Envoyer une facture via Peppol en Belgique : les étapes, le format et les cas où le PDF reste permis

Dès que vous facturez, depuis la Belgique, un client assujetti à la TVA en Belgique. Depuis le 1er janvier 2026, ces factures doivent être des factures électroniques structurées, envoyées via le réseau Peppol. C'est le cœur de l'obligation présentée dans notre guide complet sur Peppol.

Le PDF et le papier ne disparaissent pas pour autant. Ils restent permis dans tous les cas hors du B2B belge :

Une facture électronique « ordinaire », comme un PDF, demande l'accord du client. L'inscription d'un client sur Peppol vaut accord pour recevoir des factures par ce canal. Pour une opération exemptée par l'article 44 du Code de la TVA, la facture structurée n'est pas obligatoire.

Six étapes, dont les trois premières ne se font qu'une fois.

1. Choisissez un logiciel relié à Peppol. On ne peut pas envoyer « directement » sur Peppol : il faut passer par un prestataire de services Peppol, en pratique votre logiciel de facturation. Notre comparatif des logiciels de facturation Peppol les classe par profil.
2. Activez votre inscription avec votre numéro d'entreprise BCE. Voir l'inscription sur Peppol.
3. Complétez vos fiches clients avec leur numéro d'entreprise. C'est lui qui sert d'adresse sur Peppol (scheme 0208) : vous n'avez pas à demander d'identifiant Peppol à vos clients.
4. Vérifiez que le client est inscrit. L'outil officiel de recherche Peppol permet de chercher « 0208:numéro BCE ». Il indique si l'entreprise peut recevoir, pas si elle peut envoyer. Le mode d'emploi est dans notre guide pour vérifier si un client est sur Peppol.
5. Créez la facture avec toutes les mentions légales, au plus tard le 15e jour du mois qui suit la livraison ou le service. La liste est dans notre guide des mentions obligatoires d'une facture en Belgique.
6. Envoyez et suivez. Le logiciel convertit la facture au format Peppol BIS et la transmet. Selon l'administration, elle arrive presque toujours en quelques minutes ou quelques heures. Au-delà d'un jour ouvrable, contactez le fournisseur de votre logiciel.

Le format imposé est Peppol BIS dans sa version UBL, un fichier XML conforme à la norme européenne EN 16931. La documentation du SPF BOSA parle de la version BISv3. Votre logiciel le produit pour vous : vous n'avez pas à manipuler de XML.

Trois règles à connaître :

• Autre format : il n'est permis que d'un commun accord avec le client, et s'il respecte la norme EN 16931. Un accord écrit est recommandé.
• PDF joint : vous pouvez en ajouter un volontairement, mais « la facture électronique structurée est la seule facture légalement conforme ». Le client ne peut pas exiger ce PDF.
• Annexes : elles voyagent avec la facture, par le même canal, jamais par un e-mail séparé. Extensions permises : pdf, png, jpg, csv, xlsx et ods (xml d'un commun accord).

Envoyez-lui une facture autrement : c'est légal. Si votre client ne peut pas techniquement recevoir une facture structurée, vous n'êtes pas tenu d'en émettre une, mais vous devez quand même émettre une facture, sur papier ou sous forme électronique (Word, PDF…). C'est la mesure de repli appliquée depuis le 1er janvier 2026, avec pour base légale l'article 4 de la loi du 10 février 2026.

Ce qu'il faut savoir :

• la facture ainsi envoyée est juridiquement valable ; si elle est électronique (PDF), le client doit donner son accord ;
• le client doit se mettre en ordre « sans délai » ; c'est lui qui s'expose à l'amende pour absence de moyens techniques ;
• une fois le client inscrit, vous n'avez pas à renvoyer l'ancienne facture via Peppol ;
• un client ne peut pas vous imposer unilatéralement son propre portail de facturation sans votre accord exprès (un écrit est recommandé).

L'ancien relais Hermes du SPF BOSA, qui transformait une facture Peppol en PDF envoyé par e-mail, n'est plus présenté sur les pages officielles : ne comptez pas dessus. Le sujet est développé dans notre guide Mercurius : facturer les pouvoirs publics.

Ces documents suivent la même logique que les factures.

• Note de crédit : si elle corrige une facture Peppol et y fait référence, c'est elle aussi une facture structurée, dans le même format, via Peppol. Une note de crédit émise en 2026 sur une facture PDF de 2025 n'a pas d'exigence de format, si le client l'accepte.
• Autofacturation (self-billing) : elle reste permise avec l'accord préalable du fournisseur et l'acceptation de chaque facture. Elle passe par Peppol sous un type de document distinct.
• Factures simplifiées et récapitulatives : toujours permises, au moins au format Peppol BIS.
• Commerce avec caisse enregistreuse : pour un client assujetti, la facture structurée ne remplace pas le ticket de caisse. Il faut les deux.

Oui, avec certaines formules, mais avec des limites. L'administration ne propose aucun outil public gratuit pour le B2B. D'après les pages tarifs des éditeurs (prix relevés le 13 octobre 2026) :

• Accountable : formule « Facturation gratuite » à 0,00 €, envoi et réception Peppol sans limite, mais uniquement via l'application mobile. L'accès web, les devis et les factures récurrentes demandent Facturation Plus, à 9,90 € par mois hors TVA en annuel.
• Odoo : formule « Une App Gratuite » ; la page Facturation annonce l'envoi et la réception illimités de factures électroniques « gratuitement », sans détailler ce qui est inclus avec une seule application. Les devis relèvent d'une autre application, payante dès que vous en utilisez plus d'une.
• Dexxter : pas de formule gratuite, à partir de 23 € hors TVA par mois (tarif non assujetti / exonéré), réservé aux entreprises individuelles, comptabilité incluse.
• Teamleader : l'envoi Peppol est inclus dans toutes les formules, à partir de 37,50 € hors TVA par utilisateur et par mois en annuel ; la réception exige une formule supérieure.

Vérifiez qu'un outil d'envoi sait aussi recevoir : c'est obligatoire, comme l'explique notre guide pour recevoir des factures Peppol. Les options sans frais sont comparées sur notre page Peppol gratuit.