Factureren aan de overheid: Mercurius, Peppol en wat er verandert na december 2026

Via het Peppol-netwerk, als gestructureerde factuur in het Peppol BIS-formaat. Papier en een “louter elektronische” factuur, zoals een pdf, zijn niet toegestaan.

Voor overheidsopdrachten (B2G) bestond die regel al vóór de algemene verplichting tussen bedrijven van 1 januari 2026. Hoe het Peppol-netwerk werkt, leest u in onze volledige gids over Peppol in België.

De FOD BOSA is daar duidelijk over: een factuur die per e-mail in een ander formaat wordt verstuurd, zoals pdf, xls of xml, geldt niet als elektronische factuur.

In de praktijk maakt u de factuur in uw facturatieprogramma en verstuurt u ze via Peppol, net zoals naar een bedrijf. Aan de kant van de overheid komt ze binnen via Mercurius. Dezelfde Peppol-aansluiting dient dus voor overheden én voor bedrijven. De stappen staan in onze handleiding om een factuur via Peppol te versturen.

Als regel vanaf 3.000 euro exclusief btw, voor opdrachten die na 1 maart 2024 zijn bekendgemaakt. Federale aanbesteders eisen e-facturen ook onder die drempel.

De regels komen uit het koninklijk besluit van 9 maart 2022 over e-facturatie bij overheidsopdrachten, gewijzigd door het KB van 4 september 2023, verschenen in het Belgisch Staatsblad van 21 september 2023. Ze werden in fasen ingevoerd.

Een aanbestedende overheid mag strenger zijn en ook voor kleinere bedragen een e-factuur vragen. Kijk dus altijd naar de voorwaarden van uw opdracht.

De twee officiële bronnen formuleren de drempel niet op dezelfde manier. BOSA sluit opdrachten van 3.000 euro of minder uit; efactuur.belgium.be spreekt over opdrachten vanaf 3.000 euro. Voor een opdracht van precies 3.000 euro is het antwoord dus niet eenduidig. Een e-factuur sturen is dan de veilige keuze.

Kijk in de KBO. Bij de hoedanigheden van de klant staat dan “aanbestedende overheid”, met de datum vanaf wanneer dat geldt.

Is uw klant een aanbestedende overheid, dan volgt u de regels van deze pagina. Is het een gewoon bedrijf met een btw-nummer, dan gelden de regels van de Peppol-verplichting tussen bedrijven. In beide gevallen verstuurt u via Peppol.

Mercurius is volgens de FOD BOSA de centrale postkamer van de Belgische overheden voor e-facturatie en e-procurement.

Voor leveranciers heeft Mercurius ook een gratis portaal. Daarmee kunt u:

• de status van uw facturen aan overheden opvolgen;
• manueel facturen en creditnota's invoeren als u nog geen eigen e-facturatiesoftware hebt.

Dat portaal dient alleen voor facturen aan overheden. BOSA schrijft dat ondernemingen het enkel mogen gebruiken om facturen aan overheden manueel in te geven. Voor facturen aan bedrijven is het geen oplossing.

Wie al een Peppol-programma gebruikt, heeft het portaal niet nodig. BOSA wijst erop dat een leverancier die e-facturen via Mercurius naar overheden stuurt, er via dezelfde Peppol-koppeling ook naar veel bedrijven kan sturen.

Het contract tussen de FOD BOSA en Tradeshift, de huidige leverancier van Mercurius, loopt af. BOSA kondigt aan dat de huidige dienst in december 2026 definitief stopt en naar een nieuw platform overgaat, via raamovereenkomst M1189. De pagina werd bijgewerkt op 12 juni 2026.

Die aankondiging richt zich tot de overheden. Wat er met het gratis invoerportaal voor leveranciers gebeurt, heeft BOSA op 13 oktober 2026 nog niet bekendgemaakt.

Wat betekent dat voor u?

• U factureert al via een Peppol-programma: u bent niet afhankelijk van het portaal. Uw software verstuurt via het Peppol-netwerk.
• U gebruikt het manuele portaal: reken er niet op dat het na december 2026 op dezelfde manier blijft bestaan. Kies tijdig een programma met Peppol, dat u dan ook voor uw facturen aan bedrijven gebruikt.

Ook de rol van Peppol-autoriteit verschuift. De FOD BOSA vervult die rol sinds 1 januari 2016; vanaf 2027 neemt de FOD Financiën die over, als centraal aanspreekpunt voor e-facturatie en e-reporting.

Hermes staat niet meer op de officiële pagina's. Het was een tijdelijke oplossing van de FOD BOSA, maar de toepassingspagina van BOSA geeft een foutmelding en BOSA schrijft dat de rol van Hermes momenteel wordt herzien. Een officiële, gedateerde aankondiging van het einde vonden we niet.

Hermes ontving een Peppol-factuur en bezorgde ze als pdf per e-mail aan een Belgische onderneming die nog niet op Peppol stond, op voorwaarde dat de factuur het e-mailadres van de ontvanger bevatte. Verzenders konden het alleen gebruiken via een Peppol-dienstverlener die als Hermes-integrator optrad. Hermes liet u dus niet toe om zelf facturen te ontvangen.

Opgelet: het oude webadres van Hermes leidt vandaag naar een site die er niets mee te maken heeft. Gebruik het niet.

Voor een klant die nog niet op Peppol staat, geldt nu een wettelijke terugvalregeling: u maakt een factuur op papier of als pdf op. Meer daarover in onze handleiding om een factuur via Peppol te versturen.

Elk programma dat via Peppol verstuurt, kan ook naar overheden factureren. Er is dus geen apart pakket nodig. Let wel op drie punten:

• het programma moet versturen én ontvangen via Peppol, want als btw-plichtige moet u ook facturen van leveranciers kunnen ontvangen;
• het moet creditnota's als gestructureerd document kunnen versturen;
• het moet aangesloten zijn op een Peppol-dienstverlener. Wat dat inhoudt, leest u in onze uitleg over het Peppol access point.

Factureert u maar af en toe, bekijk dan onze vergelijking van gratis Peppol-oplossingen. Voor een volledig pakket is er ons overzicht van Peppol-facturatieprogramma's.