Les mentions obligatoires d'une facture belge, leur place sur une facture Peppol et la durée de conservation

La liste figure à l'article 5, § 1er, de l'arrêté royal n° 1 du 29 décembre 1992 relatif à la TVA. Elle s'applique à toutes les factures : papier, PDF ou facture électronique structurée envoyée via Peppol.

Depuis le 1er janvier 2026, vos factures à d'autres assujettis belges passent par Peppol, comme l'explique notre guide complet sur Peppol. Mais le contenu exigé par la loi reste le même. Voici les mentions de base :

Source : arrêté royal n° 1, version consolidée publiée sur Justel. Les points 2° bis, 4°, 7° et 10° ne concernent que des situations particulières, détaillées ci-dessous.

Certaines opérations exigent une mention en plus. Elle se place sur la facture, à côté ou à la place du montant de TVA.

• Autoliquidation (9° bis) : quand c'est le client qui doit payer la TVA, la facture porte la mention « Autoliquidation ».
• Autofacturation (9° ter) : quand c'est le client qui établit la facture au nom du fournisseur, la mention « Autofacturation » est obligatoire.
• Exemption (10°) : indiquez la base de l'exemption, c'est-à-dire la disposition du Code de la TVA ou de la directive qui l'autorise, ou une autre mention qui la signale.
• Franchise des petites entreprises (10° quater) : à la place de la taxe, la mention « Régime particulier de la franchise de taxe ». Elle est en vigueur depuis le 1er janvier 2025.
• Régimes particuliers (10° bis et ter) : agences de voyages, biens d'occasion, objets d'art, de collection ou d'antiquité.
• Opérations intracommunautaires (4°) : certains numéros de TVA spécifiques.
• Moyens de transport (7°) : données propres aux véhicules, comme la plaque pour des travaux sur un véhicule.
• Fournisseur non établi (2° bis) : identité, adresse et qualité de son représentant responsable.

Si vous êtes en franchise ou indépendant à titre complémentaire, le cas complet est traité dans notre guide Peppol en franchise de TVA ou en complémentaire.

Oui, pour une société ou une association. Le Code des sociétés et des associations (art. 2:20) impose aussi certaines mentions sur les documents émanant d'une personne morale : le registre des personnes morales (RPM), la forme juridique et, le cas échéant, la mention « en liquidation ».

Sur une facture Peppol, le SPF Finances recommande de les placer de préférence dans le champ prévu à cet effet : le « business term 33 » (cbc:CompanyLegalForm).

La liste des mentions ne change pas. Ce qui change, c'est leur forme : sur une facture Peppol, chaque mention occupe un champ précis du format Peppol BIS, que votre logiciel remplit à partir de vos fiches clients et articles.

Quelques points pratiques relevés dans la FAQ du SPF Finances :

• Numéro du client : sur Peppol, une entreprise belge est identifiée au moins par son numéro d'entreprise BCE. Une fiche client complète est donc indispensable pour que la facture arrive.
• Mentions TVA longues : la mention détaillée d'autoliquidation prévue par l'article 20, § 3, de l'arrêté royal n° 1 se place en note (business term 22 ou 120). Si la facture porte seulement « Autoliquidation », le client ne doit pas la refuser pour ce motif.
• Devises : une facture peut utiliser plusieurs devises, mais le montant total de la TVA doit figurer en monnaie nationale.
• PDF joint : vous pouvez en ajouter un, mais seule la facture électronique structurée est légalement conforme. En cas d'écart, c'est elle qui compte.
• Annexes : elles passent par le même canal que la facture, jamais par un e-mail séparé.
• Notes de crédit : un document qui corrige une facture Peppol et y fait référence est lui-même une facture structurée, à envoyer dans le même format.

Le pas à pas de l'envoi est dans notre guide pour envoyer une facture via Peppol.

Une facture est obligatoire pour les livraisons et services à un assujetti ou à une personne morale non assujettie, ainsi que dans certains cas listés (travaux immobiliers, véhicules, etc.). Pour un particulier qui achète pour son usage privé, il n'y a en principe pas d'obligation, sauf exceptions.

Le délai d'émission est fixé par le SPF Finances : la facture doit être émise au plus tard le 15e jour du mois qui suit le mois du fait générateur (la livraison ou la fin du service).

Les factures simplifiées (art. 13 de l'arrêté royal n° 1) et les factures récapitulatives restent permises avec Peppol, au moins au format Peppol BIS. Attention aux commerces : pour un client assujetti, la facture structurée ne remplace pas le ticket de la caisse enregistreuse. Il faut les deux.

Retenez 10 ans. Selon la page « Comptabilité et facturation » du SPF Finances, les factures et leurs copies se conservent 10 ans à partir du 1er janvier de l'année qui suit leur date de délivrance.

Une page plus récente du site efacture.belgium.be indique une durée plus courte. Les deux pages officielles ne concordent pas et l'administration n'a pas clarifié l'écart : la durée de 10 ans est la plus prudente. Pour certaines révisions de TVA sur des biens d'investissement immobiliers, l'administration cite une durée plus longue, de 15 ou 25 ans.

Peppol ne change pas les règles d'archivage, mais il change l'objet à garder :

• conservez la facture structurée elle-même ; garder le fichier XML original est « fortement recommandé » ;
• garantissez l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité (via un PDF ou un visualiseur) ;
• aucune approbation préalable du SPF n'est requise, et le stockage dans le cloud est permis ;
• un assujetti établi en Belgique conserve ses factures en Belgique, sauf conservation électronique avec un accès complet et en ligne depuis la Belgique.

Un archivage non conforme peut coûter cher : refus du droit à déduction et amende administrative, pour le client comme pour le fournisseur. Les bonnes pratiques côté factures d'achat sont dans notre guide pour recevoir des factures Peppol.

Une amende. Pour une facture structurée non émise ou dont les mentions sont manquantes ou inexactes, le SPF Finances applique une amende proportionnelle (tableau C de l'annexe de l'arrêté royal n° 41). Une facture établie ou délivrée hors délai entraîne une amende non proportionnelle. Ces montants dépendent des barèmes de l'administration et ne sont pas détaillés ici.

S'y ajoute l'amende propre à Peppol, pour qui n'a pas les moyens techniques d'émettre et de recevoir une facture structurée : 1.500 € à la première infraction. Le détail est dans notre page qui est obligé d'utiliser Peppol. Un logiciel de facturation conforme remplit la plupart des mentions automatiquement : notre comparatif des logiciels de facturation Peppol vous aide à choisir.