Een factuur maken en versturen via Peppol: de stappen, het formaat en de uitzonderingen

In vijf stappen, allemaal in uw facturatieprogramma. U hoeft zelf geen XML-bestand te maken of iets op het netwerk te uploaden.

Sinds 1 januari 2026 is dit de standaardroute voor facturen tussen Belgische btw-plichtigen. Waarom en voor wie, leest u in onze volledige gids over Peppol in België.

1. Kies een programma met Peppol en controleer dat versturen én ontvangen erin zitten.
2. Activeer Peppol in dat programma. Het registreert uw ondernemingsnummer op het netwerk.
3. Controleer uw klant: is hij btw-plichtig en staat hij op Peppol?
4. Maak de factuur met alle verplichte vermeldingen, zoals u dat vroeger deed.
5. Verstuur via de Peppol-knop of -optie. Het programma zet de factuur om naar het Peppol BIS-formaat en bezorgt ze via het netwerk.

De volgende secties lichten elke stap toe.

Een facturatie- of boekhoudprogramma dat via een Peppol-dienstverlener op het netwerk is aangesloten. Rechtstreeks aansluiten op Peppol kan niet. Sommige programma's zijn zelf een access point, andere werken met een partner. Het verschil leest u in onze uitleg over het Peppol access point.

De FOD Financiën publiceert een lijst van conforme toepassingen: meer dan 250 op 23 mei 2025. De lijst vermeldt geen prijzen en is geen beoordeling of aanbeveling.

Let bij uw keuze vooral op deze punten:

• versturen én ontvangen in dezelfde formule. Bij Teamleader bijvoorbeeld zit de ontvangst pas in GROW, niet in SMART;
• creditnota's als gestructureerd document;
• de prijs voor uw volume. Wie weinig factureert, kan met een gratis formule toe. Accountable biedt bijvoorbeeld een gratis mobiele app met Peppol-versturen en -ontvangen zonder limiet (genoteerd op 13 oktober 2026).

Vergelijk de opties in ons overzicht van Peppol-facturatieprogramma's of bekijk de gratis Peppol-oplossingen. De activering zelf staat in onze gids over de Peppol-registratie.

In twee stappen. Kijk eerst in de KBO of uw klant btw-plichtig is. Bij de hoedanigheden van de onderneming staat dan vanaf wanneer ze btw-plichtig is. Is de klant niet btw-plichtig, dan geldt de Peppol-verplichting niet.

Zoek de klant daarna op in de officiële opzoektool van Peppol, met “0208:” gevolgd door zijn ondernemingsnummer. In België is elke onderneming minstens met dat nummer geregistreerd. Het Peppol-ID van uw klant hoeft u dus niet op te vragen.

De tool zegt alleen of de onderneming facturen kan ontvangen, niet of ze ook kan versturen. Hoe u zoekt en wat de resultaten betekenen, leest u bij de Peppol Directory opzoeken.

Dezelfde vermeldingen als op elke Belgische factuur, maar in een gestructureerd bestand. Het formaat heet Peppol BIS (versie 3, in UBL, een XML-taal) en volgt de Europese norm EN 16931.

U vult de factuur in zoals vroeger: datum, volgnummer, gegevens van uw klant, omschrijving, bedragen en btw. Het programma zet alles in de juiste velden. De volledige lijst staat in onze gids over de verplichte vermeldingen op een factuur.

Enkele aandachtspunten:

• Bijlagen gaan via hetzelfde kanaal als de factuur, nooit via een aparte e-mail. Toegestane extensies: pdf, png, jpg, csv, xlsx en ods.
• Een pdf erbij mag vrijwillig, maar alleen de gestructureerde factuur is wettelijk conform.
• Creditnota's die een Peppol-factuur wijzigen, verstuurt u ook via Peppol, met een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur.
• Self-billing, waarbij de klant de factuur opmaakt, blijft mogelijk met een voorafgaand akkoord en de aanvaarding van elke factuur. Via Peppol bestaat daarvoor een apart documenttype.

U reikt de factuur uiterlijk uit op de 15e dag van de maand na de maand van de levering of dienst.

Dan geldt de terugvalregeling. Kan uw klant technisch geen gestructureerde factuur ontvangen, dan hoeft u er geen te versturen. U maakt wel een andere factuur op, op papier of elektronisch, bijvoorbeeld als pdf of Word-document. De klant moet zich zonder uitstel in orde stellen. De wet van 10 februari 2026 legde die regel vast.

Zo'n factuur is juridisch geldig. Is ze elektronisch, dan moet de klant ermee akkoord gaan. Zodra hij op Peppol staat, hoeft u oude facturen niet opnieuw te versturen.

Een klant mag u ook niet eenzijdig zijn eigen portaal opleggen. Daarvoor is een uitdrukkelijk akkoord nodig. De overheid raadt een schriftelijk akkoord aan.

De oude Hermes-dienst van de FOD BOSA, die Peppol-facturen als pdf doorstuurde naar ondernemingen zonder Peppol, staat niet meer op de officiële pagina's. Reken er dus niet op.

Overal waar de Peppol-verplichting niet geldt. Een pdf is juridisch een “gewone” elektronische factuur, geen e-facturatie in strikte zin. Ze blijft geldig buiten de B2B-relatie tussen Belgische btw-plichtigen.

Aan een particulier die voor privégebruik koopt, hoeft u in de regel zelfs geen factuur uit te reiken, op enkele uitzonderingen na. Maakt u er toch een, dan mag dat op papier of als pdf. Voor facturen aan overheden gelden eigen regels: zie onze gids over Mercurius en facturen aan de overheid.

Meestal binnen enkele minuten tot enkele uren. Realtime is niet gegarandeerd. Is de factuur na meer dan een werkdag nog niet bij uw klant, neem dan contact op met uw softwareleverancier.

Moet u een verstuurde factuur corrigeren, maak dan een creditnota op die naar de oorspronkelijke factuur verwijst. Die gaat in hetzelfde formaat via Peppol, niet als pdf per e-mail.

Vergeet de andere richting niet: uw leveranciers sturen u ook Peppol-facturen. Hoe u die ontvangt en bewaart, leest u in onze gids over Peppol-facturen ontvangen.