief btw-nummer hebt en factureert aan Belgische btw-plichtigen. De criteria van de overheid gaan over uw btw-situatie, niet over uw sociaal statuut. Het maakt dus niet uit of u in hoofdberoep of in bijberoep werkt.
De officiële vuistregel luidt: hebt u een actief btw-nummer, dan geldt de verplichting ook voor uw onderneming. Veel zelfstandigen in bijberoep werken onder de vrijstellingsregeling. Voor hen geldt wat hierboven staat: in principe versturen via Peppol en in elk geval kunnen ontvangen.
Factureert u alleen aan particulieren, dan vallen die facturen buiten Peppol. U moet wel facturen van Belgische leveranciers via Peppol kunnen ontvangen.
Wat geldt er voor een eenmanszaak en een vzw?
Voor een eenmanszaak gelden dezelfde regels als voor elke btw-plichtige zelfstandige. De rechtsvorm speelt geen rol: met een actief btw-nummer verstuurt u B2B-facturen via Peppol en kunt u Peppol-facturen ontvangen.
Voor een vzw hangt alles af van de btw-situatie:
- een niet btw-plichtige vzw valt erbuiten, want de verplichting geldt alleen als beide partijen btw-plichtig zijn;
- een vzw die alleen door artikel 44 vrijgestelde handelingen verricht, valt er ook buiten;
- een vzw die btw-plichtig is, ook onder de vrijstellingsregeling, volgt de gewone regels.
Een leverancier mag een niet btw-plichtige vzw dus nog altijd een pdf of een papieren factuur sturen.
Wat moet u versturen en wat moet u ontvangen?
Het onderscheid hangt af van wie uw klant is.
- Klant is een Belgische btw-plichtige: u verstuurt een gestructureerde factuur via Peppol. Dat is ook zo onder de vrijstellingsregeling, zolang de overheid haar standpunt van 7 april 2026 niet wijzigt.
- Klant is een particulier: geen Peppol. Een pdf of papier blijft toegelaten.
- Klant in het buitenland, binnen of buiten de EU: geen Peppol-plicht. Een pdf blijft toegelaten.
- Klant is een overheid: via Peppol, volgens de regels voor overheidsopdrachten.
Ontvangen is eenvoudiger: elke btw-plichtige die in België gevestigd is en niet onder de uitzonderingen valt, moet Peppol-facturen van zijn Belgische leveranciers kunnen ontvangen. Dat geldt ook voor wie alleen aan particulieren verkoopt. Hoe dat in de praktijk gaat, leest u in onze gids over Peppol-facturen ontvangen.
Wie niet over de technische middelen beschikt om te versturen en te ontvangen, riskeert een boete van 1.500 euro bij een eerste overtreding, 3.000 euro bij een tweede en 5.000 euro daarna.
Wat blijft er onzeker?
Twee punten zijn niet helemaal uitgeklaard.
- Het woord “in principe”. De overheid schreef op 7 april 2026 dat de vrijstellingsregeling “in principe” onder de verplichting valt, na tegenstrijdige berichten in de media. Ze lichtte niet toe in welke gevallen een uitzondering kan gelden. Ga er dus niet van uit dat u als kleine onderneming niet via Peppol hoeft te versturen.
- Landbouwers in de bijzondere landbouwregeling. De overheid spreekt van een verplichting “minstens voor de ontvangst”. Over het versturen zegt ze niets.
De veilige keuze: zorg ervoor dat u Peppol-facturen kunt versturen én ontvangen. U activeert dat in uw facturatieprogramma, dat uw ondernemingsnummer op het netwerk registreert: zie de Peppol-registratie stap voor stap. Dat kost weinig of niets, zoals hieronder blijkt.
Wat is de goedkoopste Peppol-oplossing voor een kleine onderneming?
Een gratis formule kan volstaan als u weinig factureert. De overheid biedt zelf geen gratis B2B-toepassing aan; u hebt dus software van een private aanbieder nodig. Enkele opties, met prijzen genoteerd op 13 oktober 2026:
- Accountable biedt een gratis formule aan: alleen de mobiele app (geen webtoegang), Peppol-facturen versturen en ontvangen zonder limiet, tot 5 ingegeven uitgaven per maand. Webtoegang en offertes kosten 9,90 euro per maand exclusief btw, bij een jaarabonnement.
- Odoo biedt één app gratis aan. De pagina van de facturatie-app vermeldt dat u een onbeperkt aantal e-facturen gratis kunt versturen en ontvangen, zonder dat in detail uit te leggen.
- Dexxter heeft geen gratis formule, maar een prijs voor wie niet btw-plichtig of vrijgesteld is: 220 euro per jaar of 23 euro per maand, exclusief btw. Dat is een boekhoudprogramma voor eenmanszaken, niet voor vennootschappen.
Let op bij goedkope pakketten die alleen versturen omvatten. Bij Teamleader zit de Peppol-ontvangst pas in de formule GROW, niet in SMART.
Alle gratis formules en hun grenzen vergelijkt u in onze vergelijking van gratis Peppol-oplossingen. Wilt u ook uw btw-aangifte of personenbelasting zelf regelen, kijk dan naar de boekhoudprogramma's voor zelfstandigen.
Kleine kmo's en zelfstandigen kunnen de abonnementskosten voor facturatiesoftware bovendien voor 120 % aftrekken, voor de belastbare tijdperken 2024 tot en met 2027.
Veelgestelde vragen
Ben ik onder de vrijstellingsregeling vrijgesteld van Peppol?
Nee. De vrijstellingsregeling geldt voor de btw, niet voor Peppol. Volgens de overheid bent u “in principe” onderworpen aan de verplichting, en u moet in elk geval Peppol-facturen kunnen ontvangen.
Is Peppol verplicht voor een niet btw-plichtige?
Nee. De verplichting geldt alleen voor transacties tussen twee btw-plichtigen. Een onderneming of vzw zonder btw-plicht kan nog pdf- of papieren facturen ontvangen en versturen.
Moet ik als zelfstandige in bijberoep een Peppol-programma nemen?
Ja, als u een actief btw-nummer hebt. U moet minstens Peppol-facturen van uw Belgische leveranciers kunnen ontvangen, en uw facturen aan Belgische btw-plichtigen gaan in principe via Peppol. Er bestaan gratis formules.
Wat zet ik op mijn factuur onder de vrijstellingsregeling?
In plaats van de btw vermeldt u “Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting”. Die vermelding is verplicht sinds 1 januari 2025. De andere verplichte vermeldingen blijven gelden, ook op een Peppol-factuur.
Mag ik nog een pdf sturen naar particuliere klanten?
Ja. Facturen aan particulieren en aan klanten in het buitenland vallen niet onder de Peppol-verplichting. Een pdf of een papieren factuur blijft daar toegelaten.
Officiële bronnen en referenties
Elke regel wordt nagekeken op de officiële sites (efactuur.belgium.be, financien.belgium.be, bosa.belgium.be, Belgisch Staatsblad) en gedateerd. Het aanbod van de programma's wordt genoteerd op hun tariefpagina's, en hun Peppol-status wordt vergeleken met de officiële lijst van de FOD Financiën en de OpenPeppol-lijst van gecertificeerde dienstverleners; er wordt geen enkele test verzonnen. Onze werkwijze.