Recevoir des factures via Peppol : qui doit le faire, avec quel outil et comment les conserver

Oui, si vous êtes assujetti à la TVA et établi en Belgique. L'article 13quater de l'arrêté royal n° 1, en vigueur depuis le 1er janvier 2026, impose à l'assujetti de disposer « des moyens techniques lui permettant d'émettre et de recevoir une facture électronique structurée ».

La réception est l'obligation la plus large de la réforme décrite dans notre guide complet sur Peppol : plusieurs catégories dispensées d'émettre doivent quand même pouvoir recevoir.

Pour les forfaitaires et les faillis, l'obligation se déduit du fait qu'ils ne figurent pas dans la liste des dispensés de réception ; aucune page officielle ne l'écrit en toutes lettres. La prudence consiste à être équipé. Les autres cas sont détaillés dans notre page qui est obligé d'utiliser Peppol.

À noter : les factures privées d'un indépendant (gaz, électricité, eau de son logement) sont hors obligation. Elles restent déductibles sur la base de la facture reçue, papier ou électronique.

Oui. Vos factures de vente aux particuliers ne sont pas visées, mais vos achats professionnels le sont : vos fournisseurs belges assujettis (grossiste, logiciel, sous-traitant, comptable…) doivent vous envoyer leurs factures via Peppol, et vous devez être en mesure de les recevoir.

C'est le cas fréquent des commerçants, des indépendants à titre complémentaire et des petites entreprises en franchise. Ne pas disposer des moyens techniques de recevoir est puni de l'amende spécifique à Peppol : 1.500 € à la première infraction, 3.000 € à la deuxième, 5.000 € ensuite. Ces profils sont traités en détail dans notre guide Peppol en franchise de TVA ou en complémentaire.

En vous inscrivant sur le réseau via un prestataire de services Peppol. On ne peut pas s'inscrire directement : l'inscription passe par un prestataire agréé, en pratique votre logiciel de facturation ou de comptabilité.

1. Choisissez un outil qui inclut la réception. Ce n'est pas le cas de toutes les formules d'entrée de gamme : vérifiez-le sur la page tarifs.
2. Activez Peppol avec votre numéro d'entreprise. Vous êtes alors enregistré au moins sous votre numéro BCE, avec le scheme 0208. Voir l'inscription sur Peppol.
3. N'attendez pas de démarche de vos fournisseurs. Ils n'ont pas à vous demander d'identifiant Peppol : votre numéro d'entreprise suffit, et ils peuvent vérifier que vous êtes inscrit avec l'outil de recherche officiel.
4. Reliez l'outil à votre comptable ou expert-comptable, pour qu'il récupère vos factures d'achat.

Une facture n'arrive pas toujours en temps réel. Selon l'administration, c'est presque toujours une question de minutes ou d'heures ; au-delà d'un jour ouvrable, contactez le fournisseur de votre logiciel. Les annexes arrivent par le même canal que la facture.

Il n'existe pas d'outil public gratuit pour le B2B : l'administration a choisi de laisser faire le marché. Elle indique toutefois que le coût peut être nul si Peppol est inclus dans un autre produit. Quelques exemples d'après les pages tarifs des éditeurs (prix relevés le 13 octobre 2026) :

• Accountable propose une formule « Facturation gratuite » à 0,00 € avec envoi et réception Peppol sans limite et inscription gratuite sur Peppol. Limites : application mobile uniquement (pas d'accès web) et 5 dépenses encodées par mois. La formule Facturation Plus coûte 9,90 € par mois hors TVA en abonnement annuel.
• Odoo propose une formule « Une App Gratuite ». Sa page Facturation annonce : « Envoyez et recevez un nombre illimité de factures électroniques gratuitement ». L'éditeur ne détaille pas ce qui est inclus avec une seule application.
• Dexxter inclut la réception Peppol, sans formule gratuite : 220 € hors TVA par an pour le tarif « non assujetti / exonéré », 290 € hors TVA par an pour les assujettis. Il est réservé aux entreprises individuelles et ajoute la comptabilité et les déclarations.
• Teamleader : attention, la formule SMART n'inclut pas la réception Peppol. Il faut la formule GROW, à 49,50 € hors TVA par utilisateur et par mois en paiement annuel. C'est un outil de gestion complet, surdimensionné si vous voulez seulement recevoir.

Les formules sans frais et leurs limites sont comparées en détail sur notre page Peppol gratuit. Pour un outil complet qui envoie aussi, voyez notre comparatif des logiciels de facturation Peppol.

Cela dépend de qui n'est pas prêt.

• Votre fournisseur n'est pas équipé : vous pouvez en principe refuser sa facture. Si vous l'acceptez, vous gardez votre droit à déduction de la TVA sur la facture émise autrement (PDF, papier).
• C'est vous qui ne pouvez pas recevoir : votre fournisseur peut alors vous envoyer une facture papier ou PDF (mesure de repli prévue par la loi du 10 février 2026), mais vous devez vous mettre en ordre « sans délai ». En attendant, vous vous exposez à l'amende pour absence de moyens techniques.

Autre point utile : si votre fournisseur joint un PDF à sa facture Peppol, c'est la facture structurée qui fait foi. Vous ne pouvez pas exiger ce PDF.

Non. Le traitement automatique des factures reçues n'est pas une obligation légale, précise le SPF Finances. Vous pouvez les consulter, les approuver et les transmettre à votre comptable comme avant.

Le traitement automatique reste l'intérêt pratique de Peppol : un logiciel comptable peut lire les données de la facture (fournisseur, montants, TVA) sans ressaisie. Si vous travaillez avec un comptable, demandez-lui quel outil il utilise avant de choisir le vôtre. Notre comparatif des logiciels de comptabilité pour indépendants peut aider.

Conservez la facture structurée elle-même, idéalement le fichier XML original. L'administration le recommande « fortement ». Une impression ou un PDF seul ne suffit pas.

Les règles d'archivage n'ont pas changé avec Peppol :

• garantir l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité (par un PDF ou un visualiseur) pendant toute la durée de conservation ;
• aucune approbation préalable du SPF Finances n'est nécessaire ;
• le stockage dans le cloud est permis ;
• un assujetti établi en Belgique conserve en Belgique, sauf conservation électronique avec un accès complet et en ligne depuis la Belgique.

Sur la durée, deux pages officielles divergent. Le SPF Finances indique 10 ans à partir du 1er janvier de l'année qui suit la délivrance de la facture ; une page plus récente du site efacture.belgium.be mentionne une durée plus courte. Tant que l'administration n'a pas clarifié l'écart, retenez 10 ans.

Un archivage non conforme peut entraîner le refus du droit à déduction et une amende administrative. Le contenu à vérifier sur chaque facture reçue est listé dans notre guide des mentions obligatoires d'une facture en Belgique.